Введение
В современной рыночной конъюнктуре не найдется ни одной успешной компании, которая бы не стремилась автоматизировать свою деятельность. Высококачественная автоматизация технологических процессов и процессов управления предприятием позволяет добиться более высокой производительности труда и значительно облегчает работу компании в целом. Автоматизация бизнес-процессов компании направлена на повышение эффективности управления предприятием и достигается путем внедрения многофункциональной информационной системы.
Первые информационные системы (ИС) начали разрабатывать в 1950 г, в то время они были предназначены исключительно для расчёта заработной платы и обработки счетов [1]. Постепенно функционал информационных систем расширялся и совершенствовался.Следствием стало то, что на сегодняшний день ИС настолько многофункциональны, что внедрение таких систем корректней оценивать с точки зрения преимуществ для компании, нежели с точки зрения решения определенных проблем. Наиболее значимыми преимуществами ИС принято считать: снижение затрат, сокращение времени цикла, повышение производительности, улучшение качества обслуживания клиентов, расширение возможностей компании [2].
Современные ИС охватывают целый спектр задач, в зависимости от которых их можно разделить на отдельные классы. Каждый класс ИС направлен на решение определенных задач в специфичных сферах, таким образом, при внедрении ИС необходимо провести подробный анализ функций, которыми должна обладать система и лишь затем внедрять её в компанию. Несмотря на это, многие компанииигнорируют этап анализа и внедряют ИС, неподходящие под их род деятельности и решаемые задачи. В результате, через небольшой промежуток времени, функционала выбранной системы для компании становится недостаточно и возникает необходимость выбора такой системы, которая была бы способна решить существующие задачи и обладала необходимым потенциалом для дальнейшего развития.
В настоящее время в транспортной компании «ООО Сильные Машины» сложилась ситуация, описанная выше. Действующая ИС не способна решать необходимые для данного бизнеса задачи. В компании используется информационная система 1С: Бухгалтерия. Действующая в компании конфигурация используется не только для автоматизации бухгалтерского учета, но и для фрагментарной автоматизациибизнес-процессов транспортной компании. В действующей конфигурации частично автоматизирован процесс обработки заявки на перевозку грузов. Заявка представляет собой единый документ, в который заносится вся необходимая информация о заказе. Несмотря на это, большое количество документов заполняются вручную по шаблону. Отсутствует контроль обслуживания транспортных средств, расхода топлива, износа деталей. Также не автоматизированы процессы начисления заработной платы водителям, формирования одного из наиболее важных документов в отрасли грузоперевозок — маршрутных листов. Параллельно с этими проблемами увеличивалось количество заказов, происходили покупки новых транспортных средств, наем новых водителей. Всё это привело к тому, что контроль над деятельностью компании ослаб, начисления заработных плат водителям стало весьма трудоемкой работой, занимающей огромное количество времени, практически отсутствуют цифровые данные для анализа деятельности компании (для построения отчетности). К тому же, из-за формирования документов вручную все чаще стали появляться ошибки, которые могут привести к большим затратам и в конечном итоге привести компанию к банкротству. В связи с вышеперечисленными проблемамивозникла необходимость выбора и внедрения новой ИС, которая позволит поднять уровень автоматизации компании с лоскутного на более высокий уровень, а также обладающей потенциалом для дальнейшего развития наряду с развитием компании.
Объектом исследования являются бизнес-процессы транспортной компании ООО «Сильные Машины».Предмет исследования- средства автоматизации бизнес-процессов транспортной компании ООО «Сильные Машины».
Цель работы -автоматизация бизнес-процессов транспортной компании ООО «Сильные Машины».
Для достижения поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи:
Выбрать наиболее релевантную информационную систему для конкретной транспортной компании.
Определить требования к выбранной информационной системе, составить список необходимых доработок для полноценного функционирования ИС в транспортной компании, разработать Техническое задание.
Адаптировать выбранную информационную систему к специфике конкретной транспортной компании согласно техническому заданию.
Внедрить выбранную информационную систему в транспортную компанию.
Оценить затраты и рассчитать предварительные доходы от внедрения информационной системы.
Нужна помощь в написании диплома?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
На этапе анализа используются такие методы исследования, как абстракция и декомпозиция для представления объекта в виде системы. Для описания взаимодействия всех элементов системы используются объектно-ориентированный анализ и проектирование.
Глава I. Анализ предметной области
В данной главе будет произведен анализ предметной области, бизнес-процессов транспортной компании. На базе проанализированных бизнес-процессов компании будет построена модель «AS-IS», выявлены основные требования к информационной системе. Также будут рассмотрены наиболее популярные классы информационных систем и выбран подходящий класс ИС под нужды компании. После выбора класса ИС, будут рассмотрены наиболее популярные продукты, системы выбранного класса и в соответствии с выявленными задачами,предъявляемыми к ИС — будет выбрана наиболее подходящая информационная система.
.1 Описание бизнес-процессов транспортной компании
Транспортная компания ООО «Сильные машины» входит в инвестиционную группу компаний «Активные акции», образованную на рынке Пермского края в 2005 г. За все время существования, организация зарекомендовала себя как надежная и устойчивая к рыночным колебаниям, а собственный капитал группы компаний превышает 50 млн. рублей. Компания «Сильные машины» сформирована в 2007 г. как микропредприятие субъекта малого бизнеса. Численность сотрудников, согласно штатному расписанию, составляет 15 человек, 6 из которых административный персонал, 2 управляющих, 7 — водители-экспедиторы, механики. Видом экономической деятельности компании по ОКВЭД является 52.29 «деятельность вспомогательная прочая, связанная с перевозками», однако, помимо основного, также присутствует деятельность автомобильного грузового транспорта и услуги по перевозкам, техническое обслуживание и ремонт автотранспортных средств и другие. Главный офис компании находится в с. Лобаново, там же находятся диспетчерская, гараж для собственного автотранспорта и ремонтное помещение. ООО «Сильные машины» успешно сотрудничает с многими крупными компаниями, такими как ООО «Энтерпрайз», ООО «Облик», сеть розничной торговли «Магнит».
Описанием бизнес-процесса, как правило, называют фиксацию сведений о нем в какой-либо форме. Форма может быть любой, как произвольной, так и выполненная по специальным правилам, нотациям. Компания ООО «Сильные Машины» неоднократно пыталась своими силами выполнить описание основных бизнес-процессов. Однако, на момент выполнения задачи, модели или описания в компании по-прежнемуотсутствовали. Описание бизнес-процессов компании выполняются для различных целей, однако основными принято считать:
формализация и стандартизация выполняемых сотрудниками функций;
автоматизация учета в компании [3].
Помимо рассмотренных выше целей, модели бизнес-процессов используются и для обучения новых сотрудников, их адаптации в компании. Такие модели дают представление о полной картинедеятельности компании, благодаря этому, каждый сотрудник осознает свою ценность и значимость в достижении поставленной организацией цели.
Описанием бизнес-процессов занимаются и в тех случаях, когда необходимо четко понимать последовательность действий и сами действия сотрудников при определённых задачах, с целью их изменения, адаптации. Как раз этот случай и является наиболее подходящим в рассматриваемой работе.
Исходя из всего вышеперечисленного, необходимо выполнить описание основных бизнес-процессов транспортной компании: получения, обработки, выполнения заявки от заказчика, обработки выполненного заказа с целью автоматизации этой деятельности.
бизнес процесс транспортный информационный
1.2 Анализ бизнес — процессов транспортной компании
Прежде чем приступать к выполнению любого рода задач в компании, необходимо знать, как устроена компания, какие бизнес-процессы в ней протекают, какие документы используются в компании и так далее. Для этого подходит любое графическое описание бизнес-процессов компании, однако, у компании «Сильные Машины» на момент начала проекта не имелось никаких графических описаний бизнес-процессов. Таким образом, первостепенно необходимо построить модель бизнес-процессов компании.
Нужна помощь в написании диплома?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Существует огромное количество различных языков моделирования, видов диаграмм, схем бизнес-процессов,каждый из которых имеет свою специфику и подходит для описания конкретных задач. Однако наиболее понятными для конечного пользователя являются блок-схемы. Именно поэтому, дальнейшие схемы будут построены в виде блок-схем.
Сбор информации, в основном, проходил в виде интервьюирования с сотрудниками компании и генеральным директором организации.
В результате были выделены следующие процессы компании:
Получение заказа, сбор информации по заказу, принятие решения о выполнении заказа.
Поиск перевозчика.
Оформление документов с заказчиком.
Оформление документов с перевозчиком.
Выполнение заказа (перевозка).
Обработка выполненного заказа.
Блок-схема, иллюстрирующую общую модель бизнес-процессов компании представлена в приложении А на рисунке А1.
Каждая из описанных выше групп была декомпозирована на более детальные задачи. Результат работы можно видеть в приложении А на рисункахА2 — А10.
Проанализировав полученную модель, можно видеть, что большое количество документов формируется вручную по шаблонам сотрудниками компании, более того отсутствует контроль обслуживания ТС. Также стоить отметить, что все данные, документы создаются и вводятся в 1 форму, что в последствии препятствует формированию различного рода отчетов. Эти действия можно автоматизировать внедрением и доработкой, подходящей под задачи и требования компании, информационной системы.
Построение модели «AS-IS» использования действующей информационной системы при работе с заявкой заказчика
Следующим шагом является построение модели работы действующей информационной системы, с целью определения логики работы и последовательности действий сотрудников при работе с заявкой, а также те элементы, которые необходимо будет «перенести» в новую информационную систему. Рассматриваемая модель очень важна для текущей работы, поскольку требуется сохранить логику работы действующей информационной системы в будущей информационной системе.
Нужна помощь в написании диплома?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Процесс построения модели работы действующей ИС весьма трудоемок. При построении следует учесть все нюансы работы в информационной системе, при этом не следует конкретизировать определенные ситуации. Необходимо выбрать такую грань, при которой была бы описана конкретика логики работы транспортной системы, но при этом, чтобы она была обобщённой. Это позволит в дальнейшем простроить логику работы новой информационной системы.
В процессе построения модели велись постоянные консультации как с сотрудниками компании, так и с гендиректором транспортной компании. Результат работы представлен в приложении Б на рисункахБ1 — Б2.
Построенная блок-схема является моделью «AS-IS» использования информационной системы при работе с заявкой заказчика, то есть моделью, которая показывает процесс использования ИС «как есть» на данный момент. Эта модель является одной из наиболее важных в данной работе, поскольку именно эта модель будет использоваться в дальнейшем для получения модели «TO-BE». Модель «TO-BE» в конкретном случае отображает использование выбранной информационной системы при работе с заявками заказчиков в том виде, в котором должно быть.
Следующим шагом является определение требований к будущей информационной системе, выбор класса и продукта ИС.
.3 Определение основных требований к информационной системе
Компания ООО «Сильные Машины» занимается перевозкой грузов по России. У компании есть собственный автопарк тралов и прицепов, которые необходимо своевременно обслуживать и ремонтировать, следить за их техническим состоянием. На момент выбора релевантной информационной системы автоматизированный контроль за обслуживанием транспортных средств отсутствовал. В связи с чем возникали ситуации, при которых водитель ТС мог использовать намного больше технических ресурсов (тех. жидкостей и других расходных материалов), чем это необходимо. Из-за этого возникала проблема повышенного расхода технических жидкостей, проблемы своевременного и качественного обслуживания транспортных средств. Всё это привело к большим затратам со стороны компании и непрозрачности потока материальных средств на конкретные ТС (т.е. на что конкретно тратятся эти средства).
Одним из основных документов первичного учета транспортных компаний являются путевые листы. При перевозке товарных грузов совместно с товарно-транспортной накладной они определяют показатели для учета работы подвижного состава и водителя, а также для начисления заработной платы водителю и осуществления расчетов за перевозки грузов [4].
Путевые листы предназначены, в первую очередь, для бухгалтерии юридических лиц, а также для сотрудников налоговой инспекции. Именно этот первичный документ является правовой основой для учета расходов на бензин и вычета этих расходов из налогооблагаемой базы. Также этот документ используется для начисления заработной платы водителю. Более того путевой лист определяет причастность и правомерность использования данным водителем конкретного автомобиля, что является необходимым при проверке документов инспекторами ГИБДД.
Формирование путевых листов в действующей информационной базе компании не автоматизировано, маршрутные листы заполняются вручную по шаблону к каждому рейсу и в большинстве случаев переоформляются после выполнения заказа ввиду большого количества изменений. Всё это может привести к ошибкам, которые в свою очередь могут понести за собой большие затраты и вызвать неразбериху в документах.
Компания ООО «Сильные машины» с течением времени развивается и соответственно расширяет штат водителей. В текущей информационной системе не предусмотрена возможность автоматизированного расчета заработных плат, в связи с этим бухгалтерии компании приходится ежемесячно анализировать большое количество документов, маршрутных листов, отчетов с систем ГЛОНАСС по движению транспортных средств и вручную насчитывать заработную плату каждому водителю. Это занимает огромное количество времени.
Более того, порой возникают ситуации, при которых необходимо спланировать приблизительный расход запчастей, технических жидкостей, затрат на топливо и так далее. В действующей информационной системе такой функционал реализовать крайне трудоемко и сложно, поскольку данная система не рассчитана на выполнение таких задач. Эти и многие другие причины подтолкнули начальство транспортной компании на покупку новой, более совершенной в транспортной отрасли информационной системы, которая могла бы выполнять все возложенные на неё задачи и имела потенциал для дальнейшего развития и расширения наряду с развитием компании.
Помимо вышеперечисленных причин, компании необходимо расширять штат менеджеров, что позволит увеличить количество выполненных заказов и повысить доход компании. Однако, поскольку деятельность компании нельзя назвать автоматизированной, то в первую очередь, необходимо автоматизировать её процессы, что позволит оформлять заказы заказчиков быстрее, повысив тем самым производительность менеджеров. После автоматизации необходимо рассматривать текущую ситуацию на рынке и в компании и принимать решение о расширении штата менеджеров.
Рассматривая вышеперечисленные проблемы, можно выделить наиболее значимые цели замены действующей информационной системы, а именно: сокращение времени работы с заявкой не менее, чем на 20%; сокращение количества ошибок в документе, связанных с человеческим фактором; сокращение времени на расчет заработных плат водителям; сокращение времени на контроль и его усиление за транспортными средствами. Все это приведет к тому, что увеличится производительность сотрудников компании, вследствие чего увеличится количество и качество выполняемых заявок. Это ожидаемые результаты наиболее явно отразятся в положительную сторону на прибыли транспортной компании.
Из всего вышесказанного следует, что новая информационная система должна выполнять следующие функции(или иметь потенциал для дальнейшего развития):
Нужна помощь в написании диплома?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Контроль за обслуживанием транспортных средств.
Автоматизированное формирование путевых листов и прочих документов.
Автоматизированный расчет заработных плат водителям.
Планирование затрат.
Согласно рассмотренным выше требованиям, необходимо проанализировать наиболее популярные классы информационных систем для определения наиболее подходящего под поставленные задачи.
Классы информационных систем
Прежде всего, необходимо дать определение информационной системы для дальнейшей работы с этим понятием. Существует большое количество определений информационной системы, необходимо рассмотреть некоторые из них. Итак, информационная система (ИС) — это среда, составляющими элементами которой являются компьютеры, компьютерные сети, программные продукты, базы данных, люди и т.д. Основная цель информационной системы — организация хранения, обработки и передачи итоговой информации, необходимой для принятия решения. Информационная система представляет собой человеко-компьютерную систему обработки информации [1]. Согласно ГОСТ 34.321-96, информационная система — система, которая организует хранение и манипулирование информацией о предметной области. Однако, наиболее полное определение можно считать следующее: Информационная система — это совокупность программных и аппаратных средств, а также организационное обеспечение, в совокупности оказывающие информационную поддержку человеку в различных сферах его деятельности. Это не только программный продукт и компьютеры с сетевым оборудованием, но и перечень регламентов и норм по эксплуатации системы, персонал, задействованный в процессах управления и администрирования всех ее компонентов и данные, которыми эта система управляет[2].
