Введение
С 10 июня по 23 июня 2015 года, я проходила практику в Администрации города Екатеринбурга, в Комитете по товарному рынку.
Практика является важнейшим элементом на этапе обучения в колледже. Она обеспечивает закрепление и расширение знаний, полученных при изучении теоретических дисциплин, владение навыками практической работы, а также приобретение опыта работы в трудовом коллективе. Прохождение практики является одним из важнейших этапов обучения студента.
Цель — закрепить и расширить теоретические знания по делопроизводству, ознакомиться с правилами работы Администрации.
Задачи:
Анализировать локальные нормативные акты в Администрации города Екатеринбурга по организации данного делопроизводства.
Изучить составление и оформление организационно-распорядительных документов данной организации
Зарегистрировать документы в различных формах
Изучить передачу документов на исполнение, контроль исполнительской дисциплины
Выполнить работы по оформлению и формированию дел
Объектом прохождения практики является комитет по товарному рынку занимающийся предпринимательской деятельности
Предмет: Организация работы муниципальных предприятий торговли и общественного питания
I.Характеристика профессии «делопроизводитель»
На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы
Нужна помощь в написании отчета?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Поможем с характеристой и презентацией. Правки внесем бесплатно.
Должностные обязанности:
Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет её в структурные подразделения
Ведёт картотеку учёта прохождения документационных материалов
Осуществляет контроль над исполнением документов
Отправляет исполненную документацию по адресатам
Ведет учёт получаемой и отправляемой корреспонденции
Систематизирует и хранит документы текущего архива
Ведет работу по созданию справочного материала
Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации
Делопроизводитель должен знать: нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы. По поведению делопроизводства на предприятии: основные положения Единой государственной системы делопроизводства.
.Нормативно правовая база работы делопроизводителя
Нормативно-правовая база делопроизводителя включает в себя следующие законы:
ФЗ «О государственном гербе РФ» от 25 декабря 2000 года №2
ФЗ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест прохождения товара» от 23 сентября №35 20-1
ФЗ №63 «Об электронной подписи»
ФЗ №149 «Об информации информационных технологиях и о защите информации»
ФЗ №98 «О коммерческой тайне»
ФЗ №125 «Об архивном деле в РФ»
ФЗ №152 «О персональных данных»
ФЗ №59 «О порядке рассмотрения граждан РФ»
Делопроизводитель должен опираться:
Типовую инструкцию по делопроизводству в Федеральных органах исполнительской власти (от 08.12.2005 года)
Правила делопроизводства в Федеральных органах исполнительской власти (ПП РФ от 15.06.2009 года №477)
Перечень типовых управленческих документов образующих в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организации с указанием сроков хранения
Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст)
ГОСТРИСО № 9001-2000 «Системы менеджмента качества. Основные требования»
Международные документы
ГОС РИСО 15 489-1-2007 «Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»
Нужна помощь в написании отчета?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Поможем с характеристой и презентацией. Правки внесем бесплатно.
Локальные нормативные акты: Коллективный договор, должностная инструкция, инструкция по делопроизводству
.Характеристика документооборота. Работа с входящими, исходящими и внутренними документами
Документооборот — движение документов в организации с момента поступления или создания до завершения исполнения, помещения в дело либо отправки (ГСДОУ)
Принципы организации документооборота:
Прохождение документов должно быть оперативным
Каждое помещение документа должно быть оправданно
Прохождение документов их обработки должны быть единообразными
Документ-это зафиксированная на носителе информация, позволяющая её идентифицировать
В организации выделяют три группы документопотоков:
Входящие (документы из вышестоящих органов, органов власти и других организаций)
Исходящие (официальные документы, отправляемые из организации)
Внутренние (официальные документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации)
Объем потока — это количество документов, которое проходит или обрабатывается делопроизводителем за какой-либо период.
Структура потока определяется разновидностью документов, авторством и другими характеристиками.
Нужна помощь в написании отчета?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Поможем с характеристой и презентацией. Правки внесем бесплатно.
Режим потока определяется периодичностью движения документов через канцелярию, секретаря, делопроизводителя.
Учет документа осуществляется с целью получения данных для расчёта штатной численности персонала, делопроизводственной службы для корректировки загруженности подразделений отдельных исполнителей. Для определения необходимых технических средств и обработки документов.
