Отчет по практике по специальности «Туризм»

Содержание

Введение
1. Планирование деятельности подразделения
2. Организация и контроль деятельности подчиненных
3. Оформление отчетно-плановой документации
4. Современная оргтехника и организация делопроизводства
Заключение
Список использованных источников

Введение

Управление организацией предполагает понимание и формирование полной картины ее функционирования, бизнес-модели, включающей все структурные подразделения, на базе аналитической информации. Систематическое, а не периодическое использование такой информации, отражающей все аспекты деятельности организации для принятия управленческих решений, позволяет снижать уровень финансовых рисков.

Структурные подразделения организации, а также различные направления бизнеса часто функционируют не согласованно (по функциям, продуктам, территориальному или иному признаку), что сказывается на эффективности деятельности всей организации.

Для эффективной работы подразделения организации важно четко и ясно определить функциональные обязанности и полномочия, а также взаимоотношения с другими структурными подразделениями.

Каждый сотрудник подразделения должен понимать, что ожидается от него, какими полномочиями он обладает, какими должны быть его взаимоотношения с другими служащими.

Это достигается с помощью схемы подразделения, дополненной соответствующими справочниками (инструкциями), и распределения обязанностей.

Создание различных должностей по функциям служащих позволяет добиться более эффективного управления, необходимой гибкости руководства организацией в период расширения ее хозяйственной деятельности.

Данный отчет является основным результатом работы о прохождении практики, в котором собраны все результаты деятельности за период прохождения практики.

В период прохождения учебной практики были получены навыки по:

1. Планированию деятельности подразделения.
2. Организации и контроля деятельности подчиненных.
3. Ведению отчетно-плановой документации.
4. Организации делопроизводства на предприятиях туристского бизнеса.

Задачи практики состояли в следующем:

– сбор информации о деятельности организации и отдельных ее подразделений;

– составление плана работы подразделения;

– проведение инструктажа работников;

– работа с офисной техникой;

– контроль качества работы персонала;

– оценивать конкурентоспособность гостиничного предприятия;

– составление отчетно-плановой документации о деятельности подразделения; проведения презентаций;

– расчета основных финансовых показателей деятельности организации;

– сбор и анализ необходимых материалов и документов для написания данного отчета.

Данный отчет состоит из введения, основной части, заключения и приложения. Период прохождения учебной практики с 6 по 19 марта 2017 года.

1. Планирование деятельности подразделения

Методика сбора информации о работе предприятия

Планирование, являясь нормой любой предпринимательской деятельности, необходимо для предвидения будущей ситуации и для эффективного достижения цели. Процесс планирования связан с анализом и принятием решений и требует времени и умственных усилий. Время – особый невосполнимый вид ресурсов.

Планирование имеет разработанные методики, использует научный подход, совершенствует и применяет новые методики и улучшения, поэтому планирование – это наука.

Планирование как вид деятельности – это процесс выработки действий по достижению цели.

Основные цели планирования:

1. Оптимизация всех видов затрат;
2. Координация действий коллектива;
3. Предвидение событий с целью снижения риска и необоснованных потерь;
4. Готовность к быстрому реагированию на изменение окружающей среды.

Планирование может осуществляться с разной границей охвата времени – горизонтом планирования, который бывает:

— долгосрочным – 5 10 лет;

— среднесрочным – 2–5 лет;

— краткосрочным – до 2 лет.

Виды, этапы, приемы эффективного планирования.

Принципы планирования:

1. Непрерывность. Необходимо постоянно планировать и корректировать планы, так как цели и ситуация могут меняться.
2. Координация и интеграция. Координация охватывает взаимодействие всех организационных единиц одного уровня, а интеграция необходима для согласованности действий между единицами различных уровней.
3. Системность. Предприятие во внешней среде должно учитываться в комплексе.
4. Научность. Необходимо применять научные методы в планировании.

Этапы планирования:

1.определение миссии – основного ориентира действий;

2.прогнозирование – оценка будущего состояния внешних и внутренних факторов;

3.формулирование целей (желаемых результатов). Цель должна быть четкой, ясной, конкретной, измеримой (ответ на вопрос «что»). Идеал – недостижимая цель;

4.программирование – создание планов действий, программ, графиков работ – планов во временной последовательности (ответ на вопросы «когда», «как»);

5.бюджетирование – определение объема работ и распределение объемов ресурсов по видам работ (ответ на вопрос «сколько»);

6.формирование политики предприятия – составление общих правил деятельности на предприятии;

7.формирование процедур действий (бизнес процессов).

Особенности составления плана подразделения.

В современных условиях одним из важнейших инструментов планирования является бизнес-план. Традиционно он выступал инструментом малого и среднего бизнеса, нуждавшегося во внешней помощи (партнера или инвестора) для реализации конкретных проектов. Сегодня бизнес-планы разрабатываются практически всеми ведущими зарубежными компаниями на постоянной основе.