Информационные системы делятся на различные категории — классы, каждый из которых предназначен для решения определенных задач. Ниже будут рассмотрены основные классы ИС, применяемые в российских компаниях, а именно: MRP, MRPII, ERP,ERPII,CRM, SCM, TMS, CSRP[5].и MRP II(manufacturing resource planning) — планирование производственных ресурсов. Методология, позволяющая оптимально регулировать поставки комплектующих в производственный процесс, контролируя запасы на складе и саму технологию производства [6].
Рассматриваемая система основана на планировании материальных потребностей отдела или организации в целом.
Основная цель использования MRPтехнологии — планирование поставок комплектующих с целью исключения простоев производства и минимизации количества хранимых запасов на складе.
Основные результаты работы MRPсистемы:
План заказов — количество каждого ресурса для заказа в каждый период времени в течение всего срока планирования.
Изменения к плану заказов — модификации к ранее полученному документу «План заказов».
В рассматриваемой концепции есть серьёзные недостатки (нет учета производственных мощностей, их загрузки, а также стоимости рабочей силы), подтолкнувшие к созданию новой более совершенной концепции MRPII.
Нужна помощь в написании диплома?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Основные функции, выполняемые системами класса MRPII:
Планирование продаж.
Планирование производства.
Составление плана производства.
Планирование материальных потребностей.
Спецификации продуктов.
Управление складом.
Плановые поставки.
Планирование производственных мощностей.
Входной / Выходной контроль.
Материально техническое обеспечение.
Планирование распределения ресурсов.
Планирование и контроль производственных операций.
Управление финансами.
Нужна помощь в написании диплома?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Моделирование.
Оценка результатов деятельности.
Основные результаты работы MRPIIсистемы:
Оперативное получение информации о результатах деятельности организации.
Планирование деятельности предприятия с возможностью корректировки данных.
Оптимизация производственных и материальных потоков.
Отражение финансовой деятельности предприятия в целом.
Основными недостатками информационных систем класса MRPIIявляются: ориентация только на заказ, слабая интеграция конструирования и проектирования, слабая интеграция системы технологических процессов, слабая интеграция планирования кадров и управления финансами.
Примеры систем класса MRPII: MicrosoftDynamics, SunSystems, Галактика 7.1 и другие.и ERP II
В начале 90х годов аналитическая компания Gartner Group ввела новое понятие-ERP, подразумевающее интеграцию систем MRPIIи модулей планирования FRP (FinanceRequirementsPlaning) [6]. Такая система является проектом преобразования всего бизнеса и предполагает планирование ресурсов предприятия в разрезе прогнозирования; управления проектами; ведения информации; управления финансами, человеческими ресурсами и т.д. В основе системы ERP заложен принцип создания единого хранилища данных, который содержит всю деловую информацию, накопленную организацией в процессе ведения бизнес операций[2].
Класс информационной системы ERP предполагает:
Прогнозирование.
Управление проектами.
Управление финансами, затратами, кадрами.системы решают следующие задачи:
Планирование производства и продаж. Результат — план производства продукции.
Нужна помощь в написании диплома?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Прогноз будущего спроса на продукцию.
Планирование потребностей в ресурсах.
Спецификация изделий, т.е. определение состава конечного продукта и его материальных ресурсов.
Планирование потребностей в мощностях.
Маршрутизация.
Проверка и корректировка цеховых планов по мощностям.
Управление финансами.
Управление затратами.
Управление Проектами.
Примеры наиболее популярных в России информационных систем класса ERP: SAP, Oracle, 1С, Галактика, Парус.
Под системами класса ERP II понимается сочетание обычной ERP-системы с Internet — решениями для электронного бизнеса, Web приложения. Данная концепция была предложена в 2000 году и предполагала управление корпоративными ресурсами и внешними связями [6]. Ключевой идеей класса ERPIIявляется выход за границы задач автоматизации внутренних процессов предприятия, сотрудничество заказчиков и исполнителей, совместная работа бизнес-партнеров. Другими словами, система осуществляет поддержку и оптимизацию внутренних и внешних процессов предприятия в целом, что связанно с выходом за традиционные рамки оптимизации и автоматизации процессов. Стоит отметить, что систем класса ERPвторого поколения на текущий момент очень ограниченное количество, в связи с чем эти системы весьма дорогостоящие. В России такие системы присутствуют в единичных экземплярах. Многие известные компании разработчики утверждают, что их система является классом ERPвторого поколения, но при тщательном и детальном анализе концепции рассматриваемого класса и системы, выдаваемой за ERPвторого поколения, выясняется, что система в своей основе носит другой класс.(Customer Relationships Management) — управление взаимоотношениями с клиентами. Можно рассматривать как часть ERP системы[5].
Функции систем класса CRM:
Функциональность продаж (управление контактами, клиентами).
Функциональность управления продажами (прогнозирование, анализ циклов, Фиксированная и произвольная отчётность).
Нужна помощь в написании диплома?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Функциональность продаж по телефону.
Управление временем.
Поддержка обслуживания клиентов.
Управление маркетинговыми компаниями.
Отчёты для высшего руководства.
Интеграция с ERP.
Синхронизация с различными устройствами и системами.
Функциональность электронной торговли.
Мобильные продажи.(supply chain management) — автоматизированные системы управления цепочками поставок. Можно рассматривать как часть ERP системы.
Основная задача класса — повышение эффективности логистики.
Системы рассматриваемого класса позволяют:
Производить оценку затрат на поставки.
Управлять перевозкой грузов.
Выбирать наиболее оптимальный маршрут.
Нужна помощь в написании диплома?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Оценивать потребность прогнозирования затрат по каждой поставке товара.
Оптимизировать процессы поставок.
Обеспечить быстроту, качество и прогнозируемость поставки.
TMS(Transportation Management Systems) — системы управления транспортировками. Рассматриваемый класс входит в класс информационной системы SCM, который в свою является частью ERP систем [7].
Данный класс ИС предназначен для автоматизации процессов логистики и управления логистикой.
Основные задачи, решаемые TMSсистемами:
Контроль за автопарком (обслуживание, плановые тех. работы).
Построение маршрутов.
Автоматизированное формирование основных документов логистики (маршрутных листов).
Контроль за перемещением автотранспортом.
Контроль расходов.(CustomerSynchronizedResourcesPlanning) — планирование ресурсов организации, синхронизированное с покупателем или заказчиком и охватывающая взаимодействие с клиентами. Рассматриваемый класс представляет собой полный цикл от проектирования заказанной продукции до послепродажного обслуживания. Концепция заключается в том, чтобы предоставить возможность заказчику самостоятельно подавать заявку на изготовление, включая ответственность за правильность заявки, отслеживанием сроков и т.д. Рассматриваемая концепция в своей основе является слиянием систем класса ERP и CRM [2].
После рассмотрения основных классов ИС необходимо определиться с задачами, которые будут возложены на ИС, для этого требуется провести анализ бизнес-процессов транспортной компании. Результаты сравнения информационных систем представлены в таблице В1 в приложении В.
Выбор класса ИС
Рассматривая функции, которые должна решать будущая информационная система и сравнивая их с рассмотренными классами, можно прийти к выводу, что наиболее подходящим классом ИС для компании «ООО Сильные Машины» является класс TMS. Этот выбор обусловлен несколькими причинами: во-первых, класс TMS предназначен для автоматизации работы транспортной компании, которой и является рассматриваемая организация; во-вторых, рассматривая решаемые задачи выбранной ИС можно видеть, что они наиболее оптимально подходят под выделенные ранее задачи. Таким образом, дальнейший выбор ИС будет осуществляться на базе класса TMS.
Далее будут рассмотрены наиболее популярные (часто внедряемые) на российском рынке в 2016 году продукты выбранного класса ИС, а именно: Oracle, 1С, SAP, Парус, Галактика [8]. Все эти продукты обладают версиями, модулями, конфигурациями по управлению автотранспортом.
Нужна помощь в написании диплома?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Выбор информационной системы
Необходимо сравнить все выбранные продукты между собой для того, чтобы определить наиболее подходящий для компании «ООО Сильные Машины». Сравнения продуктов класса TMSпредставлены в приложении Г в таблице Г1.
Проанализировав каждый продукт можно сделать определенные выводы: так SAPTMпредназначен скорее для компаний, у который нет собственных транспортных средств и которым не нужно следить за их состоянием, компаний, которые находят необходимые ТС для выполнения заказов и используют найденные ТС максимально эффективно, заполняя все грузовое пространство ТС найденными сторонними заказами, оптимизируя маршрут и так далее. К тому же, SAP- весьма дорогостоящий продукт, который может принести компании огромные потери и не подходит для мелких и средних компаний, какой и является рассматриваемая компания. Таким образом, можно заключить, что такая информационная система как SAPявляется не лучшим выбором компании «ООО Сильные Машины».- американский продукт. В связи с этим, имеет специфичную организацию работы, весьма отличающуюся логикой работы транспортных компаний на российском рынке. Этот продукт по своей логике и функционалу весьма схож с SAP. По тем же причинам что и SAPOracleне подходит рассматриваемой организации. Стоит отметить что этот продукт также подойдет скорее крупным компаниям, нежели мелким и средним.
Продукты от компаний 1С, Парус, Галактика ERPявляются более предпочтительными по нескольким причинам: во-первых, эти продукты разработаны специально для российского рынка и имеют понятную логику работы для русских компаний; во-вторых, эти продукты значительно дешевле иностранных; в-третьих, функционал данных систем наиболее близок к функционалу необходимому компании. Однако, поскольку ранее в компании использовался продукт 1С: Бухгалтерия, пользователям новая информационная система на уже знакомой платформе будет намного более интуитивно понятна. Более того, в группе компаний используются и другие конфигурации платформы 1С, с которыми в дальнейшем, возможно, придется устанавливать связи взаимодействия. Наиболее дешевым из рассматриваемых систем является 1С.
Из всего вышеперечисленного следует, что наиболее подходящим и выгодным приобретением для компании является информационная система на платформе 1С.
Стоит рассмотреть опыт внедрения продуктов от 1С в других компаниях. Ярким примером является автоматизация бизнес-процессов строительной компании ООО «СК Стимул» посредством внедрения информационной системы на платформе 1С: Управление строительной организацией. Компания приняла решение об внедрении данной системы и доработки её до определенного уровня. Внедрение занимало 1 год. За этот год в конфигурации были реализованы функции для абсолютно всех подразделений компании, охватив тем самым различные области учета: управленческий, бухгалтерский, юридический, складской и другие. Как отмечает директор компании ООО «СК Стимул», внедрение прошло успешно, были автоматизированы ключевые бизнес-процессы компании, управление бизнесом стало более прозрачным, что повысило конкурентоспособность компании, а также дало толчок к дальнейшему развитию[17].Таким образом, можно сделать вывод, что платформа 1С действительно является мощным инструментом для реализации необходимых функций, которые требуются для решения задач компании.
В целом, при анализе компаний, занимающихся внедрением 1С систем, можно выделить следующие положительные эффекты от качественного внедрения:
Увеличение прибыли компании.
Снижение издержек.
Повышение качества работы.
Увеличение производительности компании.
Предоставление надежной базы для последующего развития компании.
При более тщательном изучении рынка информационных систем, можно обнаружить различные конфигурации по управлению автотранспортом на платформе 1С. Среди конфигураций компании 1С встречаются и другие конфигурации, спроектированные специализированными компаниями и частными разработчиками, такие конфигурации, как правило, называют авторскими. По сравнению с типовыми конфигурациями, в авторских могут присутствовать некоторые особенности. Авторские системы менее гибкие, нежели типовые конфигурации, однако, несмотря на это, при правильном выборе авторской системы можно получить максимально необходимый функционал для конкретной фирмы, другими словами будет отсутствовать избыток функционала и сложность системы соответственно снижается. Более того, авторские конфигурации значительно дешевле типовых.
Необходимо сравнить типовую конфигурацию 1С, а также несколько авторских конфигураций по составленным критериям:
Нужна помощь в написании диплома?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Цена информационной системы.
Соответствие базового функционала системы с ожидаемым.
Дополнительный функционал, который может быть интересен компании в ближайшей перспективе.
Документация по конфигурации.
Сложность системы (чем проще система, тем выше балл).
Перспектива дальнейшего развития.
Дополнительные требования к системе.
Каждый критерий будет обладать весом в 10 баллов, оценка критериев производилась автором данной работы, директором ИТ отдела и системным администратором компании.
Сравнительная таблица представлена в таблице Ж1 приложения Ж.
В результате, была выбрана авторская конфигурация пермского разработчика. При детальном рассмотрении авторской конфигурации было обнаружено, что функционал такой конфигурации полностью устраивает руководства компании, более того, подходит под описанные выше требования, предъявляемые к информационной системе. Следовательно, было принято решение покупки авторской конфигурации 1С «Управление Автотранспортом».
Выводы по главе
Подводя итоги первой главы, были рассмотрены, проанализированы и сравнены между собой классы информационных систем, выбран наиболее подходящий класс информационной системы — TMS (система управления транспортом). Рассмотрены и проанализированы наиболее популярные продукты выбранного классаи выбран наиболее подходящий продукт — платформа 1С. Более того, были рассмотрены преимущества покупки и внедрения авторский конфигураций перед типовыми, проведено сравнение конфигураций и сделан выбор авторской конфигурации 1С — Управление Автотранспортом.
Глава II. Проектирование модели «TO-BE»
.1 Построение модели работы проектируемой ИС
Нужна помощь в написании диплома?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Прежде чем приступать к доработке и адаптации новой информационной системы, необходимо разобраться, как конкретно устроена и работает выбранная информационная система. Необходимо понять логику работы выбранной информационной системы, чтобы определиться с теми задачами, которые будут реализованы в новой системе для адаптации её к реалиям транспортной компании ООО «Сильные Машины».
Так как выбранная информационная система является авторской конфигурацией, у неё на текущий момент отсутствует документация. Следовательно, необходимо самостоятельно построить модель «AS-IS» использования ИС при работе с заявкой заказчика, для дальнейшей работы.
Модель работы выбранной конфигурации 1С проектировалась на основе изучения самой информационной системы, а также на основе взаимодействия непосредственно с самим разработчиком конфигурации.
Рассматриваемая система значительно отличается от той системы, которая использовалась ранее в компании. Алгоритм работы включает в себя создание 5 различных документов конфигурации от принятия заказа до последующей обработки выполненного заказа, при условии, что заказ выполняется транспортным средством компании. В противном случае, необходимо создать 6-7 документов, справочников конфигурации для прохождения всего цикла заявки.
Построив модель «AS-IS» использования разрабатываемой ИС при работе с заявкой заказчика и сравнив с моделью «AS-IS» использования действующей в компании информационной системы можно видеть, что они значительно отличаются друг от друга, однако в своей основе имеют примерно одинаковую логику работы. В новой информационной системе недостает некоторых важных данных для работы, таких как: печатные формы документов, самих документов, различных реквизитов и справочников.
Модель «AS-IS»использования выбранной информационной системы — 1С: Управление Автотранспортом представлена в виде блок-схемы на рисункахД1-Д2 Приложения Д.
Для внедрения выбранной информационной системы необходимы следующие изменения в конфигурации создание печатных форм документов, создание всех необходимых документов/ справочников (счет на оплату, счет фактура, условия оплаты и т.д.), добавление необходимых реквизитов или данных для работы (условия оплаты, габариты груза и т.д.).