Для организации делопроизводства может быть использована одна из форм организации с документами
Централизованная (обработка документов происходит в едином центре, а уже затем документы передаются в структурные подразделения)
Децентрализованная (документы обрабатываются в различных структурных подразделениях)
Смешанная (форма организации делопроизводства обрабатывается канцелярией остальные документы в структурных подразделениях).
Обработка входящих документов:
Поступление документа в организацию
Предварительное рассмотрение и распределение документов
Простановка входящего номера на документе
Регистрация документа
Передача документа на рассмотрение руководителем
Занесение основных сведений в РКФ
Контроль за исполнение
Исполнение документа
Формирование и оформление документа в дело
.Организация и охрана труда делопроизводителя
Важным вопросом в постановке делопроизводства является определение структуры делопроизводственной службы и ее должностного состава.
В зависимости от объема работ (объема документооборота организации) служба делопроизводства может включать несколько структурных подразделений, например, секретариат (или несколько, если свои секретариаты имеют заместители руководителя учреждения экспедицию (здесь, в свою очередь, могут быть выделены группы по обработке входящей и исходящей корреспонденции, конфиденциальных документов, курьерская группа и др.); бюро учетно-справочной работы (в нем могут быть группы регистрации, информационно-справочного обслуживания); отдел (бюро) контроля; отдел (бюро) писем приема граждан; группа печати и размножения документов; отдел автоматизации; архив и др.
В учреждениях меньшего масштаба возможно совмещение нескольких функций в одном подразделении или вместо структурных подразделений выполнение соответствующей работы отдельными сотрудниками, в маленькой фирме всю работу ведет один секретарь.
Численный состав и номенклатура должностей работников службы делопроизводства также определяются исходя из функций и объем работ службы. Кроме того, в каждом структурном подразделении может быть секретарь, ведущий делопроизводство в отделе. При отсутствии такового руководитель подразделения должен назначить одного из сотрудников отдела ответственным за ведение делопроизводства.
Рациональная организация постановки делопроизводства начинается с определения организационно-правового положения службы, ее структуры, функций, прав и обязанностей всех, кто занимается документационным обеспечением. Для этого следует разработать организационно-правовые документы: положение о службе делопроизводства и должностные инструкции на каждого работника, занимающегося делопроизводственным обслуживанием, инструкцию по организации делопроизводства. Организационно-правовые документы содержат правила, нормы, положения, устанавливающие статус структурного подразделения, его компетенцию, структуру, должностной состав, функциональное содержание деятельности работников подразделения, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты. Положения, содержащиеся в организационно-правовых документах, строго обязательны для исполнения. Эти документы подлежат утверждению руководителем организации.
Большое значение в работе управленческого аппарата имеет организация рабочих мест сотрудников и создание благоприятных условий труда.
Управленческий труд обычно отличается малой двигательной активностью, монотонностью, длительным нахождением в закрытом помещении. Все это вызывает быструю утомляемость и, естественно, отражается на результатах труда. Поэтому при организации труда управленческого персонала, в состав которого входят и работники службы делопроизводства, большое внимание должно уделяться устройству и планировке служебных помещений, поддержанию в них соответствующего нормам освещения, температурного режима, устранению шумов, оборудованию рабочих мест в соответствии с выполняемыми функциями, установлению рационального режима труда.
Не меньшее значение имеет правильное освещение рабочих мест. Недостаток освещения часто является одной из причин утомляемости. Наилучшим признано естественное освещение. Свет должен падать слева или спереди. Искусственное освещение рабочих мест может быть общим (светильники расположены на потолке) или местным, когда на каждом рабочем месте имеется настольная лампа. Оно должно быть достаточным по уровню и равномерности освещения.
При наличии компьютеров для устранения бликов на экране дисплея светильники общего освещения монтируются не на потолке, а в верхней части стенных панелей.
К самостоятельной работе делопроизводителем допускаются лица в возрасте не моложе 18лет, прошедшие соответствующую подготовку, инструктаж и проверку знаний по охране труда, медицинский осмотр и не имеющие противопоказаний по состоянию здоровья.
При работе делопроизводителем соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, установленные режимы труда и отдыха.