Бизнес-план – это план развития бизнеса на предстоящий период, в котором сформулированы предмет, основные цели, стратегии, направления и географические регионы хозяйственной деятельности; определены ценовая политика, емкость и структура рынка, условия осуществления поставок и закупок, транспортировки, страхования и переработки товаров, факторы, влияющие на рост/снижение доходов и расходов по группе товаров и услуг, являющихся предметом деятельности предприятия.

Бизнес-план всегда имеет адресата. Им может быть партнер, инвестор, вышестоящее руководство или органы государственного управления, поэтому в любом случае в бизнес-плане должны быть учтены интересы того, кому он адресован.

Прежде всего, при обосновании положений бизнес-плана целесообразно:

— акцентировать особое внимание на вопросы, которые могут представлять интерес для тех, кому они адресованы – работникам предприятия, партнерам или другим внешним потребителям;

— представить сущность проекта в наиболее доступной форме в самом начале бизнес-плана;

— аргументировать все расчеты и показатели таким образом, чтобы они были реальными и достоверными, без преувеличения и приукрашивания экономических результатов реализации проекта.

Бизнес-план начинается с титульного листа, на котором обычно указывают:

1. наименование проекта, например, «бизнес-план создания предприятия по производству обоев»;
2. место подготовки плана;
3. авторы проекта, название и адрес предприятия, телефоны;
4. имена и адреса учредителей;
5. назначение бизнес-плана и его пользователи.

Проведение инструктажа

Руководитель обслуживает туристов и отвечает за выполнение программы и условий проведения путешествия. В своей работе он основывается на действующем законодательстве, постановлениях, приказах и инструкциях.

В соответствии со статьей 225 Трудового кодекса Российской Федерации для всех поступающих на работу лиц, а также для работников, переводимых на другую работу, работодатель или уполномоченное им лицо обязаны проводить инструктаж по охране труда.

Для проведения вводного инструктажа разрабатываются программа и инструкция, утверждаются руководителем предприятия.

К таким документам относятся: инструкция по вводному инструктажу по охране труда и пожарной безопасности; инструкция по оказанию первой доврачебной неотложной помощи пострадавшим; инструкция по пожарной безопасности в служебных помещениях; инструкция по охране труда при уборке помещений; инструкции по охране труда при работе с компьютером и электрооборудованием.

После инструктажа туристы расписываются в специальном журнале или на двух экземплярах договора о получении следующих документов:

1. путевка;
2. договор;
3. программа тура;
4. памятка;
5. проездные документы (не всегда);
6. ваучер (не всегда).

Инструктажи на рабочем месте завершаются проверкой знаний путем устного опроса или с помощью технических средств обучения, а также проверкой приобретенных навыков безопасных способов работы. Знания проверяет работник, проводивший инструктаж. Лица, показавшие неудовлетворительные знания, к самостоятельной работе или практическим занятиям не допускаются и обязаны вновь пройти инструктаж.

2. Организация и контроль деятельности подчиненных

Организационные структуры управления и их краткая характеристика.

Организационная структура системы управления персоналом представляет собой совокупность взаимосвязанных подразделений системы управления персоналом и должностных лиц. Структура определяет внутреннее строение организации, степень жесткости/гибкости организационной конфигурации, типы взаимодействия между ее внутренними элементами.

Прежде всего следует выделить плоские (одноуровневые) и многоуровневые структуры. Иногда плоские структуры называют горизонтальными а многоуровневые – вертикальными. Также все типы организационных структур можно подразделить на бюрократические и адаптивные.

Для различных организаций характерны различные виды структур управления. Однако обычно выделяют несколько универсальных видов организационных структур управления, таких, как линейная, линейно-штабная, функциональная, линейно-функциональная, матричная. Иногда внутри единой компании (как правило, это крупный бизнес) происходит выделение обособленных подразделений, так называемая департаментизация.

Линейная структура

Простейший тип бюрократических организационных структур называется линейной организационной структурой, организованной строго иерархически. Она характеризуется: разделением зон, равных по объему и содержанию ответственности, единоначалием, вертикальным разделением труда и формированием уровней управления по вертикали. Примером подобной организационной структуры может являться структура управления в армии, христианской церкви, вузе.

Контроль качества работы персонала.

Чтобы оперативно разрешать возникающие в ходе исполнения задач  проблемы необходимо контролировать работу персонала. Адекватно подобранный вид контроля может стать хорошим нематериальным фактором мотивации сотрудников. Чтобы  сделать правильный выбор формы контроля, руководитель должен учитывать специфику задачи и особенности личности сотрудника, которому поручено её исполнить.