Из этих двух моделей («AS-IS»использования предыдущей информационной системы и новой информационной системы) необходимо составить единую модель «TO-BE», при этом необходимо соблюсти логику работы как новой системы, так и действующей. Данная модель будет являться конечным состоянием системы на момент внедрения. На основе этой модели будут составлены задачи для доработки и написано техническое задание на доработку выбранной ИС. Помимо «слияния» двух моделей «AS-IS» использования ИС, были внесены изменения в виды выдаваемых водителям документов и формируемых документов менеджером. Такой документ, как «Аренда автотранспорта» в модели «TO-BE» был заменен на более совершенный документ «Договор подряда», который в свою очередь является основанием для следующих документов: «Спецификация», «Акт передачи ТС водителю», «Акт возврата ТС заказчику». Изменение документа обусловлено инцидентом, произошедшим в компании, который показал несовершенство документа «Аренда автотранспорта». Таким образом, появились новые виды документов в модели «TO-BE», более того, такой документ как «Спецификация» составлялся и подписывался ранее после выполнения заказа, однако такой подход в корне неверный. Документ «Спецификация» должен быть сформирован и подписан до выполнения заказа. Ранее, этот документ формировался менеджерами вручную. В модели «TO-BE» эти и другие виды описанных ранее документов будут формироваться автоматически в надлежащем порядке. При этом следует учесть, что к каждому путевому листу выдается только 1 договор подряда, но может содержаться несколько спецификаций, поскольку в маршрутном листе может быть несколько заказов, а спецификация формируется к каждому заказу. Также документ «Акт передачи ТС водителю» выдается один раз водителю перед выполнением заказа. И документ «Акт возврата ТС заказчику» выдается на подпись водителю после выполнения заказа и возврата водителя на базу. Результат проектирования модели «TO-BE» можно видеть на рисунках Е1 — Е3 приложения Е. Далее необходимо рассмотреть список доработок выбранной информационной системы.
Определение списка доработок новой ИС
Из построенной модели «TO-BE», можно видеть те изменения, которые необходимо внести в новую ИС, прежде чем внедрять её в компанию. Эти изменения или доработки можно выделить в отдельные области для последующей доработки:
Область «Создание печатных форм».
Создание печатной формы документа «Договор на перевозку груза» («Договор заявка»).
Создание печатной формы документа «Счет на оплату».
Создание печатной формы документа «Счет фактура».
Нужна помощь в написании диплома?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Создание печатной формы документа «Акт выполненных работ» («Реализация Услуг»).
Создание печатной формы документа «Договор подряда».
Создание печатной формы документа «Спецификация» к договору подряда.
Создание печатной формы документа «Акт передачи ТС подрядчику» к договору подряда.
Создание печатной формы документа «Акт возврата ТС заказчику» к договору подряда.
Область «Добавление дополнительных данных».
Заполнение характеристик груза в заявке (габариты груза, страховка груза, ценность груза).
Заполнение в заявке расчетных единиц, условий оплаты, тарифа, стоимости перевозки, основного тарифа, предоплаты, стоимости основного тарифа, диспетчерских услуг, услуг наемного транспорта, доп. услуг, скидок, суммы, условия оплаты с наемником.
Добавление ставки НДС при работе на субподряде.
Область «Обмен данными».
Загрузка данных из действующей конфигурации 1С в новую, т.е. создание внешней обработки для загрузки данных (контрагентов, ТС, организаций и т.д.).
Изменение внешней обработки по передаче данных из УАТ в Бухгалтерию (изменение списка передаваемых данных, изменение обработки для использования в Бухгалтерии 8.2).
Отображение статусов оплаты в УАТ.
Область «Другие изменения».
Нужна помощь в написании диплома?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Изменение документа «Реализация услуг»
Автоматическое заполнение банков по БИК
Ранее, в системе были реализованы печатные формы документов: «Счет на оплату», «Счет фактура», «Реализация товаров и услуг», «Договор заявка», «Договор с наемным перевозчиком». Однако, в выбранной системе таких документов и печатных форм нет. Исходя из этого, первостепенной задачей является создать печатные формы этих документов, согласно соответствующим шаблонам. Более того, необходимо поднять уровень автоматизации транспортной компании с лоскутного уровня на более высокий, следовательно, необходимо добавить печатные формы документов, формируемые автоматически на основе данных, заполненных пользователем в процессе оформления заявки. Необходимо помимо описанных выше печатных форм документов добавить следующие печатные формы: «Договор подряда», «Спецификация», «Акт передачи ТС подрядчику», «Акт возврата ТС заказчику».
Необходимо определить, что понимается под созданием печатных форм, создание печатной формы документа подразумевает формирование печатной формы по заранее определенному алгоритму и шаблону, исходя из ранее записанных пользователем данных конфигурации. Для формирования печатной формы документа, отсутствующего ранее в конфигурации, как правило, требуются данные, которые необходимо добавить в конфигурацию. Далее, добавленные поля, документы, реквизиты, будут использованы и в других задачах в ходе цикла выполнения заявок, следовательно, необходимо учитывать где и каким образом эти данные будут использоваться в дальнейшем.
Однако, если такие документы как «Счет фактура», «Счет на оплату» формировать в выбранной информационной системе не обязательно, поскольку эти документы составляются на основе данных Договор заявки и в последующем экспортируются в конфигурацию Бухгалтерии, то остальные документы необходимо реализовать в системе в полной мере. Так, договор подряда является основанием для следующих документов: «Спецификация», «Акт передачи ТС подрядчику», «Акт возврата ТС заказчику». Эти документы должны формироваться из формы самого документа «Договор подряда». Более подробно формирование печатных форм документов и создание документов в конфигурации рассматривается в Техническом Задании.
Автоматизация документооборота компании предоставит массу преимуществ, во-первых, значительно уменьшатся временные затраты на формирование и заполнение вручную перечисленных выше документов, во-вторых, это поможет избежать ошибок в заполнении документов, связанных с человеческим фактором, более того, документы компании приобретут более унифицированный вид.
Помимо добавленных данных (полей, реквизитов) в конфигурацию при создании документов и печатных форм, необходимо добавить ключевые данные для компании: характеристик груза, условия расчета с заказчиком и поле ставки НДС при работе по схеме субподряда.
Компании необходимо обладать информацией, какой груз, в каком количестве, какой ценности она везет. Также необходимо обладать информацией был ли застрахован груз. Страховка груза зависит от определенной ценности груза. Если ценность груза не превышает 1 200 000 рублей, то груз страховать не обязательно, в противном случае, согласно внутреннему уставу компании, страховка груза обязательна. Помимо этих данных заполняются также данные о погрузке (верхней/ боковой) в кузов транспортного средства. Все эти данные необходимы как для основания каких-либо действий менеджера, так и для контроля за работой менеджера.
Помимо этого, одними из наиболее значимых данных являются данные об условиях оплаты. В зависимости от юридического статуса заказчика варьируется ставка НДС, наценка за груз, из всех пунктов собирается информация и согласно этим данным рассчитывается вознаграждение менеджеру. Помимо этого, компания работает по системе пост оплаты, рассрочки, частичной предоплаты. Для отслеживания оплаты груза, также необходимо знать эту информацию.
Обмен данными между двумя конфигурациями УАТ и Бухгалтерией достаточно сложный и трудоемкий процесс. Необходимо учитывать огромное количество фактов при выгрузке определенных данных из одной конфигурации и загрузки их в другую. Выгрузка данных из УАТ в Бухгалтерию необходима, поскольку конфигурация УАТ не предназначена для бухгалтерского учета, но имеет для него необходимые документы и данные. Эти документы являются основанием для правомерного списания средств, а также контроля за денежным потоком компании. Необходимо выгружать большое количество разновидностей документов в конфигурацию Бухгалтерии:
Счет на оплату.
Счет фактура.
Списание горюче смазочных материалов.
Списание топлива.
Нужна помощь в написании диплома?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Ремонтные листы.
Списание запчастей.
Помимо выгрузки данных в бухгалтерию необходима выгрузка данных в конфигурацию Управленческого учета (УПП). В УПП должна попадать информация об оплате услуг водителей и, возможно, в перспективе, об оплате услуг менеджеров. Однако, забегая вперед, на момент написания работы, не представляется возможным автоматизированное начисление заработной платы водителям. В компании достаточно часто меняются тарифы оплаты услуг водителей. Заработная плата водителя зависит от огромного количества факторов, например, оплата за километр негабаритного груза отличается от оплаты за километр габаритного груза и отличается от оплаты за километр при порожнем ходе; помимо этого, на эти факторы влияет ещё и дальность маршрута, время в дороге, географическая локация маршрута и так далее. Компания ещё не нашла золотую середину оплаты услуг водителей, из-за этого, настраивать и дорабатывать автоматизированный расчет заработных плат водителям на текущий момент представляется нецелесообразным. Помимо этого, существуют второстепенные задачи, облегчающие работу менеджеров и повышающие их производительность. Эти и другие задачи более подробно описаны в Техническом задании.
.2 Выбор подхода внедрения
Помимо адаптации выбранной информационной системы к специфике компании, необходимо определиться каким образом дорабатываемая информационная система будет внедряться в деятельность компании в будущем.
Существует три основных подхода внедрения информационных систем в компанию [6]:
Теория большого взрыва. При этом подходе внедрения все пользователи компании переходят на выбранную ИС одновременно, при этом установлена конкретная дата внедрения. Основными недостатками является то, что в большинстве случаев доработка и адаптация продукта к компании происходит в сжатые сроки и мелкие детали игнорируются. Наиболее рискованный метод внедрения и в большинстве случаев наиболее тяжелый для компании. Преимуществом данного способа является быстрое внедрение и переход на выбранную ИС.
Поэтапное внедрение. Данный подход внедрения подразумевает постепенную доработку ИС, постепенную настройку, полное тестирование ИС. К недостаткам можно отнести то, что изменения, вносимые в информационную систему, могут устареть на момент внедрения, по сравнению с теорией большого взрыва занимает длительный промежуток времени.
Параллельное внедрение. Данных подход подразумевает параллельное внедрение новой ИС в уже действующую ИС. Является наименее рискованным подходом внедрения.
В нашем конкретном случае будет производиться поэтапное внедрение ИС в компанию, поскольку этот подход является наиболее оптимальным как для специалиста, который занимается внедрением, так и для персонала, поскольку при таком подходе, персонал постепенно обучается работе на новой информационной системе.
Помимо этого, необходимо дать определение и рассмотреть основные виды аутсорсинга, определить, пользуется ли компания в конкретном случае услугами аутсорсинга.
Аутсорсинг
Существует мнение, что быть узконаправленным специалистом крайне невыгодно, однако, на практике это мнение бывает часто неверным. Чем узконаправленнее специалист и компания в целом, тем выше опыт и профессионализм в конкретной области. Если какие-либо виды деятельности компании оказываются обременительными или компания не способна решить ту или иную задачу своими силами, как правило, такая компания прибегает к аутсорсингу.
Аутсорсинг — процесс передачи компанией части производственных или бизнес — процессов другой компании или лицу, способному качественно выполнить поставленную задачу [22].
Нужна помощь в написании диплома?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Делегируя процессы, которые не относятся к основному виду деятельности компании, но являющиеся важными для неё, компания совершает выгодный обмен.
Стоит также различать понятия разовой поддержки и аутсорсинга. Разовая поддержка имеет краткосрочные взаимоотношения между заказчиком и исполнителем, аутсорсинг имеет долгосрочные отношения, на определенный период времени.
Несомненное преимущество аутсорсинга заключается в делегировании определенных задач специалистам и сосредоточение компании на решении основных стратегических задач.
Различают следующие виды аутсорсинга:
ИТ аутсорсинг. Информационные системы передаются на обслуживание организациям, занимающимся технической поддержкой, программным обеспечением, доработкой и разработкой информационных систем.
Производственный аутсорсинг. Часть ключевых функций передается сторонней организации.
Аутсорсинг бизнес-процессов. Компания передает бизнес-процессы, которые не являются для неё ключевыми сторонней организации.
Аутсорсинг управления знаниями [23]. Рассматриваемый вид подразумевает управление теми видами процессов, которые требуют более детального изучения или серьёзной аналитической обработки больших массивов данных, создания и управления базами знаний. Рассматриваемый вид аутсорсинга в настоящее время только набирает популярность в США.
Далее, рассмотрим более детально вид аутсорсинга, применяемый в транспортной компании ООО «Сильные Машины».
ИТаутсорсинг подразумевает передачу на обслуживание сторонней организации информационных систем. В реалиях сегодняшнего бизнеса, совсем необязательно компании выполнять весь перечень работ только с помощью своего штата персонала.
Обычно комплекс ИТ аутсорсинга включает в себя следующие виды услуг [24]:
Настройка и доработка аппаратной части оборудования.
Настройка и обновление ПО.
Защита сети от несанкционированного доступа извне.
Нужна помощь в написании диплома?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Антивирусная защита.
Ремонт и замена оборудования.
Обучение персонала.
Управление базами данных компании.
Резервное копирование информации.
Доработка и адаптация информационных систем компании.
Внедрение информационных систем в компанию.
Помимо этих видов услуг, зачастую к ИТаутсорсингу относят и услуги по аналитической деятельности, такие как описание бизнес-процессов компании с целью автоматизации или оптимизации деятельности и так далее.
Различают различные формы аутсорсинга[25]:
Полный аутсорсинг. Организация передает сторонней фирме выполнение каких — либо процессов.
Частичный аутсорсинг. Организация передает только часть определенных задач одной области сторонней компании.
Усовершенствованный аутсорсинг. Организация передает аутсорсерам определённые функции, оставляя за собой роль распределителя.
Полный аутсорсинг появился в середине 90х годов. Подразумевает под собой передачу полного процесса аутсорсеру. Организация обеспечивает компанию — партнера необходимой документацией для проведения оговоренных работ. Компания-аутсорсер качественно выполняет всю поставленную работу.
Частичный аутсорсинг подразумевает делегирование частей одного процесса компании -аутсорсеру. Эта форма аутсорсинга наиболее распространена и имеет большое применение в российском бизнесе.
Нужна помощь в написании диплома?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Усовершенствованный аутсорсинг представляет собой совершенно новое направление аутсорсинга. В этом случае компания — аутсорсер решает наиболее ключевые моменты под попечительством вышестоящего начальства компании заказчика.
Рассмотрев виды и формы аутсорсинга, можно сделать вывод, что компания пользуется услугами частичного ИТаутсорсинга, поскольку, покупая авторскую конфигурацию, поддерживаемую разработчиком на неопределенный срок и привлекая специалиста в области внедрения и доработки информационной системы, компания выходит за рамки своего штата и пользуется услугами сторонних лиц, на определенный период времени.
Следующим этапом работы является разработка Технического Задания для последующей реализации изменений в конфигурации. Техническое задание представлено в приложении З. Отдельно описывать техническое задание представляется нецелесообразным, поскольку техническое задание выполнено в соответствии с ГОСТ 34.602-89 и представляет собой независимый документ.
Выводы по главе
Подводя итоги главы, была построена модель «AS-IS» использования выбранной информационной системы при работе с заявкой заказчика. Построена модель «TO-BE» использования выбранной информационной системы при работе с заявкой заказчика, описывающая, как должна работать выбранная информационная система. Определены задачи по адаптации информационной системы к специфике компании. Рассмотрены виды внедрения информационных систем в компании и выбран наиболее подходящий — поэтапное внедрение. Также были рассмотрены виды и формы аутсорсинга и сделан вывод, компания ООО «Сильные Машины» прибегает к частичному ИТ аутсорсингу при выборе, адаптации и внедрении информационной системы.
Глава III. Адаптация информационной системы к специфике компании
.1 План проводимых изменений в информационной системе
Первоочередной задачей при внедрении является приведение информационной системы к тому состоянию, при котором менеджеры транспортной компании ООО «Сильные машины» могли бы её использовать как основной информационный продукт. Для этого, необходимо в первую очередь реализовать печатные формы тех документов, которые описаны в техническом задании, а именно:
Заявка заказчика.
Заявка перевозчика.
Договор подряда.
Спецификация.
Акт передачи ТС подрядчику.
Акт приема ТС заказчиком.
Нужна помощь в написании диплома?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Счет на оплату.
Счет фактура.
Акт выполненных работ.
Создание печатных форм этих документов является первоочередной задачей при адаптации выбранной информационной системы к специфике транспортной компании ООО «Сильные Машины». В процессе создания печатных форм документов требуется добавить необходимые данные (реквизиты) в конфигурацию, таким образом, при создании печатных форм документов, параллельно будут добавлены все необходимые реквизиты, справочники, для полноценной работы менеджеров.
