Содержание

Введение
1. Специфика русского речевого этикета.
2. Формулы обращений.
3. Речевая ситуация и стандартные средства языка.
4. Композиция деловых писем.
5. Языковой стандарт делового письма.
Заключение
Список использованных источников

Введение

Слово этикет (от франзуского étiquette — этикетка, надпись) — нормы и правила поведения людей в обществе.

Речевой этикет — это система правил речевого поведения и устойчивых формул вежливого общения.

Различные виды этикета представлены системой различных этикетных формул: «Ваше преосвященство» (церковному служителю высокого сана) и «Товарищ генерал» (в старой русской армии – «Ваше превосходительство»). Однако общим принципом использования этикетных средств в любой сфере общественной жизни остается принцип вежливости.

В деловой переписке использование этикетных средств носит также регламентированный характер. Этикет — это кодекс цивилизованного поведения, который базируется на потребности человека быть признанным, на учете его социального статуса и достоинства.

Специфика делового общения заключается в том, что столкновение, взаимодействие экономических интересов и социальное регулирование осуществляется в правовых рамках. Идеальным результатом взаимодействия и правового оформления отношений становятся партнерские отношения, построенные на основах взаимного уважения и доверия.

Нужна помощь в написании реферата?

Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Заказать реферат

Специфической особенностью делового общения является его регламентированность, т.е. подчиненность установленным правилам и ограничениям.

1. Специфика русского речевого этикета

Владение речевым этикетом способствует приобретению авторитета, порождает доверие и уважение. Знание правил речевого этикета, их соблюдение позволяет человеку чувствовать себя уверенно и непринужденно, не испытывать неловкости и затруднений в общении.

Неукоснительное соблюдение речевого этикета в деловом общении оставляет у клиентов и партнеров благоприятное впечатление об организации, поддерживает ее положительную репутацию.

Речевой этикет имеет национальную специфику. Каждый народ создал свою систему правил речевого поведения. В российском обществе особую ценность представляют такие качества как, тактичность, предупредительность, терпимость, доброжелательность, выдержанность.

Важность этих качеств отражается в многочисленных русских пословицах и поговорках, характеризующих этические нормы общения. Одни пословицы указывают на необходимость внимательно слушать собеседника: «Умный не говорит, невежда не дает говорить. Язык — один, уха — два, раз скажи, два раза послушай». Другие пословицы указывают на типичные ошибки в построении беседы: «Отвечает, когда его не спрашивают. Дед говорит про курицу, а бабка — про утку. Вы слушайте, а мы будем молчать. Глухой слушает, как немой речь говорит». Многие пословицы предупреждают об опасности пустого, праздного или обидного слова: «Все беды человека от его языка. Корову ловят за рога, людей за язык. Слово — стрела, выпустишь — не вернешь. Невысказанное высказать можно, высказанное возвратить нельзя. Лучше недосказать, чем пересказать. Мелет с утра до вечера, а послушать нечего».

Тактичность — это этическая норма, требующая от говорящего понимать собеседника, избегать неуместных вопросов, обсуждения тем, которые могут оказаться неприятными для него.

Предупредительность заключается в умении предвидеть возможные вопросы и пожелания собеседника, готовность подробно проинформировать его по всем существенным для разговора темам.

Терпимость состоит в том, чтобы спокойно относиться к возможным расхождениям во мнениях, избегать резкой критики взглядов собеседника. Следует уважать мнение других людей, стараться понять, почему у них сложилась та или иная точка зрения. С таким качеством характера, как терпимость тесно связана выдержанность — умение спокойно реагировать на неожиданные или нетактичные вопросы и высказывания собеседника.

Доброжелательность необходима как в отношении к собеседнику, так и во всем построении разговора: в его содержании и форме, в интонации и подборе слов.

2. Формулы обращений

 Этикет — важнейший инструмент в достижении коммуникативной цели и одновременно проявление культуры пишущего (говорящего).

Нам всем хорошо известно, что одну просьбу исполнять приятно, а другую — нет. Содержание высказываний может быть идентичным, а вот форма и тональность — нет.