В управлении используются пять основных видов контроля

(Итоговый, предварительный, поэтапный, периодический, выборочный)

Итоговый контроль, или контроль по результату характеризуется тем, что точка контроля одна, и она совпадает с моментом достижения цели. Вплоть до срока выполнения задачи сотрудник работает самостоятельно

Предварительный контроль стоит использовать, если задача не является абсолютно новой, корректировка допустима, период выполнения не очень длительный.

Поэтапный контроль целесообразно применять, если есть опытный, ориентированный на результат, самостоятельный и инициативный сотрудник, но задача длительная, сложная, новая и важная. С помощью поэтапного контроля можно минимизировать риск невыполнения конечной цели.

Периодический контроль. Существенным  преимуществом периодического контроля является тот факт, что и руководитель, и сотрудник знают, как и  когда будет проверяться ход работы.

Выборочный контроль отличается от других тем, что исполнитель не знает, в какой момент времени его будут проверять, но знает, что именно выборочный вид контроля будет использован. Такой вид контроля удобен для руководителя, так как время выбирается по его усмотрению и проверяется неподготовленный результат.

Организация и проведение деловых совещаний, собраний, круглых столов, рабочих групп.

Организация и проведение деловых совещаний, собраний, круглых столов, рабочих групп, является одной из важнейших сторон корпоративной культуры это и есть корректное деловое общение. Деловое общение — это искусство, позволяющее войти в контакт с партнерами по бизнесу, преодолеть личные предубеждения, неприятие того или иного контрагента, достичь желаемого коммерческого результата.

Объектом исследования в работе является деловое (служебное) совещание. Предмет исследования: особенности подготовки и проведения служебного совещания.

Цель работы заключается в том, чтобы рассмотреть правила подготовки и проведения служебных совещаний. В соответствии с указанной целью при выполнении контрольной работы поставлены следующие задачи:

1. дать общую характеристику деловых совещаний, понятие, виды и принципы их организации;
2. рассмотреть особенности подготовки к служебному совещанию;
3. проанализировать основные аспекты процесса проведения делового совещания, стили поведения руководителя на совещании.

В мировой практике управления персоналом открытость информационной системы организации и причастность сотрудников к решению ее проблем становятся одними из наиболее важных факторов мотивации трудовой деятельности. Проведение служебных совещаний может рассматриваться как один из способов управления мотивацией. Поэтому пренебрежение совещаниями является характерной ошибкой руководителя. В современных условиях несомненно важное значение имеет правильное проведение служебных совещаний. Всё вышесказанное определяет актуальность данной темы контрольной работы.

Технические и санитарные условия в офисе

Согласно п. 6 ст. 321 Трудового кодекса РК в течение рабочего времени температура, естественное и искусственное освещение, а также вентиляция в помещении, где располагаются рабочие места, должны соответствовать безопасным условиям труда. Так ст. 23 Трудового кодекса в РК обязывает работодателя обеспечить работникам условия труда в соответствии с законодательством о труде, индивидуальным трудовым, коллективным договорами.

Работу офисных сотрудников привыкли считать одним из самых несложных видов труда. Но умственный труд, как и физический, изнуряет любого человека. Более того, работники офисов гораздо чаще подвержены стрессам, главной причиной которых являются умственные, зрительные, психологические перегрузки.

Нередко можно встретить офисы, где в одном кабинете работают по десять-пятнадцать человек. Происходит перегрузка не только оргтехникой, но и людьми, а это значительно ухудшает микроклимат помещения, повышает уровень напряженности.

Между тем, в помещениях, где работают на персональных компьютерах, температура, относительная влажность и скорость движения воздуха на рабочих местах должны соответствовать допустимым санитарным нормам микроклимата помещений (Санитарные нормы микроклимата производственных помещений № 1.02.006-94, утвержденные главным государственным санитарным врачом РК Дерновым А. Г. 22 августа 1994 года, далее – Санитарные нормы микроклимата).

Рабочее место – это место, на котором работающий находится большую часть (более 50 %, или более двух часов непрерывно) своего рабочего времени. Если при этом работа осуществляется в различных пунктах рабочей зоны, постоянным рабочим местом считается вся рабочая зона.

Управление конфликтами.

Конфликты в организациях не только возможны, но и желательны. Вся проблема заключается в умении управлять ими. Самой большой ошибкой руководителя становится игнорирование проблемы. Возможны различные методы развития и преодоления конфликтов.

Конфликт — одна из наиболее распространенных форм организационного взаимодействия и других отношений между людьми. Подсчитано, что конфликты и переживания персонала занимают около 15% его рабочего времени. Еще больше времени тратят на урегулирование конфликтов и управление ими руководители — в некоторых организациях до половины рабочего времени.