После того, как все необходимые данные будут внесены в систему и созданы печатные формы документов, необходимо автоматизировать расчет заработных плат водителям.
Обмен данными между конфигурациями управления автотранспортом и бухгалтерией не будет рассматриваться в рамках текущей работы, поскольку ориентировочный срок завершения работ по обмену данными выходит за временные рамки текущей работы.
.2 Добавление печатных форм документов
.2.1 Печатные формы документов «Заявка заказчика» и «Заявка перевозчика»
Документ «Заявка заказчика» является одним из основных документов при выполнении заказа. Данный документ содержит большое количество различных данных, начиная от данных заказчика и исполнителя, и их банковских реквизитов, заканчивая описанием груза, способом размещения груза в кузове транспортного средства и информацией о водителе. Более подробно данные из которых формируется печатная форма документа описаны в техническом задании.
Как уже было сказано ранее, в выбранной конфигурации существует документ «Заявка заказчика», но не имеет печатной формы. Таким образом, необходимо спроектировать печатную форму текущего документа. Помимо этого, необходимо добавить дополнительные реквизиты в документ «Заявка заказчика», более подробно каждый реквизит и цель его добавления описаны в техническом задании.
При проектировании печатной формы документа «Заявка заказчика» данные извлекаются не только из самого документа, но также из регистров накопления, регистров сведений и других справочников и документов, связанных с основным документом. Подобное описание источников данных приводить в текущем отчете представляется нецелесообразным, поскольку данных большое количество и формирование печатной формы документа не несет научной новизны.
Исходя из всего вышеперечисленного, была составлена печатная форма документа «Заявка заказчика», вызываемая менеджером по нажатию выпадающего меню «Печать» и выбора печатной формы «Заявка заказчика» текущего документа.
Печатная форма, в соответствии с техническим заданием, открывается в отдельном окне программного продукта с уже заполненными данными, указанными ранее менеджером в документе. Сформированная печатная форма документа представлена в приложении И.
В случае, если заказ выполняется сторонней организацией, то есть наемным транспортным средством, должен формироваться документ «Заявка перевозчика». Этот документ аналогичен документу «Заявка заказчика», при формировании которого используются те же данные. Сформированная печатная форма документа представлена в приложении К.
Нужна помощь в написании диплома?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
.2.2 Печатные формы документа «Договор подряда»
На замену документа «Аренда автотранспорта», в связи с произошедшим инцидентом в компании, был введен новый документ «Договор подряда», который выдается для каждого путевого листа водителю. Этот документ является основанием выезда транспортного средства из гаража. Без этого документа водитель не имеет права использовать транспортное средство. Ранее использовавшийся документ выдавался без ограничения срока действия, в связи с чем, водитель мог полноправно использовать транспортное средство в любое время.
Документ «Договор подряда» является основанием для следующих документов:
Спецификация.
Акт передачи ТС подрядчику.
Акт приема ТС заказчиком.
Поскольку в выбранной конфигурации ранее не было рассматриваемого документа, необходимо создать документ «Договор подряда» с ссылкой на путевой лист, из которого создается рассматриваемый документ. Подробное описание представлено в техническом задании.
При создании документа подряда из документа «Путевой лист» создается соответствующий документ, который имеет ссылку на родительский документ. При этом путевой лист также имеет ссылку на «Договор подряда». При создании договора подряда табличная часть «Заказы» из путевого листа переносится в рассматриваемый документ, помимо этого переносятся данные об организации и водителе.
Поскольку документ «Договор подряда» является основанием для документов «Спецификация», которых может быть множество, была создана табличная часть, в которой проставляются ссылки на созданные спецификации, по которым в последующем можно будет перейти на конкретный документ.
В результате проделанной работы была получена следующая форма документа (см. рисунок 3.1).
Рисунок 3.1. Главная форма документа «Договор подряда»
Сформированная печатная форма документа представлена в приложении Л.
3.2.3 Печатные формы документов «Спецификация», «Акт передачи ТС подрядчику», «Акт возврата ТС заказчику»
Документ «Спецификация» представляет собой подробное описание заказа и выставляется к каждому документу «Заявка заказчика». Основная задача документа спецификации — конкретизация положений соглашения. Подробное описание данных, входящих в документ спецификации представлено в техническом задании.
Нужна помощь в написании диплома?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Изначально в выбранной конфигурации не было текущего документа, поэтому необходимо создать справочник «Спецификация». Каждый документ «Спецификация» должен создаваться на одном задании (заявке заказчика), поэтому, необходимо предоставить возможность выбора конкретного задания пользователю, по которому требуется создать спецификацию. Для этого была сформирована дополнительная форма документа (см. рисунок 3.2).
Рисунок 3.2. Форма выбора задания для спецификации
На основании выбранного задания формируется справочник «Спецификация», при этом, ссылка на сформированный справочник проставляется в табличную часть документа «Договор подряда». Основная форма справочника «Спецификация» представлена ниже на рисунке 3.3:
Рисунок 3.3. Основная форма справочника «Спецификация»
По нажатию на кнопку «Печать» текущей формы формируется печатная форма документа, которая представлена в приложении М.
Документ «Акт передачи ТС подрядчику» выдается непосредственно перед выполнением заказа водителю и является подтверждением того, что водитель получил ТС в пользование на время выполнения заказа. В данном документе указывается состояние транспортного средства, возможно, мелкие технические неисправности, для того, чтобы при сдаче транспортного средства водителем не возникли какие — либо претензии с обоих сторон. Сформированная печатная форма документа представлена ниже на рисунке 3.4:
Рисунок 3.4. Печатная форма документа «Акт передачи ТС подрядчику»
Документ «Акт возврата ТС заказчику» является подтверждением того, что водитель сдал ТС в надлежащем состоянии. Транспортное средство после выполнения заказа принимает механик организации (может принять другое уполномоченное лицо). Печатная форма документа представлена ниже(см. рисунок 3.5.).
Рисунок 3.5. Печатная форма документа «Акт возврата ТС заказчику»
.2.4 Печатные формы документов «Счет на оплату», «Счет фактура», «Акт выполненных работ»
Менеджер в любой момент выполнения/обработки заказа должен иметь возможность выставления счета на оплату и счет фактуры заказчику. Принято решение, что такие документы будут формироваться также из документа «Заявка заказчика». Помимо этих документов, необходимо создать печатную форму документа «Акт выполненных работ», которая выставляется заказчику после выполнения заказа.
Печатные формы документов вызываются по нажатию на ниспадающий список «Создать на основании» и выбора конкретного документа (рисунок 3.6.):
Рисунок 3.6. Вызов печатной формы документа
Сформированная печатная форма документа «Счет на оплату» представлена ниже на рисунке 3.7:
Нужна помощь в написании диплома?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Рисунок 3.7. Пример печатной формы документа «Счет на оплату»
Сформированная печатная форма документа «Счет фактура» представлена ниже на рисунке 3.8:
Рисунок 3.8. Пример печатной формы документа «Счет фактура»
Стоит также отметить, что документы «Счет на оплату» и «Счет фактура» как таковые отсутствуют в конфигурации, есть только печатные формы этих документов.
Подробное описание данных, входящих в печатную форму документа представлено в техническом задании. Выходная форма представлена ниже на рисунке 3.9:
Рисунок 3.9. Печатная форма документа «Акт об оказании услуг»
.3 Настройка автоматизированного расчета заработных плат водителям
Одной из наиболее ключевых предпосылок внедрения новой релевантной информационной системы в транспортную компанию ООО «Сильные машины» являлась необходимость автоматизации расчета заработных плат водителям. Выбранная информационная система имеет функционал для автоматизации расчета. Таким образом, необходимо настроить автоматизированный расчет заработных плат водителям в выбранной конфигурации платформы 1С.
Для начала необходимо определить тарифы и алгоритмы расчета заработных плат в транспортной компании. Согласно внутреннему документу, был составлен алгоритм расчета заработных плат водителям (см. рисунок 3.10).
Рисунок 3.10. Алгоритм расчета заработных плат водителям
Исходя из тарифов расчета заработной платы, сумма начислений зависит от размера груза (габарит/ негабарит) и расстояния в круг. Таким образом, эти два условия должны обязательно присутствовать в установках начисления заработных плат. Усложняет задачу и то, что для данной конфигурации нет абсолютно никакой документации и для настройки конфигурации или её доработки необходимо разбираться во всех модулях конфигурации. Это весьма трудоемко и занимает большие промежутки времени. Несмотря на это, в конфигурации существует документ «Дополнительные условия расчета зарплаты и доходов», в котором можно определить дополнительные условия в виде формул. Это является первым шагом к автоматизации расчета заработных плат водителям. Ниже, представлен скриншот с рассматриваемым документом, в котором добавлено условие расчета заработной платы в зависимости от размеров груза (см. рисунок 3.11).
Рисунок 3.11. Настройка дополнительных условий расчета зарплаты водителям (условие размера груза)
Согласно условию, для организации ООО «Сильные машины» действует условие начисления зарплаты водителям с наименованием «Габаритность». Данные для условия берутся из документа «Товаротранспортный документ», реквизита «Габаритность». Аналогичным образом были добавлены условия расстояния (до 150 км, 150-700 км, 700 + км).
Для описанных выше условий необходимо добавить дополнительные реквизиты. Для размера груза необходимо добавить перечисление «Габарит/ Негабарит/ Порожний» и добавить его в табличную часть «Заказы» документов «Заявка заказчика», «Разнарядка», «Путевой лист». Также необходимо вынести этот реквизит в Товаротранспортный документ в отдельное поле.
Для определения расстояния были созданы булевы реквизиты «Город» (до 150 км в круг), «Область» (от 150 км до 700 км вкруг), «Россия» (более 700 км вкруг». Эти реквизиты были созданы в документе «Товаротранспортный документ», данные о пробеге берутся из путевого листа за весь рейс и автоматически проставляется соответствующий реквизит. Заполнение реквизитов происходит автоматически в зависимости от общего пробега путевого листа перед закрытием документа и перед созданием документа.
Нужна помощь в написании диплома?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
После того, как данные были добавлены в конфигурацию и настроены дополнительные условия расчета заработной платы, необходимо определить виды начислений. Настройка видов начислений производится в документе «Виды начислений заработной платы». Пример вида начислений представлен на скриншоте ниже (рисунок 3.12):
Рисунок 3.12. Вид начисления заработной платы «Км (Область)»
Согласно приведенному выше примеру, видно, что при данном виде начисления используется внешняя процедура расчета «Расчет сдельно за км». В системе предусмотрена возможность определить виды начислений с помощью внешних обработок, подключаемых к конфигурации. В такой обработке можно задать программно виды начислений и использовать их при расчете. В данном случае, была написана внешняя обработка, содержащая 3 экспортные функции:
Расчет сдельно за км.
Суточные.
Смена.
Во внешней обработке прописаны условия при которых производится то или иное начисление в зависимости от пробега или времени работы.
Финальным шагом является определение условий и тарифов начисления заработных плат водителям в системе. Эти условия задаются в документе «Установки начислений расчета зарплаты». Исходя из составленных ранее условий можно однозначно определить начисления заработных плат. Условия начисления представлены ниже на рисунке 3.13:
Рисунок 3.13. Условия начисления заработной платы водителям
Каждому условию соответствует определенное начисление и ставка, заданное ранее, а именно:
Смена.
Суточные (Область).
Суточные (Россия).
Км (Область).
Нужна помощь в написании диплома?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Км (Порожняк).
Помимо описанных выше начислений были созданы и другие начисления, заполняемые менеджерами вручную (установка ставней, погрузка, разгрузка и т.д.).
Таким образом, после проделанной работы, система в автоматизированном виде совершает расчет заработной платы водителю за конкретный маршрутный лист. Расчет производится по нажатию кнопки «Расчет доходов и зарплаты», расположенной в документе «Путевой лист». Результат работы представлен ниже на рисунке (см. рисунок 3.14).
Рисунок 3.14. Пример автоматизированного расчета заработной платы водителю по путевому листу
По маршрутному листу «СМ02» была рассчитана заработная плата водителю, согласно пробегу и времени работы. Исходя из расчета и начальных данных, водитель находился в рейсе 5 смен и проехал 2200 км. На скриншоте выше видно, что в табеле сотрудника проставлено 6 строк, однако смен в начислениях заработной платы только 5. Это связано с тем, что первая смена считается в случае, если водитель выехал раньше 12.00 и последняя смена учитывается, если водитель вернулся в гараж позже 16.00. Помимо этих начислений, менеджерами будут сделаны и дополнительные начисления, которые по определенным причинам не имеет смысла автоматизировать и на данный момент автоматизация таких начислений как «установка ставней», «установка ставней для габаритного груза» не представляется возможной. Такие начисления должны заноситься менеджерами вручную.
Итоги главы
В данной главе были реализованы печатные формы документов, необходимые для полноценной работы менеджеров. Параллельно созданию печатных форм документов были добавлены необходимые данные (реквизиты) в конфигурацию управления автотранспортом. Был переработан документ с тарифами начисления заработных плат в алгоритмизированный вид, который позволил выделить основные условия начисления заработных плат в зависимости от двух ключевых показателей: размера груза (габарит/негабарит) и расстояния путевого листа. Помимо этого, были произведены необходимые настройки расчета заработной платы водителям, написана внешняя обработка, позволяющая делать этот расчет с учетом специфики конкретной компании. В результате был успешно автоматизирован процесс начисления заработных плат водителям.
Глава IV. Внедрение информационной системы
.1 План внедрения информационной системы
Под процессом внедрения информационной системы, как правило, рассматривают процесс интеграции программного продукта в деятельность компании [26]. Зачастую рассматривают 3 основных пути внедрения информационных систем в деятельность компании [5]:
Внедрение ИС с перепроектированием бизнес-процессов компании, т.е. при внедрении информационной системы, бизнес-процессы компании претерпевают такие изменения, которые корректируют бизнес-процессы компании к логике выбранной информационной системы.
Внедрение ИС с перепроектированием программного продукта под логику работы компании, т.е. при внедрении информационной системы, выбранный продукт дорабатывается до уровня бизнес-процессов компании, другими словами корректируется логика работы информационной системы.
Комбинированное перепроектирование. Под этим путем внедрения подразумевается, что будут изменены бизнес-процессы компании, а также логика работы самой ИС.
Рассматривая три основных пути внедрения, можно сказать, что при выборе первого пути, компания может столкнуться с большими проблемами, поскольку в этом случае, необходимо полностью переобучить персонал компании работе в новой информационной системе. Это достаточно сложный и трудоемкий процесс, более того, персонал будет воспринимать нововведение с негативной точки зрения, что затормозит внедрение и повысит трудоемкость рассматриваемого процесса.
Нужна помощь в написании диплома?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Второй путь внедрения представляется наиболее удобным и простым с точки зрения самого процесса внедрения, однако, этот способ внедрения имеет смысл быть, в том случае, если руководство компании полностью удовлетворено текущими бизнес-процессами и не стремится внести в них изменения. Рассматриваемый путь внедрения встречается наиболее редко, по сравнению с другими.
Третий путь внедрения представляется наиболее логичным, как с точки зрения внедрения, так и с точки зрения оптимизации деятельности компании. Более того, этот способ внедрения позволит достичь желаемого результата с меньшим сопротивлением со стороны персонала, что ускорит процесс внедрения и снизит его трудоемкость. Как уже описывалось ранее в работе, спроектированная модель «TO-BE»использования информационной системы подразумевает как перепроектирование самой ИС, так и изменение в логике работы транспортной компании.
Поскольку, процесс перепроектирования выбранной информационной системы очень трудоемкий и достаточно долгий процесс, то было принято решение начать внедрение информационной системы в том виде, в котором она есть с момента её приобретения. Это решение обосновывается тем, что логика работы новой информационной системы сопоставима с логикой работы действующей ИС. А также, к моменту завершения адаптации выбранной информационной системы к специфике компании, пользователи готовы будут начать работу в новой информационной системе как в основной и единственной ИС.
