Содержание
Введение
1. Моё рабочее место
2. Основные сведения и задачи учреждения
3. Организация документооборота
5. Порядок работы с входящими документами в учреждении
6. Порядок работы с исходящими документами
7. Регистрация документов
8. Подготовка документов к передаче в архив
Заключение
Введение
Актуальность данной темы исследования заключается в том, что современный секретарь — это «правая» рука директора, без которого он не сможет эффективно руководить всем рабочим процессом на предприятии или фирме.
Можно сказать, что секретарь — это одновременно несколько профессий, и в данном отчете отражено все многообразие деятельности секретаря. Большое значение при этом уделяется коммуникативным умениям, так как основная деятельность секретаря связана с общением, и коммуникабельность, умение общаться по-деловому и в то же время доброжелательно — важная компетенция секретаря. Добросовестное отношение к своим обязанностям, постоянное стремление к повышению квалификации, искренне желание помочь руководителю или сотрудникам фирмы — вот самые ценные качества профессионала.
1. Период прохождения практики:
Нужна помощь в написании отчета?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Поможем с характеристой и презентацией. Правки внесем бесплатно.
Практика проводилась c 21 октября 2013 г. по 9 ноября 2013 г. в городе Нерюнгри.
2. Место прохождения практики:
РС (Я) г. Нерюнгри, пр. Дружбы Народов 12/2
Телефон: 6-04-39
Муниципальное учреждение «Централизованная бухгалтерия муниципальных учреждений Нерюнгринского района» в должности секретаря.
3. Цели и задачи преддипломной практики:
Цель производственной практики — рассмотреть особенности документооборота в МУ ЦБ Нерюнгринского района.
Задачи преддипломной практики:
1. Раскрыть основные сведения об учреждении.
2. Изучить особенности организации документооборота.
3. Описать порядок работы с входящими документами в учреждении.
4. Изучить порядок работы с исходящими документами.
5. Раскрыть особенности регистрации документов.
6. Описать подготовку документов к передаче в архив.
Нужна помощь в написании отчета?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Поможем с характеристой и презентацией. Правки внесем бесплатно.
1. Моё рабочее место
Моё рабочее место располагается в приемной возле кабинета директора. В приемной находится мебель, которая предназначена для отдыха, а также для посетителей, ожидающих приема, различные шкафы и полки, на которых хранится входящая и исходящая корреспонденция. Но главная особенность этого помещения — это камеры наблюдения, которые позволяют наблюдать за происходящим в офисе. Эта система видеонаблюдения уникальна своей моделью, функциональными возможностями и может включать в себя звуковое расширение, захват видеоизображения и сторожевой таймер компьютера.
Рабочее место хорошо освещено и это создает благоприятное условие для выполняемой мной работы. В приемной находится большой стол в светлых тонах, с множеством ящиков, в которых хранятся телефонные справочники, информационные каталоги и тому подобное. У стола стоит вращающийся стул с подлокотниками. Во время работы я чувствую себя в нем комфортно и удобно.
Так же рабочее место оснащено новейшей и различной оргтехникой. Она подразумевает под собой системный телефон, факсимильный аппарат, компьютер, принтер, сканер, а также множительный аппарат.
На столе находятся: папки-скоросшиватели, журналы регистрации, ежедневник, в котором фиксируются знаменательные даты, даты приема посетителей, канцелярские принадлежности, то есть дырокол, скрепки, ножницы и так далее.
Светлые тона помещения придают моему рабочему настроению теплоту, энергичность и стремление к работе.
документ секретарь документооборот
2. Основные сведения и задачи учреждения
Специфика службы:
Специфика Муниципального учреждения «Централизованной бухгалтерии Нерюнгринского района» заключается в том, что оно создано для централизованного ведения бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности учреждений образования и культуры.
Задачи учреждения:
§Формирование полной и достоверной информации о финансово-хозяйственной деятельности учреждений и их имущественном положении. Создание оптимальных условий для содержания зданий и сооружений обслуживаемых учреждений, обустройства прилегающих территорий. Контроль за правильным расходованием денежных средств и материальных ценностей. Соблюдение строжайшего режима экономии, организации учета основных фондов, малоценного инвентаря, денежных средств и других ценностей, исполнения сметы расходов, а также расчетов по заработной плате. Обеспечение правильного документального отражения на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением денежных средств, начисления и перечисления налогов и других платежей. Осуществление контроля за проведением инвентаризации денежных средств, товароматериальных ценностей и расчетов, а также ревизий в складских помещениях. Принятие мер к предупреждению недостач, растрат, и других нарушений и злоупотреблений в финансово — хозяйственной деятельности.