Нужна помощь в написании отчета?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Поможем с характеристой и презентацией. Правки внесем бесплатно.
При работе делопроизводителем возможно воздействие следующих опасных и вредных производственных факторов:
нарушение остроты зрения при недостаточной освещенности рабочего места, а также зрительное утомление при длительной работе с документами и с компьютером:
ионизирующие, неионизирующие излучения и электромагнитные поля при работе с компьютером;
поражение электрическим током при использовании неисправных электрических приборов.
Делопроизводитель обязан соблюдать правила пожарной безопасности, знать места расположения первичных средств пожаротушения и направления эвакуации при пожаре.
При несчастном случае немедленно сообщить об этом Администрации учреждения. При неисправности оборудования прекратить работу и сообщить администрации учреждения.
В процессе работы соблюдать правила личной гигиены, содержать в чистоте рабочее место.
Требования безопасности во время работы
Строго выполнять последовательность работы с документами, установленную должностными обязанностями.
Соблюдать порядок и не загромождать рабочее место посторонними предметами и ненужными документами.
. При недостаточной освещенности рабочего места для дополнительного его освещения пользоваться настольной лампой.
При работе с использованием электрической пишущей машинки соблюдать меры безопасности от поражения электрическим током:
не подключать к электросети и не отключать от неё пишущую машинку мокрыми и влажными руками; не оставлять включенную в электросеть пишущую машинку с работающим электродвигателем без присмотра.
.Анализ локальных нормативных актов Администрации города Екатеринбурга
При прохождении практики я работала с локальными нормативными актами.
В Администрации города Екатеринбурга локальные нормативные акты (правила, положения, инструкции) определяют общие принципы работы организации, устанавливают режим труда и отдыха, должностные функции работников, систему оплаты труда и оценки персонала, основные права и обязанности сторон трудового договора.
Разрабатываются Локальные нормативные акты в соответствии с действующим трудовым законодательством, с учетом специфики и особенностей администрации. При этом работодатель должен использовать возможности своих полномочий в полной мере, но не превышать их пределы.
В первую очередь, к обязательным локальным нормативным актам относятся:
Правила внутреннего трудового распорядка;
Правила по обеспечению безопасных условий и охране труда;
Положение о нормированном рабочем дне;
Положение о порядке хранения персональных данных работника.
К локальным нормативным актам также относятся:
штатное расписание;
трудовой договор на каждого сотрудника;
должностная инструкция;
приказы о приеме, переводе, увольнении работника;
иные приказы руководителя администрации
Нужна помощь в написании отчета?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Поможем с характеристой и презентацией. Правки внесем бесплатно.
графики отпусков;
положение о структурном подразделении и т.д.
В администрации города Екатеринбурга Деятельность Управления регламентируется следующими локальными актами:
приказами и распоряжениями начальника Управления;
положением о доплатах, надбавках и премировании работников Управления;
правилами внутреннего трудового распорядка;
положением о доплатах и надбавках руководителям;
инструкциями по охране труда;
иными локальными актами, изданными в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Локальные акты утверждаются начальником Управления.
Все вышеперечисленные локальные нормативные акты администрации соответствуют ГОСТУ.
. Составление и оформление организационно -распорядительных и информационно-справочных документов
Организационные документы — документы, которые регламентируют задачи и функции учреждения, организацию его работы: права, обязанности, ответственность структурных подразделений и должностных лиц.
К ним относятся:
Нужна помощь в написании отчета?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Поможем с характеристой и презентацией. Правки внесем бесплатно.
Учредительные документы (устав организации; договор и др.)
Структура и штатное расписание работников
Правила внутреннего трудового распорядка
Положения о структурных подразделениях
Распорядительные документы — это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации.
К ним относятся:
Должностная инструкция
Приказы по основной деятельности
Документы по личному составу
Распоряжения
Указания
Протоколы и др.
Устав — это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности. Существуют, например, Устав добровольного спортивного общества, Устав акционерного общества,
Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами. Уставы государственных предприятий и учреждений утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами). Уставы муниципальных предприятий утверждаются районными (городскими) администрациями, частных — соответствующими владельцами, коллективами, регистрируются в областных, краевых, городских и районных администрациях. В оформлении уставов должны присутствовать следующие реквизиты: наименование министерства, наименование организации, вид документа, индекс, дата, место издания, гриф утверждения (в случае частного предприятия указать, кем оно зарегистрировано).