Параллельно с обучением работе в новой информационной системе, менеджерам транспортной компании была поставлена задача переноса всех заказов из системы 1С: Бухгалтерия в выбранную систему 1С: Управление Автотранспортом с 1 января 2017 года. Это решение позволит закрепить навыки пользователей работе в новой ИС. А также, к моменту окончательного перехода на новую информационную систему, пользователи будут в полной мере знать необходимый для работы функционал, а также будут решены все вопросы, возникающие во время обучения.
Таким образом, необходимо обучить пользователей работе в новой информационной системе в соответствии с их обязанностями, т.е. менеджеры должны уметь заводить заявки заказчиков и выполнять полный цикл работы с заказом в системе. Механик, в свою очередь, должен уметь заносить данные по техническим обслуживаниям, ремонтным листам, контролировать своевременность работ и так далее.
Первостепенно, были обучены менеджеры транспортной компании работе в новой информационной системе. Для менеджеров были составлены инструкции, которые отражают алгоритм необходимых действий сотрудника, для получения желаемого результата. Такие инструкции были сделаны в виде блок-схем, поскольку сотрудники уже знакомы с таким видом моделей и достаточно хорошо в нём разбираются, более того, инструкции, представленные в виде моделей, воспринимаются значительно проще нежелитекстовые, а также работа по таким инструкциям становится более продуктивной. Это обусловлено тем, что информация с иллюстраций, моделей зрительно воспринимается быстрее, нежели текстовое описание.
Исходя из всего вышеперечисленного, ниже будут рассмотрены инструкции, разработанные для обучения менеджеров работе в новой информационной системе.
.2 Инструкции по работе в новой ИС для менеджеров
Менеджеры транспортной компании ранее работали в информационной системе 1С: Бухгалтерия, следовательно, они имеют опыт работы в системах платформы 1С. Исходя из этого, инструкции были написаны с учетом опыта работы пользователей, другими словами менее подробно, нежели для тех пользователей, которые ранее не работали с продуктами выбранной платформы или с информационными системами в целом.
В первую очередь, необходимо обучить менеджеров заносить данные в справочники системы, такие как: контрагенты, физические лица, должности, маршруты, адреса, транспортные средства и так далее.
4.2.1 Инструкции менеджерам по заполнению объектов конфигурации
В первую очередь менеджер транспортной компании должен уметь заносить всю информацию в справочники выбранной конфигурации 1С. В целом, объекты конфигурации можно разделить на интуитивно понятные, для которых не требуется обучение и на объекты, по заполнению которых требуется обучение. Экземплярами второй группы объектов можно считать следующие: «Модели транспортных средств», «Транспортные средства», «Сотрудники», «Заправочные ведомости».
Перед началом непосредственного обучения, необходимо, чтобы каждый сотрудник понимал, как устроена система, как она работает и главное для менеджера — какие выходные формы документов он сможет получить, используя новую конфигурацию. Специально для этого, была разработана модель, описывающая логику работы выбранной конфигурации по приему, обработке и постобработке заявок заказчика. Алгоритм имеет 2 ветви — выполняется ли заявка заказчика собственными силами (т.е. собственным транспортным средством) или же привлекаются наемные транспортные средства. В зависимости от этого, изменяется порядок документов, а также сами документы. Логика работы 1С: УАТ с использованием собственного транспортного средства представлена ниже (см. рисунок 4.1).
Нужна помощь в написании диплома?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Рисунок 4.1. Логика работы 1С: УАТ при выполнении заказа с использованием собственных транспортных средств
Также были описаны выходные (печатные) формы документов. Из документа «Маршрутный лист» менеджер способен создать документ «Договор подряда» и вывести его на печать, который в свою очередь является основанием для документа «Спецификация», который, в свою очередь, также имеет выходную-печатную форму. Также договор подряда является основанием для документов «Акт передачи ТС подрядчику» и «Акт возврата ТС заказчику». Каждый из этих документов имеет печатную форму.
Документ «Реализация услуг» аналогично предыдущим документам имеет печатную форму.
Из документа «Заявка заказчика» можно вывести на печать следующие печатные формы документов:
Договор с наемным перевозчиком.
Договор заявка на перевозку.
Счет на оплату.
Счет фактура.
Ниже на рисунке 4.2. представлена логика работы конфигурации УАТ с использованием наемного транспортного средства:
Рисунок 4.2. Логика работы 1С: УАТ при выполнении заказа с использованием наемных транспортных средств
Аналогично предыдущему документу, из документа «Заявка заказчика» доступны следующие печатные формы документов: «Договор с наемным перевозчиком», «Договор заявка на перевозку», «Счет на оплату», «Счет фактура». Из документа «Реализация услуг» также доступна печатная форма.
После того, как менеджеры компании были ознакомлены с той логикой, которая предлагается для дальнейшей деятельности, а также с документами, которые формируются автоматически, необходимо преступить к обучению работы в целом в новой системе.
Для выполнения полного цикла работы с заявкой заказчика, необходимо, чтобы в системе были указаны сотрудники организации. Для того, чтобы «принять на работу» сотрудника, необходимо первоначально занести физическое лицо, затем заполнить справочник «Сотрудники» и после этого в документе «Прием на работу» принять сотрудника компании в штат. Для того, чтобы менеджер в любой момент мог сделать это самостоятельно, была составлена следующая инструкция в виде блок-схемы (рисунок 4.3):
Рисунок 4.3. Алгоритм добавления нового сотрудника в штат транспортной компании
Нужна помощь в написании диплома?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
После того, как все сотрудники транспортной компании были занесены в систему и «приняты на работу», необходимо добавить собственные транспортные средства компании, для этого необходимо следовать алгоритму, представленному ниже на рисунке (см. рисунок 4.4).
Рисунок 4.4. Алгоритм добавления транспортного средства в конфигурацию
Представленный выше алгоритм подходит как для добавления в конфигурацию собственных транспортных средств, так и для добавления транспортных средств субподрядчиков. Однако, были приняты некоторые решения для упрощения работы и повышения производительности менеджера. Так как менеджерам не требуется знать подробные данные о транспортном средстве, такие как используемое топливо, объем бака, нормы ТО и так далее, то была создана модель для транспортных средств субподрядчика. При вводе новых транспортных средств субподрядчика менеджеры были проинструктированы выбирать модель «ТС субподрядчика» и далее заносить только необходимую информацию по наемному транспортному средству (гос. Номер, документы, тоннаж).
Далее, необходимо рассмотреть алгоритм списания топлива. В компании используются топливные карты, заправки по которым можно просматривать в виде отчета, загруженного с официального сайта. Для быстрого и корректного списания топлива в конфигурации есть документы, позволяющие заносить данные о заправках в систему путем автоматической загрузки данных из файла. Для того, чтобы загрузить данные о топливе, менеджеру необходимо выполнить следующие действия (рисунок 4.5):
Рисунок 4.5. Алгоритм загрузки данных о заправках собственных ТС в конфигурацию УАТ
Следующим шагом является обучение пользователей работе с заявкой заказчика, другими словами — проведение полного цикла работы с заявкой.
.2.2 Инструкции менеджерам по работе с заявками
В данном разделе будут рассмотрены инструкции по работе с заявкой, выполняемой собственным транспортным средством и по работе по системе субподряда. Поскольку из двух схем работы наименее сложной является работа с собственным транспортом, было принято решение начать обучение именно с этой схемы. Ниже на рисунке представлен пошаговый алгоритм при работе с заявкой заказчика (см. рисунок 4.6).
Рисунок 4.6. Алгоритм работы с заявкой заказчика с использованием собственного ТС
Согласно этому алгоритму работы, при выполнении заявки заказчика с использованием собственного транспорта необходимо создать следующие документы: «Заявка заказчика», «Разнарядка», «Путевой лист», «ТТН», «Реализация услуг».
Поскольку 60% всех заказов выполняется с привлечением наемного транспорта, необходимо обучить менеджеров работе по схеме субподряда. В этом случае, корректируется перечень составляемых документов: «Заявка заказчика», «Заявка Перевозчика», «Разнарядка», «Субподряд», «ТТН», «Реализация услуг». Алгоритм работы менеджеров по обработке и постобработке заявки с привлечением наемного транспорта представлен ниже на рисунке (см. рисунок 4.7).
Рисунок 4.7. Алгоритм работы с заявкой заказчика с использованием наемного ТС
.2.3 Инструкции менеджерам по частным случаям
Кроме стандартных ситуаций, необходимо разобрать частные случаи, при которых у новых пользователей информационной системы могут возникнуть определенные вопросы. В первую очередь, необходимо разобрать, как можно добавить заказ к уже сформированному путевому листу. В компании довольно часто возникают ситуации, при которых к уже сформированному путевому листу добавляются новые заказы, в этом случае менеджерам необходимо придерживаться следующего алгоритма действий (см. рисунок 4.8).
Нужна помощь в написании диплома?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Рисунок 4.8 Алгоритм добавления заявки в уже сформированный путевой лист
Следующей важной и часто повторяющейся ситуацией является создание n-количества заказов по единому маршруту. Специально для этого случая в конфигурации в документе «Заявка заказчика» в табличной части «Заказы» создано поле «Совместный рейс», которое предусматривает как раз такую ситуацию. В случае, если заявка создана с выбором описанного выше поля, данные о пробеге (которые указываются в ТТН) не начисляются в пробег транспортного средства и не используются при расчёте заработных плат водителям. Данные о пробеге учитываются только по основному заказу.
В процессе обучения и последующей работы у менеджеров не возникало других особых ситуаций, которые бы требовали дополнительного пояснения или составления инструкций.
.2 Инструкции по работе в новой ИС для механика
Механик транспортной компании ранее не работал ни в одной информационной системе, а учет вел в бумажном виде, следовательно, он не имеет опыта работы с информационными системами. Более того, уровень владения ПК у механика на уровне базового. Таким образом, необходимо разработать такие инструкции пользователя, которые бы были понятны механику.
Помимо инструкций, проводилось и личное обучение механика компании, инструкции же нужны, в основном, для самостоятельного выполнения работы механиком.
Если рассматривать деятельность механика с точки зрения информационной системы, то можно разделить её на 2 области:
Учет проведения ремонтных работ.
Контроль за своевременными плановыми обслуживаниями ТС.
Если рассматривать учет проведения ремонтных работ, то в него входят 3 основных документа:
Номенклатура.
Поступление материалов.
Ремонтный лист.
Механик должен уметь заводить купленные материалы, запчасти, тех. жидкости (номенклатуру) в систему для её учета и последующей передачи в конфигурацию бухгалтерии. Учет в бухгалтерии будет отражаться на основании документа «поступление материалов», в котором указываются данные о купленном материале (запчасти, тех. жидкости и т.д.) и способе приобретения. Однако наиболее важной задачей механика является отражение ремонтных работ в системе путем создания документа «Ремонтный лист».
Нужна помощь в написании диплома?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Для заведения номенклатуры был разработан алгоритм действий в виде текста и показан сам алгоритм заведения номенклатуры механику во время обучения. Никаких вопросов во время обучения по данному этапу не возникло, таким образом, не имеет смысла подробно описывать данный процесс.
После заведения номенклатуры необходимо отразить её в документе «Поступления материалов» для последующего учета купленных материалов в конфигурации бухгалтерии. Для этого необходимо открыть документ «Поступление материалов» и заполнить следующие данные:
Вид приобретения материала.
Контрагент (юридическое лицо, являющееся в данном случае продавцом).
Договор с контрагентом.
Организация (учет по какой организации ведется).
Склад (основной склад).
Номенклатура (купленный материал).
Количество.
Сумма.
В документе «Ремонтный лист» указываются данные по проведенному ремонту транспортного средства, данные о сотруднике, проводившем ремонт (которые в последствии учитываются в табеле работы), материалы, использованные в ходе работы и так далее. Скриншот документа представлен ниже на рисунке 4.9:
Рисунок 4.9. Скриншот документа «Ремонтный лист»
Основные реквизиты, обязательные для заполнения:
Подразделение организации.
Нужна помощь в написании диплома?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
ТС (выбрать из списка ТС по которому производится Ремонт/ ТО).
Мастер (выбрать из списка сотрудника, ответственного за ремонт).
Спидометр (занести данные о километраже, на котором проводился ремонт транспортного средства).
ТО (если производится ТО- необходимо поставить флажок; при выборе пункта появится вкладка ТО).
Склад (выбрать из списка тот склад, на который ранее зачислен материал/запчасть/техническая жидкость).
Период работы (задать период работ в который проводился ремонт).
Вид (ремонт своими силами/ ремонт сторонней организацией). Если ремонт выполнялся сторонней организацией необходимо выбрать контрагента, проводившего ремонт.
В рассматриваемом документе представлены следующие вкладки:
Вкладка Материалы. Содержит данные о материалах (запчастях), которые были использованы в ремонте.
Вкладка Работы. Содержит данные о перечне проводимых работ.
Вкладка Специальные жидкости. Содержит данные о технических жидкостях, которые менялись в транспортном средстве.
Вкладка Состояние Шин. Содержит данные о состоянии шин (высота протектора, дефекты).
Вкладка Привлечение Водителей. Содержит данные о привлечении водителей к ремонту ТС.
Вкладка ТО. Содержит данные о проведении ТО.
Нужна помощь в написании диплома?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Если рассматривать контроль за своевременным плановым обслуживанием ТС, то в него входит также 3 документа:
Создание норм ТО (для моделей ТС).
Установка Начальных данных (ТС).
Установка, перемещение, списание шин, акб.
Механик компании должен уметь заводить нормы ТО для моделей транспортных средств для последующего автоматического контроля системы за периодичностью проведения ТО. Для начала контроля за транспортными средствами, механик должен заполнить документ «Начальные данные транспортных средств». Таким образом, были разработаны инструкции, по которым механик должен вести учет, используя вышеперечисленные документы.
В первую очередь необходимо обучить механика заведению данных о нормах проведения технического обслуживания для каждой модели транспортного средства, для этого в документе «Модели транспортных средств» существует вкладка «Нормы ТО», которая отражает периодичность проведения технических работ и материалы для проведения. Ниже на рисунке представлен скриншот выбранной информационной системе, на котором изображен документ «Модели транспортных средств» (см. рисунок 4.10).
Рисунок 4.10. Документ «Модели транспортных средств», вкладка «Нормы ТО»
На данной вкладке расположены следующие реквизиты обязательные для заполнения:
Вид технического облуживания — ТО 1 / ТО 2
Норма, км — Периодичность в километрах
Периодичность — Периодичность в месяцах.
Выполняется сторонней организацией — необходимо поставить флажок, если делаем не своими силами.
Для каждой машины необходимо установить начальные данные. Установить номерные агрегаты (т.е. шины, аккумуляторы); наработку оборудования; техническое обслуживание.
Ниже на рисунке представлена вкладка «Номерные агрегаты», на которой должны быть указаны номерные агрегаты (аккумулятор, шины) установленные на транспортное средство (см. рисунок 4.11).
Нужна помощь в написании диплома?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Рисунок 4.11. Документ «Начальные данные ТС»
Номерные агрегаты:
Дата установки номерного агрегата.
Номенклатура (шины/аккумулятор).
Серийный номер (серийный номер номерного агрегата).
Норматив использования (в км).
Наработка (сколько уже использовалось в км).
Срок службы.
Запасной/Установлен (является ли в данный момент этот номерной агрегат установленным на ТС или же запасным).
Ниже на рисунке представлена вкладка «Наработка оборудования», на которой должны быть указаны данные наработки установленного на транспортное средство дополнительное оборудование (рисунок 4.12):
Рисунок 4.12. Документ «Начальные данные ТС», вкладка «Наработка оборудования»
Наработка оборудования:
Оборудование ТС (выбрать конкретное оборудование ТС).
Использование (сколько в км уже использовалось).
Нужна помощь в написании диплома?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Ниже на рисунке представлена вкладка «Техническое обслуживание» документа «Начальные данные ТС». Здесь заносятся данные о проведенных технических работах непосредственно перед вводом транспортного средства в эксплуатацию в компании (см. рисунок 4.13).
Рисунок 4.13. Документ «Начальные данные ТС», вкладка «Техническое обслуживание»
Техническое обслуживание:
Объект — ТС, по которому заносятся данные.