Существует четыре основных типа конфликта:

Внутри личностный конфликт. Одна из самых распространенных форм — ролевой конфликт, когда к одному человеку предъявляются противоречивые требования по поводу того, каким должен быть результат его работы. Внутри личностный конфликт может возникнуть в результате того, что производственные требования не согласуются с личными потребностями или ценностями.

Межличностный конфликт. Самый распространенный тип конфликта. Чаще всего это борьба руководителей за ограниченные ресурсы, капитал или рабочую силу, время использования оборудования или одобрение проекта. Может проявляться как столкновение личностей.

Конфликт между личностью и группой. Может возникнуть, если ожидания группы находятся в противоречии с ожиданиями отдельной личности. И может возникнуть на почве должностных обязанностей руководителя. Руководитель может быть вынужден предпринимать дисциплинарные меры, которые могут оказаться непопулярными в глазах подчиненных. Тогда группа может нанести ответный удар — изменить отношение к руководителю и, возможно, снизить производительность труда.

Межгрупповой конфликт. Частым примером межгруппового конфликта служат разногласия между линейным и штабным персоналом. Часто из-за различия целей начинают конфликтовать друг с другом функциональные группы внутри организации.

Эффективные методы принятия решений.

В процессе управления компанией одним из основных процессов является процесс принятия решений. Каждый день менеджерам приходится принимать разнообразные решения, касающиеся различных сфер управления, например, как подобрать персонал, куда отправить груз и в каком количестве, как максимизировать прибыль, принимать ли предложение другой фирмы о слиянии двух компаний и так далее.

Все методы и модели принятия управленческих решений одинаково важны управлении различных компаний. Однако из них есть такие, которые считаются наиболее эффективными и полезными. Исследование показало, что самыми эффективными методами принятия управленческих решения являются метод анализа рынка услуг и метод исследования потребительских предпочтений, а наиболее предпочтительной моделью принятия решения считается политическая модель.

Таблица 2.1

 Классификация управленческих решений

Методика проведения презентаций.

Презентация является самостоятельной акцией, которая считается приемом, мероприятие по своей форме не что иное, как предоставление фирмы, новой продукции или услуги приглашенной аудитории» Как правило, презентация фирмы проводится по случаю открытия или создания фирмы, демонстрации новых достижений, нового имиджа компании.

Проведение презентации кардинально меняет ситуацию. Яркий визуальный образ вызывает эмоции, а удачное сочетание эмоционального и информационного воздействий помогает быстрее пробиться к уму и сердцу заказчика.

На этапе проведения презентации перед клиентом существуют несколько правил, которые позволят вам не тратить зря сил и эмоций. Для того чтобы реже получать ответы «нет», «может быть» или «нам нужно подумать», важно помнить о некоторых правилах подготовки и проведения презентации:

1. никогда не стоит проводить презентации перед клиентом, потребности которого не выявлены;
2. после определения и актуализации потребностей клиента под продукт нужно скорректировать предложение именно под клиента, делая упор на тех моментах, которые будут ему интересны;
3. перед началом презентации, даже если уже проведены предварительные переговоры, нужно провести еще один небольшой этап: дополнительную подготовку.
4. сделать презентацию интерактивной, пусть каждый из присутствующих участвует в ней( задавать вопросы, вовлекать людей в обсуждение освещаемого материала);
5. каждый клиент, будь это частное лицо или организация, принимает решение в определенной последовательности: сначала осознается потребность, затем определяются критерии выбора, и уже после начинается оценка вариантов.

Поэтому во время презентации продукта обязательно нужно пройти через все эмоционально важные точки клиента, то есть ответить на его вопросы, которые он, возможно, даже не задаст.

Трудовой кодекс РФ.

Трудовой Кодекс РФ 2017 – главный кодифицированный нормативно-правовой акт в стране, который регулирует все отношения, возникающие в процессе трудовой деятельности между ее участниками.

Этот документ создан с целью:

1. Закрепления гарантий прав и свобод, предоставляемых со стороны государства, для граждан – участников трудовых отношений;
2. Создания и поддержания на постоянной основе благоприятных условий труда;
3. Защиты прав и интересов, как работников, так и работодателей.

Для выполнения поставленных целей необходимо придерживаться некоторых принципов, которых в кодексе определено достаточно много. Главная идея заключается в обеспечении прав каждой стороны отношений, не нарушая при этом интересов другой.

ТК РФ 2017 состоит из 6 частей:

Более мелкой структурной единицей кодекса являются статьи, они же подразделены на пункты.

Таким образом, Трудовой Кодекс РФ регулирует весь спектр отношений, возникающих в процессе осуществления трудовой деятельности. Он разработан с учетом требований современного законодательства и во имя защиты интересов работодателей и трудящихся.

Меры повышения эффективности работы подразделения.

