Осуществление делопроизводственных функций в учреждении связано с составлением, получением и отправкой документов. Документы закрепляют административные отношения, управленческие решения и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых или иных споров.
Секретарская деятельность в сфере культуры это не только информационное обеспечение управления, но также и информационные услуги организациям и заинтересованным лицам, готовым выделять средства и поддерживать эту деятельность.
Сфера культуры – сфера преимущественно некоммерческой деятельности. Главная особенность информационного обслуживания в сфере культуры заключается в том, что деньги в этой сфере появляются преимущественно не на основе коммерции, а на основе привлечения средств, вовлечения интересов самых различных сил и инстанций: органов власти, ведающих бюджетными средствами, спонсоров, благотворительных организаций и прочих доходов.
Во всем мире некоммерческий сектор – один из наиболее интенсивно развивающихся секторов экономики. Некоммерческая сфера обладает рядом законодательно закрепленных льгот и гарантий, привлекающих туда капитал. Более того, некоммерческая деятельность имеет более общий характер, она может включать в себя коммерческую как свою часть. Например, музей может заниматься предпринимательской деятельностью, открывать производство сувениров, типографию, ремонтные мастерские и т. п.
Эти обстоятельства накладывают свои особенности на требования к персоналу, работающему в некоммерческой деятельности: информационное обслуживание здесь оказывается многомерным, в отличие от традиционного маркетинга в коммерческих сферах. Например, в некоммерческой сфере довольно часто субъект платежеспособного спроса не совпадает с непосредственным потребителем. Так, типичные потребители услуг в социально-культурной сфере – это дети, подростки, ветераны. Работа с ними, с очевидностью, необходима.
Эти особенности, вне всякого сомнения, сказываются на технологии информационной деятельности и деятельности секретаря-референта в социально-культурной сфере.
Бизнес все более интегрируется с другими сферами жизни общества: политикой, культурой, наукой, образованием, искусством, спортом. Все эти особенности проявляются на фоне бурного развития современных информационных технологий, информатизации и компьютеризации, мультимедиа, освоения возможностей Интернета, без которого немыслимы уже современная реклама, PR, другие бизнес-технологии. Интенсивно проникают эти технологии и в социально-культурную сферу, открывая перед нею совершенно новые горизонты развития.
Эффективность труда секретаря учреждения во многом зависит от знаний, навыков, способностей конкретного человека.
Для квалифицированного секретаря необходим минимальный набор умений: знание иностранного языка, компьютера, основ делопроизводства. Но все это необходимо для того, чтобы получить место секретаря. А что же нужно, чтобы удержаться на этом месте и успешно продвигаться по службе? Во-первых, работодатель будет учитывать психологические особенности работника: секретарь – это помощник руководителя, лицо организации. Ведь первый сотрудник, с которым имеет дело посетитель, – секретарь, и от того, как секретарь встретит посетителя, какое настроение ему создаст, зависит впечатление и об организации в целом.
Среди других личных качеств, которые нужны секретарю учреждения культуры, можно отметить и такие, как креативность, толерантность, умение быстро вникать в суть дела, способность к самообучению, расширению своего кругозора, общительный характер, который поможет секретарю наладить правильные взаимоотношения с сотрудниками, творческими людьми. Артистизм и чувство юмора – качества, которые помогут секретарю учреждения культуры создать доброжелательную атмосферу в работе.
Многие руководители, рассматривая кандидатуры на должность секретаря, обращают внимание на такие стороны, как семейное благополучие, состояние здоровья, моральная устойчивость. Поскольку секретарь – правая рука шефа, он играет большую роль в организации рабочего дня руководителя.
Учреждения культуры и искусства занимают особую нишу в системе рыночных отношений, поэтому общетеоретический поход к управлению такими организациями не соответствует постоянно меняющейся конъюнктуре рынка.
В сфере культуры и искусства на первый план выходит организационно-административный механизм управления. Он проявляется в первую очередь в виде определенной системы распределения властных полномочий, юридических прав и обязанностей. Эта система фиксируется в организационных документах, уставах, положениях, должностных инструкциях учреждений культуры и искусства.
Особую роль в регулировании данного процесса играет государство и проводимая им политика. Деятельность учреждений культуры в нашем молодом государстве сегодня активно согласуется с государственной политикой.
Нужна помощь в написании доклада?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.
Вторая составляющая управленческой культуры – экономическая. Она обеспечивается системой ресурсного обеспечения учреждения: материально-технической базой, финансовыми возможностями. Здесь реализуется также экономическое стимулирование сотрудников организации.
Управленческая культура включает также информационную составляющую, которая сосредоточена в том числе и на создании и переработке значительных коммуникационных потоков учреждения культуры и искусства. Здесь актуальна и политика в области рекламы и связей с общественностью.
На современном этапе учреждения культуры и искусства как социальные институты встали перед лицом сложных проблем. Постоянно меняющиеся социальные, политические, экономические и технологические условия требуют новых методов управления. Это связано с тем, что проблемы в структуре управления по важности можно вполне соотнести с проблемами творческого самовыражения учреждения. В результате организации данной сферы ищут новые, ранее не использованные или применяют уже наработанные принципы системы управления.
Подводя итоги, стоит сказать, что управление учреждениями культуры и искусства является сложным процессом, состоящим из различных механизмов и требующим особых навыков и умений. Соответственно, секретарская деятельность должна опираться на определённый уровень управленческой культуры.