Дата проведения.
Вид ТО (ТО 1 / ТО 2).
Наработка (в км).
Согласно вышеописанным инструкциям было произведено обучения механика работе в новой информационной системе. Заполненные механиком данные в дальнейшем позволят контролировать периодичность обслуживания транспортных средств и частично автоматизируют бухгалтерский учет по купленным материалам и проведенным работам.
Оценка затрат и доходов от внедрения системы
Необходимость выбора и внедрения релевантной информационной системы ни раз обусловлена в тексте работы. Как уже говорилось, правильно выбранная информационная система может дать компании необходимый толчок для дальнейшего её развития. Однако, множество руководителей компаний зачастую отсрочивают приобретение и внедрение новой информационной системы, позволяющий решить насущные проблемы компании, а также имеющие потенциал для дальнейшего развития. Причина отсрочки в большинстве случаев заключается в том, что руководители опасаются несоразмерных затрат на приобретение и, главное, внедрение такой информационной системы. Действительно, мало знать стоимость лицензии выбранной информационной системы, важно также учитывать затраты на доработку и внедрение, а также на её дальнейшее обслуживание, необходимо закладывать в финальную цену внедрения и скрытые затраты. Общность затрат формирует совокупную стоимость владения информационной системой, которую обозначают как TotalCostofOwnership (TCO). Совокупную стоимость владения системой оценить весьма сложно, поскольку она складывается из множества факторов и параметров, влияющих на их оценку и связи друг с другом [27].
Компания, принимающая решение о внедрении информационной системы, должна подходить к этому процессу весьма тщательно, поскольку согласно результатам исследования GartnerGroup, совокупные затраты на поддержу и работу информационной системы превышают стоимость первоначальных инвестиций в 5 раз [27].
Исходя из всего вышеперечисленного, необходимо провести тщательную оценку всех затрат на проект выбора и внедрения информационной системы, провести объективную оценку прибыли, провести анализ дополнительных затрат, которые лежат за пределами периода внедрения ИС и сделать предварительный вывод о выгодах и успешности внедрения.
Расчет совокупной стоимости владения ИС
Помимо очевидных затрат, таких как расходы на приобретение лицензии, внедрение и доработку информационной системы, оплату труда специалистов, курирующих процесс, существуют затраты, которые понесёт компания в последующее после внедрения время. После внедрения необходимо будет поддерживать, обслуживать, дорабатывать и модернизировать информационную систему. Эти затраты при суммировании с базовыми составляют совокупную стоимость владения информационной системой. При начале проекта был заложен бюджет в 350 000 рублей.
Нужна помощь в написании диплома?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Совокупные затраты можно разделить на 2 категории: видимые затраты и невидимые затраты. Под видимыми затратами понимаются формально обозначенные затраты, которые известны до момента заключения сделки и имеют фиксированную стоимость. Под невидимыми затратами понимают дополнительные затраты, которые не вынесены в формальный прайс-лист [27].
Необходимо определить, какие затраты относятся к видимым и невидимым в конкретном случае внедрения информационной системы платформы 1С конфигурации Автотранспорта в транспортную компанию ООО «Сильные машины». К видимым затратам относятся:
Стоимость лицензии 1С: Автотранспорт.
Стоимость одного рабочего места.
Стоимость внедрения.
К невидимым затратам относятся:
Аутсорсинг.
Содержание сервера.
Стоит отметить, что автор текущей работы рассматривается как внешний специалист, следовательно, компания использует услуги частичного ИТ — аутсорсинга. Более того, компания приобретает авторскую конфигурацию платформы 1С, поддерживаемую разработчиком. Таким образом, компания выходит за рамки своего штата и пользуется услугами сторонних лиц на период выбора, доработки и внедрения ИС. Исходя из этого, данная категория должна быть включена в перечень расходов на совокупное владение системой.
Совокупные затраты на владение информационной системой представлены ниже в таблице 4.1:
Таблица 4.1. Совокупные затраты на владение информационной системой
Расчет совокупных затрат на владение информационной системы без учета альтернативных вложений составил 350 500 рублей в первый год. В последующее время после внедрения затраты составляют 140 500 рублей в год. При расчете не учитывалась стоимость инфляции и форс-мажоры. Несмотря на это, были учтены расходы на замену комплектующих и затраты на дальнейшее развитие системы. Исходя из проведенных расчетов, видно, что совокупные расходы на информационную систему превышают первоначальные инвестиции почти в 5 раз, что и было сказано на основании проведенного анализа GartnerGroup.
Расчет совокупных доходов от владения выбранной ИС
Нужна помощь в написании диплома?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Для того, чтобы сделать выводы относительно успешности внедрения, необходимо также знать и совокупные доходы, которые может принести система после её внедрения. Однако доходную часть оценить значительно сложнее, нежели затраты. В конкретном случае это осложняется ещё и тем, что, несмотря на внедрение системы в компанию, она не является основной и станет ей только тогда, когда будут завершены все доработки по адаптации информационной системы к специфике транспортной компании, указанные в техническом задании, а также мелкие доработки, которые возникают в процессе работы.
Оценку эффективности внедрения информационной системы нельзя провести, учитывая только стоимость владения и экономические показатели отдачи продукта, так как не всегда преимущества ИС связанны с увеличением производительности сотрудников, но появляются и косвенные преимущества, такие как увеличение лояльности клиентов из-за качественной и ускоренной обработки заказа, увеличение количества выполненных заказов, что в совокупности способствует привлечению новых клиентов [29].
Кроме того, требуется также учесть и риски автоматизации, такие как риски внедрения; риски, связанные с эксплуатацией: риски, связанные с изменением бизнес-процессов; технические риски. Именно из-за этих сложностей, в настоящее время ещё не сформирована целостная методология оценки экономической эффективности внедрения информационных систем. Для оценки применяют имитационное моделирование, которое позволяет получить примерный результат [29].
В работе будет применен метод имитационного моделирования моделей «AS-IS» использования действующей информационной системы и «TO-BE» использования выбранной информационной системы. Предполагается оценить общее время работы с одной заявкой клиента в действующей информационной системе и внедряемой. Следует учитывать и то, что время полного цикла работы с заявкой клиента в новой информационной системе может незначительно измениться в негативную сторону в связи с дальнейшими доработками (увеличение время на создание документов, так как предполагается, что документ будет создаваться после автоматического создания документа в 1С: Бухгалтерии), так и может незначительно сократиться в связи с увеличением скорости работы пользователями в уже знакомой и привычной системе. Также следует отметить и то, что данные собирались после того, как сотрудники уже умели работать в новой ИС и самостоятельно каждый сотрудник завел порядка 20 заявок.
Было принято решение провести имитационное моделирование в полнофункциональной среде моделирования «BizagiModeler». Моделирование выполняется путем наполнения графическими элементами рабочей зоны программы, установления связей между ними. Для каждого графического элемента установлено время, затрачиваемое менеджером на конкретный этап, затрачиваемые ресурсы. Время, заданное для каждого подпроцесса рассчитывается согласно нормальному распределению. Результаты такого моделирования позволяют дать оценку эффективности внедрения. Результаты представлены ниже в таблице 4.2:
Таблица 4.2. Результаты имитационного моделирования
Из результата имитационного моделирования видно, что на выполнение полного цикла работы с заявкой заказчика у менеджера уходит на 67 минут меньше времени в новой информационной системе, нежели в действующей. Эти данные являются наглядной демонстрацией успешности внедрения. Такой результат достигнут благодаря внедрению релевантной информационной системы, которая позволила автоматизировать те процессы компании, которые ранее выполнялись вручную и занимали большое количество времени.
При использовании новой информационной системы, согласно вычислениям выше, в 8 часовой рабочий день менеджер способен выполнить полный цикл работы с заявкой в 1,5 раза быстрее, тем самым увеличивая количество выполненных заказов за счет наличия появившегося свободного времени на оформление новых заказов.
В настоящий момент, компания в месяц из всех заявок выполняет 40% заявок собственными силами и 60% заявок привлекая наемный транспорт. Норма выполненных заказов составляет порядка 100-120, исходя из этого, освободившееся время на работу с заявкой менеджер может потратить на поиск и обработку новых заказов. В связи с этим, предполагается увеличение среднего количество выполненных заявок в месяц на 15%, тем самым увеличивая ежемесячную среднюю выручку с 1 500 000 рублей примерно на 250 000 рублей, то есть на 16,7%.
Исходя из представленных выше данных и учитывая ориентировочную чистую прибыль компании равную 1 000 000 рублей, можно рассчитать на сколько при прочих равных увеличится чистая прибыль компании в год: 1 000 000 * 16,7% = 1 166 667 рублей. Таким образом, чистая прибыль компании ориентировочно вырастет на 167 тысяч рублей.
Срок окупаемости рассчитывается как отношение затрат внедрения к полученной чистой прибыли за 1 год, следовательно, срок окупаемости равен: 350 500 / 1 166 667 = 0,3 года = 3,6 месяца. Исходя из проведенных расчетов, срок окупаемости проекта составляет до 4х месяцев.
Несмотря на приведенные выше расчеты, точно говорить об эффективности внедрения рано, поскольку необходимо осознавать, что использование новой информационной системы влияет на количественные показатели деятельности компании. Более того, может изменится рыночная ситуация, изменится цены на топливо, повысится конкурентность рынка и так далее. Поэтому, для точного определения эффективности внедрения, необходимо провести повторный анализ спустя полгода, после заключающего этапа внедрения выбранной информационной системы в компанию.
Итоги главы
Нужна помощь в написании диплома?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
В рассматриваемой главе были описаны подходы при перепроектировании информационных систем. Был выбран комбинированный подход. Также было принято решение начать внедрение информационной системы в том виде, котором она была на момент покупки и параллельно вести доработку ИС.
Были составлены инструкции менеджерам и механику по работе с выбранной информационной системой. Было проведено обучение менеджеров и механика по работе в новой для них информационной системе.
Также была рассчитана совокупная стоимость владения системой в первый год, что составило 350 500 рублей. Были рассчитаны предварительные совокупные доходы от владения выбранной ИС. Согласно этим расчетам, затраты на выбранную информационную систему окупятся спустя 4 месяца полноценной работы в новой ИС. Предварительно, было рассчитано увеличение ежемесячной выручки компании, что составило 16,7%.
Заключение
Внедрение информационных систем само по себе не приносит прямых экономических выгод, однако, безусловно, является действенным механизмом повышения эффективности деятельности компании, благодаря которой, в свою очередь,достигаются финансовые результаты.По предварительным расчетам, транспортная компания ООО «Сильные Машины» после окончания внедрения информационной системы получит увеличение чистой прибыли на 16,7%, что можно назвать успешным критерием реализации проекта внедрения релевантной системы в компанию.
В процессе работы были выявлены следующие проблемные области исследуемой компании ООО «Сильные Машины»: отсутствие автоматизированного контроля за состоянием и обслуживанием транспортных средств, а также расходом горюче-смазочных жидкостей; лоскутная автоматизация формирования печатных форм документов; отсутствие автоматизированного начисления заработной платы водителям.
Построены модели «AS-IS» и «TO-BE» использования действующей и выбранной информационных систем, которые, в свою очередь, являются основанием для определения требований, предъявляемых к ИС. Проведен анализ классов и продуктов ИС и выбран наиболее релевантный продукт класса TMS — 1С: Управление Автотранспортом. На основании этих данных было разработано Техническое Задание в соответствии с ГОСТ 34.602-89.
В результате работы над адаптацией ИС к специфике компании ООО «Сильные Машины» созданы печатные формы основных для транспортной компании документов: заявка заказчика, заявка перевозчика, счет на оплату, счет фактура, договор подряда, спецификация,акт передачи ТС подрядчику, акт приема ТС заказчиком, акт выполненных работ. Помимо этого, произведена алгоритмизация начислений заработной платы водителям, выделены основные критерии и виды начисления заработной платы, произведена настройка системы и написана внешняя обработка, благодаря которой достигнута автоматизация расчета заработных плат водителям компании.
Выбранная информационная система внедрена в компанию в качестве второстепенной информационной системы до момента окончания работ по адаптации ИС к специфике компании. Написаны инструкции для пользователей по работе в новой информационной системе. Произведен предварительный расчет экономической эффективности от внедрения новой ИС, а также определен период окупаемости проекта, который по расчетам составит около 4 месяцев.
В целом, на момент написания работы, проект внедрения релевантной информационной системы можно считать успешным, ввиду увеличения производительности труда менеджеров, что напрямую скажется на увеличении доходности транспортной компании и её дальнейшему развитию.
Библиографический список
Бурцева Е.В. Информационные системы. // И.П. Рак, А.В. Серезнев, А.В. Терехов, В.Н. Чернышов.Издательство ТГТУ 2009, — 87c.
Что такое информационная система. [Электронный ресурс] // URL: #»896572.files/image028.gif»>
Рисунок А.1. Модель «AS-IS» бизнес-процессов транспортной компании
Нужна помощь в написании диплома?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Рисунок А.2. Декомпозиция модели «AS-IS»бизнес-процессов транспортной компании (Часть 1)
Рисунок А.3. Декомпозиция модели «AS-IS» бизнес-процессов транспортной компании (Часть 2)
Рисунок А.4. Декомпозиция модели «AS-IS» бизнес-процессов транспортной компании (Часть 3)
Рисунок А.5. Декомпозиция модели «AS-IS» бизнес-процесса «Поиск перевозчика, определение стоимости услуг, правил расчета» (Часть 4)
Рисунок А.6. Декомпозиция модели «AS-IS» бизнес-процесса «оформление документов с заказчиком» (Часть 5)
Рисунок А.7. Декомпозиция модели «AS-IS» бизнес-процесса «Оформление документов с перевозчиком» (Часть 6)
Рисунок А.8. Декомпозиция модели «AS-IS» бизнес-процесса «Выполнение заказа — перевозка» (Часть 7)
Рисунок А.9.Декомпозиция модели «AS-IS» бизнес-процесса «Обработка выполненного заказа» (Часть 8)
Рисунок А.10. Декомпозиция модели «AS-IS» бизнес-процесса «Обработка выполненного заказа» (Часть 9)
Приложение Б
Модель «AS-IS» использования ИС при работе с заявкой заказчика
Рисунок Б.1. Модель «AS-IS» использования ИС при работе с заявкой заказчика (Часть 1)
Рисунок Б.2. Модель «AS-IS» использования ИС при работе с заявкой заказчика (Часть 2)
Приложение В. Сравнительная характеристика классов ИС
Нужна помощь в написании диплома?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Таблица В.1. Сравнительная характеристика классов информационных систем
Приложение Г
Сравнение продуктов класса TMS
Таблица Г.1. Сравнение продуктов класса TMS
Приложение Д
Модель «AS-IS»использования разрабатываемой ИС при работе с заявкой
Рисунок Д.1.Модель «AS-IS» использования разрабатываемой ИС при работе с заявкой заказчика (Часть 1)
Рисунок Д.2. Модель «AS-IS» использования разрабатываемой ИС при работе с заявкой заказчика (Часть 2)
Приложение Е
Модель «TO-BE» использования разрабатываемой ИС при работе с заявкой заказчика
Рисунок Е.1. Модель «TO-BE» использования разрабатываемой ИС при работе с заявкой заказчика (Часть 1)
Рисунок Е.2. Модель «TO-BE» использования разрабатываемой ИС при работе с заявкой заказчика (Часть 2)
Рисунок Е.3. Модель «TO-BE» использования разрабатываемой ИС при работе с заявкой заказчика (Часть 3)
Нужна помощь в написании диплома?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Приложение Ж
Сравнение конфигураций
Таблица Ж.1. Таблица сравнения конфигураций 1С класса TMS
Приложение З
Техническое задание
Общие сведения
Настоящий документ представляет собой техническое задание на проектирование внедрения авторской конфигурации «Управление Автотранспортом» платформы 1С версии 8.3.
Текущий документ выполнен в соответствии с ГОСТ 34.602-89.
Заказчиком выступает транспортная компания ООО «Сильные Машины».