Повышение эффективности работы персонала — предмет заботы практически каждого руководителя службы — и небольшой компании, и промышленного гиганта. Система мотивации персонала нередко строится методом проб и ошибок, причем количество ошибок довольно велико.

В службах часто складывается ситуация, когда люди хорошо мотивированы в работе над проектом, понимают цели и задачи работы, четко видят горизонты, осознают зоны ответственности и работают с полной отдачей. В повседневной же работе картина часто существенно отличается: люди не задумываются о конечных целях своей работы, не чувствуют стимула выполнять ее максимально хорошо. Получается, что спринтерские дистанции коллектив проходит быстро и слаженно, а вот достижения на стайерских дистанциях выглядят куда более скромно.

Формула успеха.

О создании или совершенствовании системы мотивации задумываются, когда возникает необходимость в повышении эффективности работы сотрудников, в более рациональном использовании трудовых ресурсов. Нередко руководители описывают проблему примерно так: «Люди работают замечательно, любят свою профессию — вплоть до того, что готовы отдавать компании и свое личное время, по собственной инициативе работая сверхурочно. Они — хорошие профессионалы. Но в целом служба работает не так эффективно, как это могло бы быть, время и трудовые ресурсы используются нерационально».

Зачастую ощущение неэффективного использования трудовых ресурсов возникает на интуитивном уровне и не подкреплено никакими показателями. Выходом из создавшейся ситуации руководителям часто видится изменение системы мотивации персонала, под которым, как правило, понимается увеличение оклада.

«Повышение эффективности работы компании или ее подразделения не ограничивается созданием мотивационных схем. Эффективность работы людей зависит не только от мотивации, поэтому необходимо рассматривать ее в сочетании с другими значимыми факторами влияния.

В рамках этого подхода эффективность рассматривается как производная трех элементов:

1. Эффективность = компетентность / организационные барьеры x мотивация, где компетентность — это профессиональные знания и навыки
2. Мотивация — система материальных и нематериальных стимулов, опирающаяся на ценностные установки и ориентиры людей;
3. Организационные барьеры — это установки и особенности организационной структуры, которые мешают людям работать с полной отдачей на благо компании.

3. Оформление отчетно-плановой документации

Состав и характеристика отчетно-плановой документации по работе подразделения.

Общим назначением плановой документации является установление целей и задач деятельности организации, определение необходимых ресурсов и распределение их по целям и задачам. Плановые документы – это программы, планы, графики. Планироваться может деятельность организации в целом, по отдельным направлениям деятельности и подразделениям.

Планово-отчетная документация обеспечивает планирование деятельности организации, что позволяет ставить цели и рассчитывать ресурсы для развития и распределения по целям и задачам. Все планово-отчетные документы составляются на определенный период и включают различные зарегистрированные данные. Отклонение от плановых показателей может быть вызвано низкой исполнительской дисциплиной, текущей конъюнктурой рынка и неверным планированием.

Понятие организации лежит в основе всей управленческой деятельности. Эта функция, безусловно, является первичной по отношению к другим функциям управления, поскольку сначала нужно организовать систему, а затем планировать ее деятельность, регулировать и контролировать.

Результаты планирования фиксируются в плановых документах, которые имеют следующие названия: план, перспективный план, программа, график, схема, генеральная схема. Особенность плановых документов в том, что они всегда составляются на какой-либо определенный срок: несколько лет, год, полгода, квартал, месяц или на период выполнения конкретного вида работ. Планирование деятельности отдельной организации, как правило, осуществляется в форме плана, программы или графика. При наличии в учреждении коллегий, советов, комиссий их деятельность также планируется. Разрабатываются плановые документы руководством с привлечением квалифицированных специалистов и обязательно проходят стадию согласования и утверждения.

Оформление отчетно-плановой документации

Существует несколько видов отчетно-плановой документации: стратегия, программа, план работы, бизнес-план, отчет.

Отчетно — плановая документация ( планы, заявки, сметы, отчеты и расчеты к ним) помещается в дела того года, к которому она относится по своему содержанию, независимо от времени ее составления или даты поступления. При этом следует помнить, что планы, сметы и отчеты группируются отдельно от проектов этих документов.

Отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации.

Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и неофициальные, созданные человеком вне сферы его служебной деятельности, такие как личная переписка, воспоминания (мемуары), дневники.

Например, один из видов отчетно-плановой документации — программа, оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами программы являются: наименование организации, название вида документа, дата, регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, грифы согласования (или визы), гриф утверждения. Программа подписывается руководителем подразделения, ответственного за разработку программы. Утверждаются программы руководителем вышестоящей или данной организации или коллегиальным органом (собранием, советом, коллегией и т. п.).