Нужна помощь в написании отчета?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Поможем с характеристой и презентацией. Правки внесем бесплатно.
Положение — это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функцию, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов.
В формуляр-образец положения входят следующие реквизиты: наименование министерства, ведомства, наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, индекс, наименование вида документа, место издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка о согласовании.
Инструкция — это правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов). Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которые распространяются ее требования. Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Как правило, инструкция начинается с раздела «Общие положения», в котором указываются цели ее издания, область распространения, порядок применения и другие сведения общего характера. Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены ее новой).
Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем. На инструкции может быть сделана пометка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (приказом, распоряжением и т.д.) в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители. Если в тексте распорядительного документа не указан срок введения инструкции, таковым считается день подписания и регистрации документа.
Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации
Распоряжение — акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым это распоряжение адресовано. Указание — распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов.
Распорядительная часть указания начинается словами «Предлагаю» («Обязываю»). Указания нумеруются по порядку в пределах календарного года8.
Приказ-правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующими на основе единоначалия. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть норнения норм права (например, приказ о назначении на должность). Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных подразделений, утверждения положений, инструкций, правил и тому подобных документов, требующих утверждения, организации, предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д.
Основные виды распорядительных документов подготавливаются в целом аналогично. Это достаточно сложный процесс, различия же возникают на конечной стадии оформления документов, отражающей результат коллегиальной деятельности (в случае постановлений и решений) и единоначалия (в случае постановлений, распоряжений, приказов, указаний).
Можно выделить три стадии подготовки распорядительного документа. Это изучение существа вопроса и подготовка проекта документа: стадия обсуждения и принятия документа на заседаниях коллегиального органа (в случае постановлений, решений); согласование документа и его подписание.
Процедура составления и оформления распорядительного документа конкретного учреждения может быть описана в инструкции по делопроизводству или в инструкции, устанавливающей порядок работы с документами. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса и предназначена для того, чтобы объяснить, чем вызвано распоряжение. В ней могут быть перечислены факты, события, дана их оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ.
Информационно-справочные документы — сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.
К информационно-справочным документам относятся: справка, протокол, акт, заявление, записки, письма
Составление и оформление:
Каждый документ должен иметь дату и регистрационный номер, указание на автора (организацию, структурное подразделение или должностное лицо), визы, подпись (только в докладных и объяснительных записках автор и подпись совпадают), часто печать. Все перечисленные реквизиты оказывают влияние на юридическую силу документа, т.е. обеспечивают его бесспорность и официальность, поэтому они должны быть оформлены правильно, т.е. в соответствии с требованиями государственного стандарта.
Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках. Печать.
Оттиск печати на документах проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего документ. [1]
.Регистрация документов в различных формах
Регистрация — это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нём индекса с последующей записью учетных данных о документе в регистрационных формах.
Для регистрации документов традиционно используют три формы:
Журнальная
Карточная
Электронно-автоматизированная
Регистрация подразумевает перенос основных сведений о документе (наименование документа; дата документа; краткое содержание; резолюция; присвоение регистрационного номера и т.д.)
Требования к регистрации документов
Все входящие документы регистрируются в день их поступления
Документы в организации регистрируются однократно
Все исходящие документы либо создаваемые регистрируются в день подписания либо утверждения
Нужна помощь в написании отчета?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Поможем с характеристой и презентацией. Правки внесем бесплатно.
При передачи документа из одного структурного подразделения в другое, он повторно не регистрируется
Документы регистрируются в пределах групп в зависимости от названия вида документа, от авторства, от содержания
Документы подлежащие регистрации :
Документы, поступающие из вышестоящих органов
Общественных организаций
Важные письма других организации
Не регистрировать: поздравительные телеграммы, проекты, приглашения.
Регистрация документов системах электронного документооборота
С: Документооборот 8″ позволяет вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. При этом осуществляется автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров по сложным правилам.
Регистрация документов производится в соответствии с ГОСТами, типовыми инструкциями и традициями отечественного делопроизводства.
