Не отобразилась форма расчета стоимости? Переходи по ссылке

Не отобразилась форма расчета стоимости? Переходи по ссылке

Научная статья на тему «Cпособы рационализации документооборота в коммерческой организации на примере ООО «НВ-Cтирол»

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется докумен­тация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Управ­ление документами становится одним из главных факторов конку­рентоспособности любого предприятия.

Помощь в написании статьи

В связи с этим тема является актуальной, так как рационализация системы документационного обеспечения управления (ДОУ) позволит повысить эффективность деятельности не только отдельных струк­турных подразделений, но и всего предприятия в целом.

Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и пред­приятия в целом. За счет более совершенной системы документа­ционного обеспечения управления достигается более быстрое движе­ние и исполнение служебных документов, их сохранение, использова­ние и правильный отбор на хранение.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве [3]. Документы и документная информация лежат в основе управлен­ческих решений и являются их материальным воплощением, обеспе­чивают юридической силой.

В ООО «НВ-Стирол» имеет место ряд проблем, которые не позволяют характеризовать документооборот организации рациональ­но выстроенным.

Организационная структура выстроена таким образом, что нет отдела или конкретного человека отвечающего за ДОУ в организации в полном объеме. В результате это дает отрицательный эффект в виде потери документов, не исполнения документов, а в отдельных случаях потери возможной прибыли. Ввиду того, что организация не большая целесообразней было бы назначить одного человека отвечающего за ДОУ всей организации, это позволило бы, во-первых, разгрузить сот­рудников от лишней бумажной работы, которая не входит в круг их обязанностей тем самым повысить производительность труда. Во-вто­рых, станет возможным организовать документооборот на всех уров­нях системы:

1.         упорядочить реквизиты, используя альбом форм документов;

2.         организовать порядок работы с каждым документом, путем выстраивания маршрутов движения для каждого вида документа;

3.         оптимизировать документирование отдельных управленчес­ких процессов, используя жесткую регламентацию всех операций с документами;

4.         сократить объем документооборота, исключая не целесооб­разное дублирование документов.

Таким образом, работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

Следующей, на мой взгляд, важной проблемой является отсутст­вие системы электронного документооборота. Общепринятой аббре­виатурой является СЭД, хотя наравне с ней также используются САД (система автоматизации делопроизводства), СЭДО (система электрон­ного документооборота) и САДО (система автоматизации документо­оборота) [2].

Нужна помощь в написании статьи?

Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Пишем статьи РИНЦ, ВАК, Scopus. Помогаем в публикации. Правки вносим бесплатно.

Заказать статью

Система электронного документооборота (СЭД)— автоматизи­рованная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций, при этом предполагается, что про­цесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содер­жащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению [4]. Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматизации задач классического делопроиз­водства, но со временем стали охватывать все более широкий спектр задач. Сегодня разработчики СЭД ориентируют свои продукты на работу не только с корреспонденцией и ОРД (организационно-распорядительными документами), но и с различными внутренними документами (договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и др.) [2]. СЭД также используются для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами: управление работы с клиентами, организация проектного документо­оборота и др. С их помощью повышают эффективность деятельности коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государст­венных учреждениях на базе технологий электронного документо­оборота решаются задачи внутреннего управления, межведомствен­ного взаимодействия и взаимодействия с населением [2]. Бесспорным является тот факт, что внедрение системы электронного документо­оборота дает значительный экономический эффект, однако количест­венная его оценка является сложным процессом, т. к. приходится учитывать множество факторов [5] Прямой эффект от внедрения сис­темы позволяет экономить средства, затрачиваемые на расходные материалы, оплату служб почтовой и курьерской доставки, ксерокопи­рование материалов, уменьшает трудозатраты. Косвенным эффектом являются те преимущества управления, которые значимы для функ­ционирования организации: прозрачность управления, контроль исполнительской дисциплины и т.п.

Однако, несмотря на очевидные преимущества внедрения сис­темы существуют и так называемые подводные камни. Российский рынок систем электронного документооборота достаточно молод, ему минуло только 10 лет [5].

Именно поэтому еще на этапе подготовки самое пристальное внимание необходимо уделить планированию и прогнозированию, а также вопросам рационального формирования рабочей группы, распределения обязанностей и сферы ответственности, взаимодейст­вия всех служб, назначения руководителя проекта. Бесспорно, что проект по внедрению СЭД со стороны заказчика должен возглавить руководитель IT-службы, но равными с ним правами должен обладать руководитель службы документирования (общего отдела, канцелярии и т. п.) [5] Залог успешного внедрения СЭД — создание работо­спо­собной мобильной рабочей группы, включающей специалистов всех профилей, взаимодействующих на принципах коллегиальности. Кол­легиальность, а не директивность методов принятия решений по прак­тическим вопросам поможет избежать ошибок при эксплуатации СЭД.

Серьезным камнем преткновения является и человеческий фак­тор. Эффективность СЭД, которая напрямую зависит от степени охвата всех подразделений, рабочих мест, сотрудников, может быть сведена на нет консерватизмом некоторых категорий работников [5]. Это касается, прежде всего, людей старшего поколения, которые часто не хотят осваивать новые компьютерные программы. Однако анализируя штат сотрудников в ООО «НВ—Стирол», можно с уверенностью говорить, что компания не столкнется с такой проб­лемой, так как персонал организации достаточно молодого возраста, который активно встречает все нововведения, касаемые инфор­мационных технологий.

Хотелось бы отметить, что, внедряя СЭД сегодня, организация не только повышает эффективность деятельности, но и, что очень важно, получает ценный опыт и практику работы в новых условиях — в условиях электронного документооборота [2]. Сейчас СЭД рассмат­ривается как внутреннее конкурентное преимущество. Оно заклю­чается в скорости прохождения документов, в их достоверности, в увеличении объема обработки за то же время и теми же сотрудниками, в возможности анализа и составления прогнозов. Скорость и качество обработки информации стали товаром [1]. В будущем подобные системы будут существовать повсеместно.

Таким образом, решение проблем управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организации, обеспечивать их эффективное функционирование, а также использование с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Список литературы:

1.        Дубровин С. Обычный и технический документооборот на промышленных предприятиях // Управление персоналом. — 2010. — № 2. [электронный ресурс] — Режим доступа. — URL: http://www.top-personal.ru/issue.html?2318

2.        Обзор систем электронного документооборота. [электронный ресурс] — Режим доступа. — URL: http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml

3.        Проблемы формирования национальной системы делопроизводства в конце XVII — начале XVIII вв [электронный ресурс] — Режим доступа. — URL: http://www.historyabout.ru/study-9-1.html

4.        Системы электронного документооборота / Свободная энциклопедия «Википедия» [электронный ресурс] — Режим доступа. — URL: http://ru.wikipedia.org/wiki/Система_автоматизации_документооборота

5.        Тарасова М. Е. СЭД: тогда мы идем к вам! // Секретарь-референт. — 2010. — № 4.[электронный ресурс] — Режим доступа. — URL: http://profiz.ru/sr/4_2010/SED_togda_my_idem/

Средняя оценка 0 / 5. Количество оценок: 0

Поставьте оценку первым.

Сожалеем, что вы поставили низкую оценку!

Позвольте нам стать лучше!

Расскажите, как нам стать лучше?

612

Закажите такую же работу

Не отобразилась форма расчета стоимости? Переходи по ссылке

Не отобразилась форма расчета стоимости? Переходи по ссылке