Или, например, план — документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем, сроки, ответственных исполнителей. Форма планов, как правило, табличная. Планы организаций оформляются на общем бланке. Обязательными реквизитами плана являются: наименование организации, название вида документа, дата, номер документа, место составления плана, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Планы структурных подразделений оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. Планы работ или мероприятий подписываются руководителями подразделений-разработчиков, утверждаются планы руководителем вышестоящего органа или данной организации.

Также, например, отчетные документы, которые могут называться: отчет или справка отчетного характера. Внутриучрежденческая отчетность составляется в относительно свободной форме. Отчеты составляются на общем бланке или стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами отчета или справки отчетного характера являются: наименование организации, наименование подразделения (если это отчет или справка о работе подразделения), название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения (на отчетах) или резолюция руководителя (на справке отчетного характера). В заголовке отчета указывается: наименование органа или должностного лица, о результатах деятельности которых сообщается в документе («Отчет о работе аттестационной комиссии…»; «Отчет о работе отдела…»); отчетный период (на 2001 г., за период с января по июнь 2000 г., за 1-й квартал 2000 г.).

Характеристика и расчет основных финансовых показателей работы организации (себестоимость, базовые налоги, финансовый результат, порог рентабельности и пр.).

Расчет себестоимости товаров или услуг производится довольно просто. Необходимо посчитать непосредственную стоимость сырья и материалов, необходимых для производства одной единицы товара, либо затрат, возникающих при оказании конкретной услуги. После этого, нужно понять, какой процент от общего объема товаров или услуг составляет какой-либо конкретный товар и услуга и выяснить общие постоянные затраты на их производство в течение определенного промежутка времени, например, месяца. После этого следует разделить полученный объем постоянных затрат на количество выпускаемых за этот промежуток времени товаров или оказываемых услуг. Остается сложить полученную сумму со стоимостью материалов и сырья – и тогда вы получите непосредственную себестоимость.

Определение финансового результата выглядит следующим образом:

Прибыль от продаж – некая разность между валовой прибылью и расходами, коммерческими и управленческими. Чтобы узнать валовую прибыль, мы вычитаем из выручки от реализации  полную себестоимость реализованной продукции. Следовательно, полная формула такого финансового результата как прибыль от продаж выглядит так:

Ппродаж = В – Срп – КР – УР

Ппродаж – прибыль от продаж, В – выручка от реализации продукции, Срп — полная себестоимость реализованной продукции, КР – коммерческие расходы, УР – управленческие расходы.

Если же мы хотим рассчитать такой финансовый результат как прибыль до налогообложения (Пдон), нам необходимо к прибыли от продаж (Ппродаж) прибавить иные доходы и вычесть иные расходы. После расчета прибыли до налогообложения, предприятие выплачивает все необходимые расходы, таким образом, получая чистую прибыль. В предприятии чистая прибыль выступает источником формирования капитала самой организации, а также, источником выплаты учредительского дохода.

Порог рентабельности — это объем продаж при котором предприятие может покрыть все свои расходы, не получая прибыли. Часто используется термин точка безубыточности. В свою очередь, как с изменением выручки растет прибыль показывает Операционный рычаг (операционный леверидж).

Для расчета порога рентабельности принято делить издержки на две составляющие:

Переменные затраты — возрастают пропорционально увеличению объема производства (реализации товаров).

Постоянные затраты — не зависят от количества произведенной продукции (реализованных товаров) и от того, растет или падает объем операций.

4. Современная оргтехника и организация делопроизводства

Система организационно-распорядительных документов, их состав и назначение.

Система организационно-распорядительных документов включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Без создания организационно-распорядительной документации деятельность хозяйствующих субъектов не возможна. Организационно-распорядительная документация устанавливает правовой статус организации, её структуру, штатный и численный состав работников, регламентирует порядок деятельности и управления; координирует вопросы управления; закрепляет вопросы правового и имущественного характера и т.д.

Организационно-распорядительные документы:

1 группа. Организационно-правовые документы

2 группа. Распорядительные документы

3 группа. Справочно-информационные материал

Система организационно-распорядительной документации включает в себя три группы документов, каждая из которых занимает определенное значение. Наибольшую значимость в составе организационно-распорядительных документов занимают организационно-правовые и распорядительные документы.

Учредительные документы

Учредительные документы — это документы, служащие основанием для деятельности юридического лица. Состав таких документов зависит от организационно-правовой формы создаваемого юридического лица.

В соответствии со статьёй 52 Гражданского Кодекса (редакция от 05.05.2014г.) юридические лица, за исключением хозяйственных товариществ, действуют на основании уставов, которые утверждаются их учредителями (участниками). Хозяйственное товарищество действует на основании учредительного договора, который заключается его учредителями (участниками) и к которому применяются правила об уставе юридического лица.