Сроки начала выполнения работ по Техническому заданию — 01.03.2017. Сроки окончания работ — 15.04.2017.
По выполнению каждого пункта технического задания, работа сдается директору ИТ-отдела компании ООО «Сильные Машины».
Назначение и цели доработки системы
Назначение системы
Нужна помощь в написании диплома?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Система предназначена для автоматизации таких бизнес-процессов транспортной компании, как документооборот, контроль за техническим состоянием собственного автопарка компании, автоматический расчет заработных плат водителям, контроль за износом номерных агрегатов, контроль за деятельностью менеджеров и диспетчеров компании, контроль за документами сотрудников, в частности водителей (страховка, водительское удостоверение, мед карта и т.д.).
Цели системы
Основная цель доработки ИС 1С: Управление автотранспортом — повышение эффективности управления процессами транспортной компании, повышение уровня автоматизации за счет реализации функций автоматизированного:
начисления заработных плат водителям;
формирования печатных форм документов.
Создание или внедрение такой современной системы управления предприятием позволяет:
Во-первых, повысить управляемость и маневренность предприятия.
Во-вторых, учитывать фактические и планируемые затраты; формировать разнообразные формы отчетов для внешнего пользователя и для принятия управленческих решений.
В-третьих, повысить конкурентоспособность предприятия, за счет увеличения скорости и качества обслуживания клиентов компанией.
Кроме того, наличие автоматизированной информационной системы управления позволяет обеспечить:
актуальность управленческой информации;
повышение качества управленческой информации, то есть ее достоверности и возможности анализа;
систематизацию документооборота;
обработку больших объемов информации;
Нужна помощь в написании диплома?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
создание единой технологии управления ресурсами;
контроль состояния взаиморасчетов предприятия;
повышение уровня квалификации персонала, обеспечение постоянного качества работы, перевод субъективных факторов в технологическую плоскость; сокращение многократной обработки информации;
повышение качества аналитической работы, изменение функций аналитиков, переход от рутинного механического счета к анализу;
возможность изменения структуры предприятия, реструктуризация бизнеса и технологических процессов.
Изменения в 1С: Управление АвтоТранспортом связаны с необходимостью учесть уникальные потребности заказчика, которые не могли быть учтены разработчиком.
Характеристика объектов автоматизации
Ниже на таблице З.1. представлена характеристика объектов автоматизации.
Таблица З.1. Характеристика объектов автоматизации
Все отделы заказчика будут задеты при внедрении информационной системы.
На основании анализа бизнес-процессов заказчика были определены следующие проблемы компании:
Отсутствие контроля за обслуживанием транспортных средств.
Отсутствие автоматизированного формирования печатных форм документов.
Нужна помощь в написании диплома?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Отсутствие автоматизированного расчета заработных плат водителям.
Отсутствие возможности планирования затрат.
Состав и содержание работ по созданию системы
В результате выполнения работ на основании данного технического задания предполагается осуществить изменения информационной системы платформы 1С конфигурации «Управление Автотранспортом», которая будет охватывать следующие области функций по виду деятельности ООО «Сильные Машины» — перевозка грузов:
Область «Создание печатных форм».
Область «Добавление дополнительных данных».
Параллельно с выполнением доработок система будет внедрятся в транспортную компанию ООО «Сильные Машины».
Порядок контроля и приемки системы
Виды и объем испытаний системы
Система подвергается тестированию следующих видов:
Предварительное тестирование (тестирование разработчиками написанного блока программы).
Опытная эксплуатация (тестирование пользователями написанного блока программы).
Приемочное тестирование (презентация функционала и работы генеральному директору и ИТ-директору компании).
Требования к приемке работ по стадиям
Нужна помощь в написании диплома?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Ниже на таблице З.2. представлены требования к приемке работ:
Таблица З.2. Требования к приемке работ по стадиям
Источники разработки
Настоящее Техническое Задание разработано на основе следующих документов и информационных материалов:
Модель «AS-IS» бизнес-процессов транспортной компании.
Модель «AS-IS» использования действующей информационной системы.
Модель «TO-BE» использования дорабатываемой информационной системы.
ГОСТ 34.602-89 Техническое задание на создание автоматизированной системы.
Базовые термины и понятия
Основная валюта — выбранная валюта, в которую пересчитывается рублевое выражение суммы по курсу этой валюты на дату совершения операции (например, условные единицы).
Информационная система (ИС) — комплекс программных средств на базе платформы 1С: Предприятие 8.3, реализующий информационную технологию выполнения установленных функций.
Номенклатура — список номенклатурных единиц или позиций номенклатуры (запчастей, тары и услуг) и их реквизитов и свойств, сгруппированных в различные группы номенклатуры, а также вся связанная дополнительная информация.
Юридическое лицо контрагента — объект для ведения взаиморасчетов, может иметь несколько контрагентов.
Нужна помощь в написании диплома?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Контрагент — Подразделение юридического лица, объект, с которым ведутся операции купли-продажи товаров.
Бизнес-процесс — серия логических взаимосвязанных действий, при которых ресурсы предприятий или организаций используются для создания или получения полезного для потребителя продукта или услуги в фиксированный промежуток времени.
Входная информация ИС — информация, поступающая в ИС в виде документов, сообщений, данных, необходимая для выполнения функций ИС.
Выходная информация ИС — информация, получаемая в результате выполнения функций ИС и выдаваемая на объект ее деятельности, пользователю или в другие системы.
Информационное обеспечение ИС — совокупность форм документов, классификаторов, нормативной базы и реализованных решений по объемам, размещению и формам существования информации, применяемой в ИС при ее функционировании.
Компонент ИС — часть ИС, выделенная по определенному признаку или совокупности признаков и рассматриваемая как единое целое.
Макет программного продукта — программа (пакет программ), имитирующая работу системы на уровне пользовательского интерфейса. Используется для оценки эргономики, полноты и корректности реализации требований в части порядка работы с продуктом (включая оценку пользователем), в качестве образца при кодировании.
Методическое обеспечение ИС — совокупность документов, описывающих технологию функционирования ИС, методы выбора и применения пользователями технологических приемов для получения конкретных результатов при функционировании ИС.
Надежность ИС — комплексное свойство ИС сохранять во времени в установленных пределах значения всех параметров, характеризующих способность ИС выполнять свои функции в заданных режимах и условиях эксплуатации.
Опытная эксплуатация — совокупность работ по проверке ИС на соответствие требованиям технического задания, а также работ по проверке корректности работы и реализуемости бизнес-процессов, выполняемых в цикле разработки на территории клиента (заказчика), с использованием их технических средств и персонала.
Организационное обеспечение ИС — совокупность документов, устанавливающих организационную структуру, права и обязанности пользователей и эксплуатационного персонала ИС в условиях функционирования, проверки и обеспечения работоспособности ИС.
Пользователь ИС — лицо, участвующее в функционировании ИС или использующее результаты ее функционирования.
Программное обеспечение ИС — совокупность программ на носителях данных и программных документов, предназначенная для отладки, функционирования и проверки работоспособности ИС.
Промышленная эксплуатация — период жизненного цикла ИС, на котором производится его коммерческая реализация, оказание сопутствующих услуг, сопровождение и техническая поддержка.
Нужна помощь в написании диплома?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Сопровождение ИС — деятельность, по оказанию услуг, необходимых для обеспечения устойчивого функционирования или развития ИС.
Технические требования к системе — обязательные условия, относящиеся к программному продукту. Могут подразделяться на функциональные, архитектурные, эксплуатационные и т.п.;
Технический проект (ТП) — комплект проектных документов на ИС, разрабатываемый на стадии «Технический проект», утвержденный в установленном порядке, содержащий основные проектные решения по системе в целом, ее функциям и всем видам обеспечения ИС и достаточный для разработки рабочей документации на ИС.
Техническое обеспечение ИС — совокупность всех технических средств, используемых при функционировании ИС.
Функции и задачи ИС — совокупность действий ИС, направленных на достижение определенной цели.
Топливо смазочные материалы (ТСМ) — нефтепродукты, к которым относят различные виды горючего и смазки, в основном в применении к автотранспорту <https://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%90%D0%B2%D1%82%D0%BE%D1%82%D1%80%D0%B0%D0%BD%D1%81%D0%BF%D0%BE%D1%80%D1%82>: топливо <https://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%A2%D0%BE%D0%BF%D0%BB%D0%B8%D0%B2%D0%BE> (бензин <https://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%91%D0%B5%D0%BD%D0%B7%D0%B8%D0%BD>, дизельное топливо <https://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%94%D0%B8%D0%B7%D0%B5%D0%BB%D1%8C%D0%BD%D0%BE%D0%B5_%D1%82%D0%BE%D0%BF%D0%BB%D0%B8%D0%B2%D0%BE>, сжиженный нефтяной газ <https://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%A1%D0%B6%D0%B8%D0%B6%D0%B5%D0%BD%D0%BD%D1%8B%D0%B5_%D1%83%D0%B3%D0%BB%D0%B5%D0%B2%D0%BE%D0%B4%D0%BE%D1%80%D0%BE%D0%B4%D0%BD%D1%8B%D0%B5_%D0%B3%D0%B0%D0%B7%D1%8B>, сжатый природный газ <https://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%9A%D0%BE%D0%BC%D0%BF%D1%80%D0%B8%D0%BC%D0%B8%D1%80%D0%BE%D0%B2%D0%B0%D0%BD%D0%BD%D1%8B%D0%B9_%D0%BF%D1%80%D0%B8%D1%80%D0%BE%D0%B4%D0%BD%D1%8B%D0%B9_%D0%B3%D0%B0%D0%B7>), смазочные материалы <https://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%A1%D0%BC%D0%B0%D0%B7%D0%BE%D1%87%D0%BD%D1%8B%D0%B5_%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B5%D1%80%D0%B8%D0%B0%D0%BB%D1%8B> (моторные <https://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%9C%D0%BE%D1%82%D0%BE%D1%80%D0%BD%D1%8B%D0%B5_%D0%BC%D0%B0%D1%81%D0%BB%D0%B0>, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки), специальные жидкости (тормозные <https://ru.wikipedia.org/w/index.php?title=%D0%A2%D0%BE%D1%80%D0%BC%D0%BE%D0%B7%D0%BD%D0%B0%D1%8F_%D0%B6%D0%B8%D0%B4%D0%BA%D0%BE%D1%81%D1%82%D1%8C&action=edit&redlink=1>иохлаждающие).
Товарно-транспортный документ (ТТД) — товаросопроводительный документ, оформляемый при грузоперевозке наземным транспортом.
Требования к системе
Последующее описание производимых изменений в конфигурации предполагает следующие сценарии использования:
. Перевозка груза выполняется собственным транспортом. При данном сценарии предполагается создание документа «Заявка Заказчика» из которого доступны следующие печатные формы документов: «Заявка заказчика», «Счет на оплату», «Счет фактура». Следующим шагом является создание документа «Разнарядка», который предназначен для формирования документа «Путевой лист». Из документа «Путевой лист» доступна его печатная форма. Также из путевого листа есть возможность создать документ «Договор подряда», который в свою очередь, является основанием для документов «Спецификация», «Акт передачи ТС водителю», «Акт возврата ТС заказчику». Каждый из описанных документов имеет свою печатную форму. После выполнения заказа из документа «Путевой лист» создается документ «Товаротранспортный документ», который в свою очередь является основанием для документа «Реализация услуг».
. Перевозка груза выполняется наемным ТС. При данном сценарии предполагается создание документа «Заявка Заказчика» из которого доступны следующие печатные формы документов: «Заявка заказчика», «Счет на оплату», «Счет фактура». Далее необходимо заполнить документ «Заявка перевозчика», который также имеет разработанную печатную форму. После этого из документа «Разнарядка» создается документ «Субподряд», который является основанием для документа «Реализация товаров и услуг». Для документа «Реализация товаров и услуг» разработана печатная форма.
Область «Создание печатных форм»
Область функций «Создание печатных форм» включает автоматизацию задач, связанных формированием печатных форм документов. Рассматриваемая область функций включает в себя следующие задачи:
Создание печатной формы документа «Договор на перевозку груза» («Договор заявка»).
Создание печатной формы документа «Счет на оплату».
Нужна помощь в написании диплома?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Создание печатной формы документа «Счет фактура».
Создание печатной формы документа «Акт выполненных работ» («Реализация Услуг»).
Создание печатной формы документа «Договор подряда».
Создание печатной формы документа «Спецификация» к договору подряда.
Создание печатной формы документа «Акт передачи ТС подрядчику» к договору подряда.
Создание печатной формы документа «Акт возврата ТС заказчику» к договору подряда.
Создание печатной формы документа «Договор на перевозку груза»
.1.1.1 Описание задачи
Исполнение задачи инициируется:
Единожды для каждой заявки клиента на перевозку груза в момент оформления документов перед непосредственным выполнением заказа.
Исполнение задачи — это формирование одной из двух (договор с наемным перевозчиком/ договор заявка на перевозку) печатных форм документа по заранее определенному алгоритму и шаблону, исходя из ранее записанных данных конфигурации. Для формирования печатной формы документа требуются данные, отсутствующие в новой конфигурации; эти данные будут добавлены в конфигурацию и описаны ниже. Добавленные данные будут использоваться во многих других задачах ИС. Формирование одной из печатных форм вызывается по нажатию кнопки «Печать договора с наемным перевозчиком» для печати документа «Договор с наемным перевозчиком» или «Печать договор заявки» для печати документа «Договор заявка перевозчика». Кнопки доступны из формы документа «Заявка заказчика». После формирования печатная форма доступна для редактирования менеджером, курирующим заказ. Печатная форма документа должна открываться в отдельном окне системы.
В контексте настоящей задачи правами создания документа «Заявка заказчика» должны быть наделены пользователи с ролью «Менеджер по перевозкам», а также генеральный директор организации. Пользователи с ролью «Механик» не должны иметь доступ к этим документам.
Данные для формирования печатной формы документа «Договор заявка» представлены ниже в таблице З.3:
Таблица З.3. Данные для формирования печатной формы документа
Нужна помощь в написании диплома?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Данные, необходимые для формирования печатной формы, но отсутствующие ранее в конфигурации, представлены ниже в таблице З.4:
Таблица З.4. «Нетиповые» данные для формирования печатной формы документа
.1.1.2 Выходная информация
Одна из автоматически заполненных печатных форм документа «Договор заявка» в зависимости от выбора пользователя формируется в отдельном окне программного продукта. Шаблон формы представлен в Приложении 1.
Создание печатной формы документа «Счет на оплату».
.1.2.1 Описание задачи
Исполнение задачи инициируется:
Единожды для каждой заявки клиента на перевозку груза в любой момент времени менеджером, курирующим заказ.
Исполнение задачи — это формирование печатной формы документа по заранее определенному алгоритму и шаблону, исходя из ранее записанных данных конфигурации. Для формирования печатной формы документа требуются данные заполненные ранее в конфигурацииэти данные будут описаны ниже. Формирование печатной формы происходит по нажатию на выпадающее меню «Печать» и выбор соответствующего пункта «Счет на оплату» формы документа «Заявка заказчика». После формирования печатная форма доступна для редактирования менеджером, курирующим заказ. Печатная форма документа открывается в отдельном окне конфигурации.
В контексте настоящей задачи правами создания документа «Счет на оплату» должны быть наделены пользователи с ролью «Менеджер по перевозкам», а также генеральный директор организации. Пользователи с ролью «Механик» не должны иметь доступ к этим документам.
Необходимо создать справочник «Счет на оплату» в котором будет 2 реквизита:
Номер документа.
Нужна помощь в написании диплома?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Дата документа.
При нажатии менеджером выпадающего меню «Печать на основании» кнопки «Счет на оплату» создается заполненная печатная форма документа «Счет на оплату».
Данные для формирования печатной формы документа «Счет на оплату» представлены ниже в таблице З.5:
Таблица З.5. Данные для формирования печатной формы документа «Счет на оплату»
Данные, необходимые для печати документа, доступны из документа «Заявка заказчика».
Шаблон документа «Счет на оплату» представлен в Приложении 2.