Регистрация документа сопровождается следующими процессами:
учет поступивших документов, печать штрих кодов и регистрационных штампов;
автоматизация процедуры рассмотрения документов и последующей постановки на контроль;
оповещение исполнителей;
Нужна помощь в написании отчета?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Поможем с характеристой и презентацией. Правки внесем бесплатно.
поддержка регламентированных сроков исполнения документов;
формирование дел, передача закрытых дел на архивное хранение или уничтожение;
последующее формирование отчетов по поступлению и исполнению документов, по просроченным документам.
VIII.Передача документов на исполнение, контроль исполнительской дисциплины. В системах электронного документооборота
Контроль исполнения — совокупность действий, обеспечивающая своевременное исполнение документов.
Цели контроля за исполнением:
Отслеживание хода исполнения. Занесение данных об исполнение в регистрационные карточные формы.
Анализ информации, полученной в ходе контроля. Предоставление информации руководителю.
Выработка предложений по работе с документами
Повышение исполнительской дисциплины.
Этапы осуществления контроля за исполнением документов:
Постановка документа на контроль
Доведение до исполнения
Предварительная проверка исполнения и регулирование хода исполнения.
Нужна помощь в написании отчета?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Поможем с характеристой и презентацией. Правки внесем бесплатно.
Снятие с контроля
Сроки исполнения
Типовые: Определенны законодательством. Точный срок для каждого вида документов
Индивидуальные: Указаны в тексте самого документа. Определены резолюцией.
Ответственность за правильное и своевременное решение вопросов, поставленных в документе, несут как руководители структурных подразделений, так и сотрудники, которым поручено исполнение документа.
Организация ведения контроля за сроками исполнения документов включает следующие операции:
фиксация в процессе регистрации всех поставленных на контроль документов и указаний руководства;
проверка доведения документа до исполнителя в срок;
внесение данных о передаче документа от исполнителя исполнителю или изменении сроков исполнения документов в регистрационную форму;
информирование руководителей (подразделений и организации) о ходе исполнения документов;
внесение в регистрационную форму данных об исполнении документов (снятии документа с контроля);
составление аналитических справок по сроковому контролю за исполнением документов.
На контроль ставятся все документы, требующие ответа и исполнения. Так как в распорядительных документах предметом контроля являются содержащиеся в них решения, на контроль ставится каждый пункт, т.е. каждое задание или поручение, зафиксированное в распорядительном документе. Секретарь руководителя должен ставить на контроль и устные поручения руководства.
Сроки исполнения документов
Нужна помощь в написании отчета?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Поможем с характеристой и презентацией. Правки внесем бесплатно.
Срок исполнения документа — срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.
Типовые сроки исполнения определены законодательством, например, для исполнения обращений граждан, или закрепляются в инструкции по делопроизводству организации для постоянно повторяющихся видов документов.
Индивидуальные сроки указываются в самом документе или в резолюции руководства. Например, в документах, поступивших от вышестоящих организаций и содержащих какое-либо поручение, обычно срок указан в самих документах. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции.
Исполнение документов, с длительным сроком исполнения
Исполнение документов, содержащих сложные задания, с длительным сроком исполнения (несколько месяцев, полгода, год) ставится на поэтапный контроль.
В сроковом контроле выделяют текущий контроль, предупредительный и итоговый контроль.
Предупредительный контроль отличается от текущего тем, что он проводится по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня и тем самым сотрудник имеет еще время для решения вопроса.
Если в процессе контроля выясняется, что документ не может быть исполнен в срок, вопрос об изменении срока исполнения документа должен быть поставлен не позднее одного дня до истечения контрольной даты.
Изменить срок исполнения документа может только руководитель, установивший его ранее.
Снятие документа с контроля осуществляется после полного исполнения документа: подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ и другого документированного подтверждения факта исполнения. Результат исполнения документа записывается в регистрационной карточке. Например: направлена телефонограмма, командирован сотрудник, составлен договор и т.п.
Контроль исполнительской дисциплины в системах электронного документооборота
Для просмотра и редактирования документов «1С:Документооборот 8 КОРП» использует соответствующие приложения, установленные на локальных компьютерах пользователей.
Повседневная работа с документами и файлами выполняется непосредственно на «рабочем столе»; пользователь видит список редактируемых документов и список невыполненных задач, предусмотрена настройка «рабочего стола» с возможностью удалить, добавить или поменять местами элементы конкретного раздела.