Устав юридического лица должен содержать сведения о наименовании юридического лица, месте его нахождения, порядке управления деятельностью юридического лица, а также другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующих организационно-правовой формы и вида. В уставах некоммерческих организаций, уставах унитарных предприятий и в предусмотренных законом случаях в уставах других коммерческих организаций должны быть определены предмет и цели деятельности юридических лиц. Предмет и определенные цели деятельности коммерческой организации могут быть предусмотрены уставом также в случаях, если по закону это не является обязательным.

Справочно-информационные материалы.

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

Состав информационно-справочных документов : Докладная записка, Предложение, Представление, Заявление, Письмо, Протокол, Акт, Справка

Правила оформления управленческих документов.

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами: (ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” — М., 1999; Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”. “Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения” — М., 1991г.);

Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.

Правила их составления и оформления, а также место расположения на документах фирмы должны соответствовать ГОСТу Р 6.30-97. Данным ГОСТом устанавливается максимальный набор реквизитов для документов управления -29. В конкретном документе их будет гораздо меньше. Каждый вид документа (акт, приказ, письмо) имеет определенный набор реквизитов. Расположение основных реквизитов документа приведено в ГОСТ Р 6.30-97.

Бланк документа и его виды.

Бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

Бланком документа называют:

1. лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию;2
2. электронный шаблон, включающий в себя реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию.

Вопрос о способе изготовления бланков каждая организация вправе решать самостоятельно. Исключение составляют бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, которые в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» должны изготавливаться только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Каждый бланк сочетает три признака классификации. Например, бланк письма генерального директора с угловым расположением реквизитов, бланк акта (для организации в целом) с угловым расположением реквизитов.

Состав и назначение реквизитов.

Реквизиты документов:

1.Реквизит “эмблема организации

Эмблема предприятия — условное (символическое) графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке. В качестве эмблемы организации может быть использован товарный знак, рисунок, аббревиатура, комбинированное буквенно-графическое изображение и т. п.

При угловом расположении реквизитов (см. ГОСТ Р 6.30-97) эмблема располагается в левом верхнем углу, а при продольном (центрованном) — в середине верхней части листа.

2.Реквизит “наименование организации “

Юридическое лицо, являющееся коммерческой организацией, должно иметь фирменное наименование (статья 54 Гражданского кодекса РФ). Наименование организации пишется в строгом соответствии с наименованием, зарегистрированным в учредительных документах:

1. уставе предприятия или учредительном договоре;
2. свидетельстве Регистрационной палаты.

В наименовании используются сокращения типа 000 (общество с ограниченной ответственностью), ОАО (открытое акционерное общество) и т. п. Реквизит “наименование организации” располагается под реквизитом “эмблема организации”.

Реквизит “индекс предприятия связи, почтовый адрес, номер телефона, факса, номер счета в банке “

Совокупность перечисленных в реквизите данных является юридическим адресом предприятия. На бланках для писем, факсов юридический адрес проставляется типографским способом или с помощью ПК. Данный реквизит располагается в левом верхнем углу под реквизитом “наименование организации” или на нижнем поле документа.

Документооборот и его основные этапы.

Документооборот- движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

В технологической цепочке обработки документов можно выделить следующие этапы:

1. прием и первичная обработка поступающих документов;
2. предварительное рассмотрение и распределение документов;
3. регистрация документов;
4. информационно-справочная работа;
5. направление на исполнение;
6. контроль исполнения;
7. исполнение документов;
8. отправка документов адресатам;
9. формирование дел в соответствии с номенклатурой;
10. хранение и использование документов в текущей деятельности;
11. подготовка и передача дел в архив.
12. Организация документооборота.

Документооборот в организациях состоит из потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

Поступающие в организацию документы образуют поток входящей корреспонденции, которая, пройдя необходимые стадии обработки, разбившись на «ручейки» в виде конкретных поручений, попадает в конечном итоге к конкретным сотрудникам для ознакомления и на исполнение.

В подразделениях из документов, подготовленных сотрудниками, также формируются документопотоки, которые в результате сливаются в единый поток отправляемой корреспонденции.

Поэтому не только быстрое доведение документов до конечных пользователей (исполнителей), но и четкая организация, фиксация самого факта получения и отправки документов приобретает важнейшее значение для всей организации документооборота

Целесообразно установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе и полученные сотрудниками не по почте, обязательно проходили бы экспедиционную обработку, т.е. независимо от адресата корреспонденция должна передаваться должностным лицам для внесения в регистрационные базы данных, чтобы зафиксировать сам факт (и время) поступления документов.

Методы совершенствования организации документооборота.

Среди методов, направленных на совершенствование документооборота, выделяются две группы:

1. совершенствование технологии документооборота
2. сокращение объема документооборота.

К первой группе относят все процедуры прохождения документов в учреждении: создание моделей учрежденческого документооборота, составление маршрутных карт технологического процесса, разработка рациональных схем документооборота, составление оперограмм и документограмм, схем движения документов и др.