Обеспечение строго соблюдения кассовой и расчетной дисциплины, расходования полученных из банка средств по назначению, должный порядок хранения бухгалтерских документов и бухгалтерского архива. Осуществление постоянного контроля за своевременным оформлением приема и расхода денежных средств и материальных ценностей, правильным расходованием фонда заработной платы, исчислением и выдачей всех видов премий, материальной помощи, соблюдением установленных штатов, должностных окладов, смет и расходов. Обеспечение своевременного составления бухгалтерской отчетности на основе данных первичных документов и бухгалтерских записей, предоставления ее в установленном порядке в финансовый орган. Служба МУ ЦБ Нерюнгринского района:
Директор МУ ЦБ: Хорошилова Лариса Ивановна
Нужна помощь в написании отчета?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Поможем с характеристой и презентацией. Правки внесем бесплатно.
Главный бухгалтер: Кольцова Ольга Вячеславовна
Директор материального отдела: Сокова Ирина Викторовна
Директор расчетного отдела: Иванова Любовь Владимировна
Директор экономического отдела: Крахина Светлана Викторовна
Общая численность штата 30 человек.
3. Организация документооборота
Под документооборотом понимается движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело.
Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации.
В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, ГСДОУ установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.
Документационное обеспечение — важнейшая функция управления, нуждается в тщательно продуманной организации.
Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документной информацией.
Необходимо отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами.
Под объемом документооборота учреждения понимается количество документов, полученных и созданных учреждением за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.
Нужна помощь в написании отчета?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Поможем с характеристой и презентацией. Правки внесем бесплатно.
Анализируя документооборот учреждения за последний год, была выявлена тенденция к его росту.
В документационном обеспечении учреждения выделяют три группы документов:
- поступающие (входящие);
- внутренние.
Учитывая постоянный рост количества персонала, отделов, можно сказать, что количество внутренних документов возрастает.
Внутренние документы в МУ ЦБ оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов: полное название учреждения, название подразделения, вида документа, места составления, даты и номера. Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются с помощью компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office 2010.
Сотрудники службы делопроизводства контролируют правильность оформления документов в соответствии с требованиями типовой инструкции в федеральных органах власти.
Необходимо отметить, что при внутренней переписке сотрудники учреждения используют два вида документов — докладные и служебные записки. Служебная записка — документ, широко использующийся при сообщении и передаче информации от одного сотрудника предприятии другому, но в существующую официальную классификацию этот документ не входит. Для этой функции существует докладная записка, при помощи которой происходит информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и так далее. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.
Право издания приказов (распоряжений) принадлежит директору учреждения, а в его отсутствии — заместителю директора.
Заместитель подписывает приказы по курируемым вопросам только по поручению директора.
За качество подготовки проектов приказов (распоряжений) как по содержанию, так и по оформлению, несет ответственность руководитель учреждения, готовящий проект.
Подготовленный проект организационного приказа (распоряжения) должен быть завизирован, собирает визы исполнитель. Срок исполнения, как правило, не превышает 3 дней. Приказы (распоряжения) визируются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа. В случае подготовки объемного документа, визируемого большим количеством заинтересованных должностных лиц, которые в целях ускорения процесса согласования, знакомятся не с первым экземпляром проекта приказа, а с его копиями (ксерокопиями), допускается сбор виз на отдельном «Листе визирования». Виза включает в себя: наименование учреждения, личную подпись, дату, расшифровку подписи. В расшифровке подписи должна указываться фамилия лица, визирующего документ.
Организационные документы — это документы, регламентирующие задачи и функции МУ ЦБ, устанавливающие структуру, штатную численность, порядок действий работников при исполнении повседневных трудовых обязанностей.
К организационным документам относятся положения о МУ ЦБ, правила, инструкции, структура, штатное расписание, должностные регламенты работников.
Положение — нормативный правовой акт, который определяет задачи, функции, полномочия, ответственность и организацию работы в МУ ЦБ.
Положение включает следующие основные разделы: общие положения, задачи, полномочия, ответственность и организацию работы.
Нужна помощь в написании отчета?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Поможем с характеристой и презентацией. Правки внесем бесплатно.