.1.2.2 Выходная информация
Автоматически заполненная печатная форма документа «Счет на оплату» формируется в отдельном окне конфигурации и доступна пользователю для редактирования. Шаблон формы представлен в Приложении 2.
Создание печатной формы документа «Счет фактура»
.1.3.1 Описание задачи
Исполнение задачи инициируется:
Единожды по требованию заказчика для каждой заявки клиента на перевозку груза менеджером, курирующим заказ.
Исполнение задачи — это формирование печатной формы документа «Счет фактура» по заранее определенному алгоритму и шаблону, исходя из ранее записанных данных конфигурации. Для формирования печатной формы документа требуются данные заполненные ранее в конфигурацииэти данные будут описаны ниже. Формирование печатной формы происходит по нажатию на выпадающее меню «Печать» и выбор соответствующего пункта «Счет фактура» формы документа «Заявка заказчика». После формирования печатная форма доступна для редактирования менеджером, курирующим заказ. Печатная форма документа открывается в отдельном окне конфигурации.
Нужна помощь в написании диплома?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
В контексте настоящей задачи правами создания документа «Счет фактура» должны быть наделены пользователи с ролью «Менеджер по перевозкам», а также генеральный директор организации. Пользователи с ролью «Механик» не должны иметь доступ к этим документам.
Необходимо создать справочник «Счет фактура» в котором будет 2 реквизита:
Номер документа.
Дата документа.
При нажатии менеджером выпадающего меню «Печать на основании» кнопки «Счет фактура» создается заполненная печатная форма текущего документа.
Данные для формирования печатной формы документа «Счет фактура» представлены ниже в таблице З.6:
Таблица З.6. Данные для формирования печатной формы документа «Счет фактура»
Данные, необходимые для печати документа, доступны из документа «Заявка заказчика».
Шаблон документа «Счет на оплату» представлен в Приложении 3.
Автоматически заполненная печатная форма документа «Счет фактура» формируется в отдельном окне конфигурации и доступна пользователю для редактирования. Шаблон формы представлен в Приложении 3.
Создание печатной формы документа «Акт выполненных работ» («Реализация Услуг»)
.1.4.1 Описание задачи
Исполнение задачи инициируется:
Нужна помощь в написании диплома?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Единожды для каждой заявки заказчика по окончанию выполнения заказа менеджером, курирующим заказ.
Исполнение задачи — это формирование печатной формы документа «Акт выполненных работ» по заранее определенному алгоритму и шаблону, исходя из ранее записанных данных конфигурации. Для формирования печатной формы документа требуются данные заполненные ранее в конфигурации эти данные будут описаны ниже. Формирование печатной формы происходит по нажатию на кнопку «Печать». После формирования печатная форма доступна для редактирования менеджером, курирующим заказ. Печатная форма документа открывается в отдельном окне конфигурации.
В контексте настоящей задачи правами создания документа «Акт выполненных работ» должны быть наделены пользователи с ролью «Менеджер по перевозкам», а также генеральный директор организации. Пользователи с ролью «Механик» не должны иметь доступ к этим документам.
Документы «Реализация товаров и услуг» формируются автоматически из формы документа «Товарно-транспортный документ». Необходимо, изменить алгоритм создания документа таким образом, чтобы данные: Ставка НДС, сумма НДС заполнялись из документа «Заявка заказчика».
Данные для формирования печатной формы документа «Акт выполненных работ» представлены ниже в таблице З.7:
Таблица З.7. Данные для формирования печатной формы документа «Акт выполненных работ»
Шаблон документа «Акт выполненных работ» представлен в Приложении 4.
.1.4.2 Выходная информация
Автоматически заполненная печатная форма документа «Акт выполненных работ» формируется в отдельном окне конфигурации и доступна пользователю для редактирования. Шаблон формы представлен в Приложении 4.
Создание печатной документа «Договор подряда»
.1.5.1 Описание задачи
Исполнение задачи инициируется:
Единожды для каждой заявки заказчика до начала выполнения заказа менеджером, курирующим заказ.
Нужна помощь в написании диплома?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Исполнение задачи — это формирование печатной формы документа «Договор подряда» по заранее определенному алгоритму и шаблону, исходя из ранее записанных данных конфигурации. Для формирования печатной формы документа требуются данные заполненные ранее в конфигурацииэти данные будут описаны ниже. Формирование печатной формы происходит по нажатию на выпадающее меню «Создать на основании» кнопки «Договор подряда» формы документа «Путевой лист». После формирования печатная форма доступна для редактирования менеджером, курирующим заказ. Печатная форма документа должна открываться в отдельном окне системы.
В контексте настоящей задачи правами создания документа «Договор подряда» должны быть наделены пользователи с ролью «Менеджер по перевозкам», а также генеральный директор организации. Пользователи с ролью «Механик» не должны иметь доступ к этим документам.
Необходимо создать Документ «Договор подряда» в котором будут следующие реквизиты:
Номер документа.
Дата документа.
Ссылка на документ «Договор заявка».
В документе «Договор подряда» должна быть таблица, в которой будут отображаться ссылки на созданные на основании договора подряда документы «Спецификация».
Данные для формирования печатной формы документа «Договор подряда» представлены ниже в таблице З.8:
Таблица З.8. Данные для формирования печатной формы документа «Договор подряда»
Шаблон формы представлен в приложении 5.
.1.5.2 Выходная информация
Автоматически созданная печатная форма документа «Договор подряда».
Документ «Договор подряда», ссылка на который находится на форме документа «Путевой лист».
Нужна помощь в написании диплома?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Создание печатной документа «Спецификация» к договору подряда
.1.6.1 Описание задачи
Исполнение задачи инициируется:
Неограниченное количество к каждому договору подряда.
Формируется до начала выполнения заказа менеджером, курирующим заказ.
Исполнение задачи — это формирование печатной формы документа «Спецификация» по заранее определенному алгоритму и шаблону, исходя из ранее записанных данных конфигурации. Для формирования печатной формы документа требуются данные заполненные ранее в конфигурацииэти данные будут описаны ниже. Формирование печатной формы происходит по нажатию на выпадающее меню «Создать на основании» кнопки «Спецификация» формы «Договор подряда». После формирования печатная форма доступна для редактирования менеджером, курирующим заказ. Печатная форма документа должна открываться в отдельном окне системы.
В контексте настоящей задачи правами создания документа «Спецификация» должны быть наделены пользователи с ролью «Менеджер по перевозкам», а также генеральный директор организации. Пользователи с ролью «Механик» не должны иметь доступ к этим документам.
Необходимо создать справочник «Спецификация» в котором будут следующие реквизиты:
Номер справочника.
Дата (дата создания).
Ссылка на документ «Договор подряда».
Ссылка на документ «Заявка заказчика».
Данные для формирования печатной формы документа «Спецификация» представлены ниже в таблице З.9:
Таблица З.9. Данные для формирования печатной формы документа «Спецификация»
Нужна помощь в написании диплома?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Шаблон формы представлен в приложении 6.
.1.6.2 Выходная информация
Автоматически созданная печатная форма документа «Спецификация».
Документ «Спецификация», ссылка на который находится на форме документа «Договор подряда».
Создание печатной документа «Акт передачи ТС подрядчику» к договору подряда
.1.7.1 Описание задачи
Исполнение задачи инициируется:
Единожды к каждому заказу с собственным транспортом.
Формируется менеджером, курирующим заказ, до начала выполнения заказа.
Исполнение задачи — это формирование печатной формы документа «Акт передачи ТС подрядчику» по заранее определенному алгоритму и шаблону, исходя из ранее записанных данных конфигурации. Для формирования печатной формы документа требуются данные заполненные ранее в конфигурацииэти данные будут описаны ниже. Формирование печатной формы происходит по нажатию на выпадающее меню «Создать на основании» кнопки «Акт передачи ТС подрядчику» формы документа «Договор подряда». После формирования печатная форма доступна для редактирования менеджером, курирующим заказ. Печатная форма документа должна открываться в отдельном окне системы.
В контексте настоящей задачи правами создания документа «Акт передачи ТС подрядчику» должны быть наделены пользователи с ролью «Менеджер по перевозкам», а также генеральный директор организации. Пользователи с ролью «Механик» не должны иметь доступ к этим документам.
Данные для формирования печатной формы документа «Акт передачи ТС подрядчику» представлены ниже в таблице З.10:
Таблица З.10. Данные для формирования печатной формы документа «Акт передачи ТС подрядчику»
Нужна помощь в написании диплома?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Данные, необходимые для формирования печатной формы, но отсутствующие ранее в конфигурации, представлены ниже в таблице З.11:
Таблица З.11. «Нетиповые» данные для формирования печатной формы документа «Акт передачи ТС подрядчику»
Шаблон формы представлен в приложении 7.
.1.7.2 Выходная информация
Автоматически созданная печатная форма документа «Акт передачи ТС подрядчику».
Справочник «Акт передачи ТС подрядчику», ссылка на который находится на форме документа «Договор подряда».
Создание печатной документа «Акт возврата ТС заказчику» к договору подряда
.1.8.1 Описание задачи
Исполнение задачи инициируется:
Единожды к каждому заказу с собственным транспортом. Формируется менеджером, курирующим заказ, после выполнения заказа и принятия ТС механиком.
Исполнение задачи — это формирование печатной формы документа «Акт возврата ТС заказчику» по заранее определенному алгоритму и шаблону, исходя из ранее записанных данных конфигурации. Для формирования печатной формы документа требуются данные заполненные ранее в конфигурацииэти данные будут описаны ниже. Формирование печатной формы происходит по нажатию на выпадающее меню «Создать на основании» кнопки «Акт возврата ТС заказчику» формы документа «Договор подряда». После формирования печатная форма доступна для редактирования менеджером, курирующим заказ. Печатная форма документа должна открываться в отдельном окне системы.В контексте настоящей задачи правами создания документа «Акт возврата ТС заказчику» должны быть наделены пользователи с ролью «Менеджер по перевозкам», а также генеральный директор организации. Пользователи с ролью «Механик» не должны иметь доступ к этим документам.
Данные для формирования печатной формы документа «Акт возврата ТС заказчику» представлены ниже в таблице З.12:
Нужна помощь в написании диплома?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Таблица З.12. Данные для формирования печатной формы документа «Акт возврата ТС заказчику»
Шаблон формы представлен в приложении 8.
.1.8.3 Выходная информация
Автоматически созданная печатная форма документа «Акт возврата ТС заказчику».
Справочник «Акт возврата ТС заказчику», ссылка на который находится на форме документа «Договор подряда».
Требования к численности и квалификации персонала
В компании с заказами работают 5 менеджеров, которые должны обладать навыками использования компьютера на уровне выше среднего и навыками работы в любой конфигурации платформы 1С.
За техническим состоянием собственного автопарка следит механик организации, который должен обладать навыками использования компьютера на среднем пользовательском уровне, а также базовыми навыками работы в любой конфигурации 1С.
Бухгалтерский отдел должен обладать навыками работы с компьютером выше среднего и навыками работы в конфигурации Бухгалтерия 8.2 платформы 1С на высоком уровне.
Требования к системе
Для внедрения рассматриваемой информационной системы необходимо рассмотреть функциональные и нефункциональные требования к системе.
Рассматриваемая конфигурация Управления автотранспортом платформы 1С предоставляет функционал печати документов, следовательно, необходимо специальное оборудование для печати документов — принтер. Для доступа к принтеру с каждого рабочего места менеджеров, бухгалтеров и механика должна быть проложена и настроена локальная сеть. Помимо этого, необходим доступ в интернет в рабочих целях для каждого сотрудника компании. Подключение к интернету должно быть высокоскоростным и надежным, для этих целей наиболее оптимальным вариантом является проводной интернет. Способ подключения компьютеров к интернету не имеет значения.
Помимо этого, необходим сервер, на котором будет развернута информационная система. Минимальные системные требования, предъявляемые к серверу согласно рекомендациям разработчика:
Нужна помощь в написании диплома?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Процессор с архитектурой x86-64 (Intel с поддержкой EM64T, AMD с поддержкой AMD64).
Оперативная память 2048 Мб и выше.
Жесткий диск 40Гб и выше.
Устройство чтения компакт-дисков.порт.видеокарта.
Системные требования, предъявляемые к компьютерам пользователей, согласно рекомендациям разработка конфигурации:
Процессор Intel Pentium Celeron 2400 Мгц и выше.
Оперативная память 1024 Мб и выше.
Жесткий диск 40Гб и выше.
Устройство чтения компакт-дисков.порт.видеокарта.
Тестирование
После реализации представленных выше изменений конфигурации необходимо провести тестирование внесенных изменений. Каждая печатная форма должна быть протестирована в различных вариантах заполнения документов не менее 30 раз. Автоматизация начисления заработных плат водителям должна быть протестирована на различных путевых листах не менее 30 раз.
Требования, предъявляемые к начислению заработной платы:
Начисление заработной платы должно происходить автоматически по нажатию на соответствующую кнопкудокумента «Путевой лист».
Корректное начисление заработной платы водителя в зависимости от километража.
Нужна помощь в написании диплома?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Корректное начисление заработной платы водителя в зависимости от размеров груза.
Требования, предъявляемые к созданию печатных форм документов:
Печатная форма документа должна открываться по нажатию соответствующей кнопки не позднее чем через 1 секунду.
Все поля печатной формы должны быть заполнены в соответствии с заполненными данными заказа конкретного документа.
В результате тестирования было обнаружено, что в среднем любая печатная форма документа открывается после нажатия на соответствующую кнопку менее чем за 1 секунду. Все записанные в документ данные отображаются в печатной форме документа корректно, согласно постановке задачи.
Расчёт заработных плат водителям происходит согласно внутренним тарифам компании.
Тестирование проводил: Авхимович Дмитрий. 15.04.2017
Прием работ тестирования: ИТ-директор ООО «Сильные Машины». 15.04.2017
Приложение 1. Шаблоны документов «Заявка заказчика»
Шаблон документа «Договор заявка на перевозку груза» (наемный перевозчик):
МЕНЕДЖЕРтел. эл. адрес аська
ДОГОВОР-ЗАЯВКА НА ПЕРЕВОЗКУ ГРУЗА по территории РФ
г. Пермь
ЗАКАЗЧИК:ПОРУЧАЕТ и ОБЯЗУЕТСЯ оплатить оказанные ему услуги
Нужна помощь в написании диплома?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
ПЕРЕВОЗЧИК: ОБЯЗУЕТСЯ ЗА ВОЗНАГРАЖДЕНИЕ выполнить по поручению ЗАКАЗЧИКАследующую перевозку груза:
1. Сведения о грузе
.
. Сведения о ТС и водителе
2.2. ФИО водителя, паспорт, телефон
. Условия оплаты
. Условия погрузки. Ответственный за погрузку: Грузоотправитель.
. Условия разгрузки. Ответственный за выгрузку: Грузополучатель.
6. Штрафы, нарушения
Нужна помощь в написании диплома?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
. Заключительные положения
.1. В случае обнаружения недостачи груза в момент погрузки/разгрузки груза стороны обязаны составить и подписать акт об недостачи груза
.2. Стороны вправе вносить дополнения и изменения, которые считаются действительными, если они подписаны обеими сторонами. Никакая предварительная переписка или устные договоренности не имеют юридической силы.
.3.Настоящий договор считается вступившим в силу с момента его подписания сторонами с использованием средств технической связи и действует до полного исполнения сторонами своих обязательств. Стороны согласны, что факсимильная копия имеет юридическую силу оригинала.
. РЕКВИЗИТЫ СТОРОН ЗАКАЗЧИК: ПЕРЕВОЗЧИК:
Банковские реквизит
М.П ____________________/ / М.П __________________//
Шаблон документа «Договор заявка на перевозку груза»:
МЕНЕДЖЕР тел. эл. адрес ICQ
ДОГОВОР-ЗАЯВКА НА ОРГАНИЗАЦИЮ ПЕРЕВОЗКИ ГРУЗА АВТОМОБИЛЬНЫМ ТРАНСПОРТОМ по территории РФ №
г. Пермь