Сокращение объема документооборота связывается с регламентацией документирования, уменьшением количества внутренних документов, рационализацией документации, созданием унифицированных систем документации (УСД), разработкой унифицированных требований к текстам, а также использованием бездокументных связей. Опосредованное влияние на документооборот оказывают такие составляющие документационного обеспечения управления, как информационно-поисковая система учреждения, система контроля исполнения документов. Необходимо также установление оптимальных сроков документооборота по типовым вопросам, решаемым в деятельности учреждения, и наиболее рациональных маршрутов движения кортежей документов (по каждому типу решений).

На практике это выражается в создании различных систем документации, строго устанавливающих состав применяемых документальных форм и регламент пользования ими. При унификации из документальных цепочек изымаются лишние звенья, документы, не соответствующие требованиям сего­дняшнего дня и создаваемые просто по привычке. Применяемые однотипные формы заменяются единой. Например, после унификации организационно-распорядительной документации количество применямых форм сократилось в 4 раза.

Электронный документооборот.

Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронный документооборот (ЭДО) — совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Виды электронного документооборота:

— производственный документооборот;

— управленческий документооборот;

— архивное дело (совокупность процедур архивного документооборота);

— кадровый документооборот (процедуры кадрового учета);

— бухгалтерский документооборот;

— складской документооборот;

— секретное и конфиденциальное делопроизводство;

— технический и технологический документооборот.

Преимущества электронного документооборота:

1. Экономия времени.
2. Более адекватное использование физического пространства и техники.
3. Повышение прозрачности внутренней работы предприятия.
4. Ведение личной истории каждого файла и сопутствующей документации.
5. Больше гибкости в отношении физического местонахождения сотрудников.
6. Повышение безопасности информации и документов
7. Снижение затрат на распечатку, почтовые марки, конверты и пересылку и т.д.
8. Повышение уровня удовлетворённости служащих и руководителей: оптимизация ежедневных задач позволяет сотрудникам получать больше удовольствия от рабочего процесса.

Заключение

В данном отчете был проведен анализ структурного подразделения по учебной практике.

В первой главе определили теоретические основы планирования деятельности структурным подразделением организации связанные с системами организованности, наличии штатного расписания, системами оплаты труда и мотивации труда, а также с психологическим климатом внутри подразделения.

Во втором разделе исследовали систему организации и контроля деятельности подчиненных  управления структурного подразделения, в котором прописано распределение обязанностей между работниками лаборатории, на основе выполнения каждым работником своих определенных функции, а так же имеются должностные инструкции в которых прописаны обязанности и права работников. Как видно из этого, имеется четкое разделение труда, каждый занят своим делом и это положительно сказывается на результатах работы.

В третьей главе  изучили  оформление отчетно-плановой документации. Отчетная документация состоит из документов, содержащих сведения о результатах деятельности учреждения, организации, предприятия за определенный период времени (декада, месяц, квартал, полугодие, год). Эта документация в деятельности государства и организации выполняет функцию обратной связи, позволяя сопоставлять полученные результаты с показателями, намеченными планом или программой.

В Четвертой главе раскрыли понятия  современной оргтехники и организации делопроизводства.  Делопроизводство — комплекс мероприятий по организации документооборота предприятия или организации. Делопроизводство – это термин, применяемый в конторской практике для обозначения формального набора правил работы с документами.

Список использованных источников

I. Нормативно-правовые документы:
1. Федеральный закон от 24.11.1996 № 132-ФЗ «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации» (ред. от 03.05.2012).
2. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 года N 197-ФЗ
II. Специальная литература:
3. Аблязова Н. О. «Управление социальным развитием организации» 2013г. — 416 с.
4. Балашов А. П. «Теория организации» 2013г. — 208 с.
5. Герасимов Б. Н. «Управление качеством» 2012г. — 208 с.
6. Захаров Н. Л. «Управление социальным развитием организации» 2013г. — 208 с.
7. Иванов Г. Г. «Управление торговой организацией» 2013г. — 368 с.
8. Михалкина Е. В. «Управление человеческими ресурсами организации: теория, процессы, технологии» 2011г. — 426 с.
9. Олянич Д. Б. «Теория организации» 2008г. — 408 с.
10.Яковлев Г.А. Экономика и статистика туризма: Учеб. пособие / Г.А Яковлев. — 2-е изд., перераб. и доп. — М. : РДЛ, 2004. — 375 с.
III. Интернет-ресурсы:
11. Справочная система «Консультант плюс» Режим доступа: www.consultant.ru
12.Электронная библиотека. Режим доступа: http://znanium.com
13. Туристическая библиотека «Все о туризме». Режим доступа: http://tourlib.net