5. Порядок работы с входящими документами в учреждении
Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в МУ ЦБ осуществляется централизованно секретарем руководителя.
При первичной обработке корреспонденции проверяется по адресу ли она доставлена, целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно секретарь возвращает или пересылает по назначению.
Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Вскрываются конверты и уничтожаются вручную, что требует значительного времени.
Конверты от поступающих документов, в том числе писем граждан, не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить:
- адрес отправителя;
- время отправки и получения документа;
- при поступлении личных или доплатных документов.
На полученном документе проставляется регистрационный штамп, он проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны. Штамп состоит из учетного номера и даты поступления. Документы с грифом «лично» секретарем не вскрываются и передаются адресату. Документация, поступающая на имя директора, передается секретарю директора.
Заканчивается первичная обработка распределением на документы регистрируемые и нерегистрируемые. Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь затрудняется определить относится ли она к регистрируемой или нет. Для уточнения он идет к руководителю. В организации должен быть список нерегистрируемой документации.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения директором и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.
После рассмотрения документов директор наносит резолюцию — распределяет поручения между заместителями. С документа снимаются копии, оригинал подшивается в дело, копии разносятся исполнителям. Если документ требует контроля исполнения, то секретарь директора ставит на контроль и вносит данные в компьютерную базу.
В соответствии с существующими требованиями подлинник должен передаваться ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. В МУ ЦБ подлинники подшиваются в дело, а исполнителям передаются копии.
6. Порядок работы с исходящими документами
Отправляемые предприятием документы называются исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:
- составление проекта документа исполнителем;
- проверка правильности оформления проекта документа секретарем;
- согласование проекта документа;
- подписание документа директором (в необходимых случаях — утверждение);
- регистрация документа;
- отправка документа адресату;
- подшивка второго экземпляра (копии) в дело.
Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется сотрудником службы делопроизводства. Ведущий специалист отдела делопроизводства вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.
Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.
Нужна помощь в написании отчета?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Поможем с характеристой и презентацией. Правки внесем бесплатно.
В МУ ЦБ проект исходящего документа обязательно согласовывается с юристом учреждения. Такое согласование оформляется визой.
После подписания директором, исходящий документ передается секретарю для регистрации.
Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные:
порядковый номер документа, включающий номер дела;
адресат (корреспондент);
краткое содержание или заголовок;
отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);
исполнитель;
примечание.
После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.
Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.
7. Регистрация документов
Регистрация документов — важнейший этап работы с документами и определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения».
Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документов. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам комбината, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.
Нужна помощь в написании отчета?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Поможем с характеристой и презентацией. Правки внесем бесплатно.
Правила организации регистрации описаны в Государственной системе документационного обеспечения управления и Типовой инструкции по делопроизводству. В обоих документах регистрация рассматривается, прежде всего, как поисковая система по документам организации и поэтому здесь же описывается и порядок организации традиционных и автоматизированных картотек по всему массиву документов организации.
Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, то есть при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам учреждения и устанавливает единый порядок регистрации.
Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях).
Учитывая специфику учреждения, в нем принята смешанная система, при которой часть документов регистрируется централизованно секретарем руководителя, другая же в структурных подразделениях. Регистрация документов, поступивших на имя директора, производится однократно его секретарем.
В МУ ЦБ регистрация входящих документов, происходит в следующем порядке: секретарь разбирает входящую корреспонденцию и заносит данные о поступивших документах в регистрационный журнал. На входящем документе штампом в правом нижнем углу проставляется дата поступления и номер по порядку.
Регистрация входящих документов МУ ЦБ осуществляется путем занесения данных в журнал регистрации входящих документов.
Форма регистрационного журнала для входящих документов:
При анализе регистрации документов МУ ЦБ была выявлена серьезная ошибка в процессе регистрации: регистрация приказов по личному составу и приказы по основной деятельности осуществляется в одном журнале. Сроки хранения приказов по личному составу и основной деятельности совершенно различны. Это является грубым нарушением ГСДОУ. Следует разделить регистрацию этих приказов на две группы соответственно их тематике.
Для регистрации исходящих документов предлагается использовать только электронную форму с возможностью поиска по максимально большему количеству реквизитов. Однако на сегодняшний день регистрация всей документации ведется только в журнальной форме. Базу, которая будет образовываться при регистрации документов, можно будет использовать при ведении контроля за их исполнением. Также это позволило бы сделать информационно-поисковую работу более упорядоченной и централизованной.