«1С: Документооборот 8 КОРП.» обеспечивает доступ сотрудников к файлам, как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки файлов.
Нужна помощь в написании отчета?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Поможем с характеристой и презентацией. Правки внесем бесплатно.
При сохранении изменений в информационной базе автоматически создается новая версия файла с указанием автора, даты и времени создания.[2]
.Выполнение работ по формированию и оформлению дел
При прохождении практики в Администрации я работала с формирование и оформлением дел.
Формирование дел — группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизацией внутри дела.
Оформление дела — это операции производятся для того чтобы подготовить дело к хранению в соответствии с правилами.
Я заполняла обложку дела и внутреннею опись дела, так же занималась брошюровкой дел. Формировала документы в дело.
При формировании дела в него помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату. 3
При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие — по датам поступления, исходящие — по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.[3]
.Индивидуальное задание
Формирование дел состоит из следующих операций: распределение документов по папкам (делам) и подшивка их в личное дело; расположение документов внутри дела в определенной последовательности; оформление дела.
Нужна помощь в написании отчета?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Поможем с характеристой и презентацией. Правки внесем бесплатно.
Дела формируют уполномоченные на это сотрудники в каждом структурном подразделении. Контролирует формирование дел служба делопроизводства.
Периодом формирования дел служит календарный год, но есть дела, которые ведутся на протяжении нескольких лет (дела, в которые, содержатся документы по вопросам, не решенным в пределах года, а также личные дела сотрудников).
В конце календарного года заводят столько папок, сколько дел числится в структурном подразделении по номенклатуре дел.
Оформление дел
Оформление дел осуществляется работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел при методической помощи и под контролем архива организации.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения, временного хранения (свыше 10-ти лет) и дела по личному составу.
Полное оформление дел предусматривает:
подшивку или переплет документов в дела
нумерацию листов в деле
составление внутренней описи документов дела
составление листа-заверителя дела
внесение необходимых сведений в реквизиты обложки дела
Частичному оформлению подлежат дела временного хранения (до 10-ти лет включительно). Их допускается хранить в скоросшивателях, не проводит пере систематизацию документов в деле, листы не нумеровать, внутренней описи и листа-заверителя дела не составлять.
Порядок формирования и оформления дел в администрации
В Администрации города Екатеринбурга порядок формирования и оформления дел осуществляется отделом по делам архивов.
В состав Отдела входят:
сектор комплектования муниципального архива и методической работы;
сектор комплектования Архива Администрации города Екатеринбурга и информационного обеспечения.
Основными задачей отдела является:
Организация и обеспечение комплектования (формирования) муниципального архива архивными документами, включенными в состав Архивного фонда Российской Федерации, и другими архивными документами; организация и обеспечение комплектования архивными документами Архива Администрации города Екатеринбурга.
Заключение
За время прохождения производственной практики в Администрации, я ознакомилась со структурой и деятельностью организации, с правилами внутреннего трудового распорядка, с правилами охраны труда и техники безопасности. Полностью и своевременно выполнила задания, предусмотренные руководителем практики от предприятия, закрепила и расширила теоретические и практические знания, приобрела навыки ведения самостоятельной и практической работы.
Получила практические навыки по организации планирования работы Администрации. Так же ознакомилась с локальными нормативными актами администрации по организации делопроизводства, с составлением и оформлением дел и др.
В заключении можно сказать, что весь период прохождения практики был насыщенным аналитической работой по различным пунктам деятельности администрации города. Эти сферы деятельности включали в себя организацию делопроизводства.
Список используемой литературы
распорядительный электронный документооборот
Электронная библиотека Режим доступа// #»justify»>. Центр компетенции по делопроизводству Режим доступа// #»justify»>. Центр компетенции по делопроизводству Режим доступа// #»justify»>.Давыдова Э.Н. Делопроизводство: учеб-практик. руководство / Э.Н. 5.Давыдова, А.Е. Рыбаков. Мн., 2005.
Нужна помощь в написании отчета?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Поможем с характеристой и презентацией. Правки внесем бесплатно.
.Кирсанова М.В.СОВРЕМЕННОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ Третье издание
.Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. М., 2010.