8. Подготовка документов к передаче в архив
С момента заведения и до передачи в архив документы хранятся по месту их формирования в дела. Дела находятся в рабочих кабинетах и специально отведенных для хранения документов помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих полную сохранность документов, предохраняющих их от пыли и солнечного света.
В целях повышения оперативности поиска документов дела необходимо располагать в соответствии с номенклатурой дел.
С целью предотвращения износа подлинников нормативных правовых актов и распорядительных документов создается фонд пользования — совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо оригиналов.
Для хранения документов постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на хранение в учреждении организован архив. Деятельность архива регламентирована «Основными правилами работы архивов организаций».
Прием каждого дела в архиве производится по описям в присутствии работников, сдающих дела в архив. При этом на обоих экземплярах описей против каждого дела, включенного в них, делается отметка о наличии дела, а также указывается цифрами и прописью количество фактически принятых дел. Вместе с делами в архив передаются регистрационные формы — картотеки на документы с целью их оперативного поиска.
Подготовка документов к сдаче в архив включает:
оформление дел;
составление описей дел;
составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.
В настоящее время проводятся работы по созданию положения об архиве структуре службы документационного обеспечения управления.
Необходимо создать комиссию по проведению экспертизы ценностей документов из сотрудников службы делопроизводства. В состав комиссии должны войти:
ведущий специалист;
юрист;
секретарь руководителя.
Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации, ее переработку, анализ, подготовку и принятие решения.
Эти составные части самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения управленческого эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется ее количеством, оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если в организации не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, четкой организации поиска, хранения и использования документов.
Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве.
1. Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов).
Нужна помощь в написании отчета?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Поможем с характеристой и презентацией. Правки внесем бесплатно.
2. Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов).
3. Систематизация документов, подлежащих сдаче в архив.
Проведение анализа документационного обеспечения в МУ ЦБ позволило выявить некоторые недостатки, сделать выводы, дать рекомендации с целью применения их на практике.
Заключение
Перед приёмом на практику между мной и директором учреждения был заключен договор о приеме на преддипломную практику.
В первый же день моего пребывания на практике мне провели инструктаж по технике безопасности и внутреннего трудового распорядка, показали моё рабочее место. В ходе практики сотрудники учреждения ознакомили меня со своей работой и обязанностями в учреждении, кратко рассказали особенности существования данного учреждения.
Я за период практики смогла изучить основные формы документов, на основании которых и делала анализ деятельности учреждения. Все работники учреждения по возможности отвечали на все поставленные мной вопросы. Мою работу облегчило наличие планового отдела в учреждении, поэтому многие данные и характеристики учреждения были для меня доступны. Все документы выдавались мне только с личного разрешения директора. В учреждении сформированы многие формы документов, что также не затруднило проведение анализа.
Однако консультация директора, главного бухгалтера и других работников учреждения при наличии основной документации позволило мне достаточно хорошо изучить особенности функционирования МУ ЦБ.
В учреждении работают высококвалифицированные опытные специалисты, которые добросовестно выполняют свои обязанности, строго следят за деятельностью учреждения и внедрением новых технологий для повышения эффективности делопроизводства.
Учетный аппарат представлен опытными бухгалтерами и секретариатом, которые выполняют своевременный сбор информации, её регистрацию, обработку и в дальнейшем формируют различные формы отчетностей.
Муниципальное учреждение «Централизованная бухгалтерия муниципальных учреждений Нерюнгринского района» является очень перспективным предприятием. Об этом говорят многие показатели, характеризующие благополучное состояние учреждения, квалифицированный персонал и технически оборудованные рабочие места, так как из года в год эти показатели улучшаются и стремятся к совершенствованию.
Во время прохождения преддипломной практики мне удалось углубить и закрепить теоретические знания в области делопроизводства, а также освоить компьютерные программы, позволяющие автоматизировать учетный процесс. Работа проходила в соответствии с календарно-тематическим планом. Все темы и задачи, установленные тематическим планом, рассмотрены и отработаны.
Практическая деятельность мне помогла научиться самостоятельно решать определенный круг задач, возникающих в ходе работы секретарем. В частности, я научилась правильно составлять различного вида документы, анализировать их содержание и их форму.
Я еще раз убедилась, что на практике будет востребована основная часть знаний, полученных мной на занятиях, без которых я бы не поняла документационного обеспечения управления деятельности учреждения.