Иногда одну просьбу от другой отличает наличие всего одной фразы, которая многое меняет в восприятии текста, создавая дополнительный стимул для принятия положительного решения по обсуждаемому вопросу.

Нужна помощь в написании реферата?

Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Заказать реферат

К сожалению, очень часто этой одной фразы в деловых письмах как раз и не хватает.

В цивилизованном обществе хорошо разработанный этикет предлагает большой выбор речевых формул, которые в любой ситуации помогают адресанту (отправителю) оставаться вежливым, заботящимся о сохранении чувства собственного достоинства получателя в любой ситуации. Целый ряд ситуаций, таких, например, как ситуации отказа, задержки положительного решения, несогласия предполагает использование в начале ключевой фразы слов, выражающих сожаление: «К сожалению, мы не можем согласиться на Ваши условия…», «К сожалению, проблемы с неплатежами не позволяют нам воспользоваться Вашим предложением в ближайшее время…», С сожалением вынуждены сообщить о невозможности…».

До сих пор мы скупимся на слова благодарности, которые должны использовать в ответах на предложение, запрос, приглашение, поздравление, соболезнование.

Во всем мире благодарят за точность, за своевременный ответ: «Благодарим Вас за своевременный ответ», «Благодарим Вас за предложение…», «Позвольте выразить признательность за участие…».

Выражение лучших чувств: радости, надежды, уверенности, одобрения, признательности — не просто украшает текст, лишая его привычной сухости, но и создает определенную тональность восприятия, которая влияет на отношение адресата к сообщаемому: «Примите мое приглашение, и я надеюсь, что Вы найдете время для…», «С удовольствием приглашаю Вас принять участие в…»,

«Имею честь пригласить Вас…», «Мы были бы рады видеть Вас на…».

Нужна помощь в написании реферата?

Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Заказать реферат

Приглашение, сделанное при помощи этих и подобных им выражений будет принято скорее, чем сухое «Приглашаем Вас на…».

Заключительные фразы письма особенно важны для закрепления положительных эмоций, которые должны поддерживать нормальное деловое общение: «Заранее благодарим», «Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество», «Надеюсь на дальнейшие добрые и взаимовыгодные отношения», «С удовольствием рассмотрим другие варианты».

Давно известно, что самым сладостным и самым важным звуком для любого человека является его имя.

«Еще Франклин Д. Рузвельт знал, что один из самых доходчивых и самых действенных способов завоевать расположение окружающих — это запомнить их имена и внушить им сознание собственной значительности», — писал в своей знаменитой книге «Как завоевывать друзей и оказывать влияние на людей» Дейл Карнеги.

Это бесценные советы не только для говорящих, но и для пишущих.

В наши дни возвращаются старые обращения — речь идет прежде всего об индексовом обращении «господин» — «господа», имевшем до1917 года статус официального. Однако его употребление еще не стало системным. Оно широко используется в сфере политики, в среде предпринимателей, деятелей искусства, реже в среде чиновников.

Нужна помощь в написании реферата?

Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

Однако следует помнить, что даже сведенное до индекса вежливости при пофамильном обращении или адресации, слово это не свободно от лексического значения, включающего представление о социальном статусе адресата.

Так обращаются в письмах к деловым партнерам, предпринимателям, банкирам, должностным лицам, деятелям искусства, политикам. При этом совершенно невозможно представить себе ситуацию использования этого обращения к социально незащищенным группам: «господа инвалиды», «господа беженцы», «господа безработные». В особенно тяжелом положении оказываются в этом случае составители деловых писем, поскольку сегодня в русском языке отсутствует и общенациональное универсальное обращение, которым до 1917 г. было парное обращение «сударь — сударыня» («милостивый государь» — «милостивая государыня»).

Многообразие форм собственности (сегодня существуют совхозы, колхозы, артели наряду с индивидуальными и акционированными предприятиями) обусловливает многообразие форм обращения: с индексом — без индекса, пофамильное — по имени и отчеству: «Уважаемый господин Бобылев…», «Уважаемый Алексей Степанович…».

Слово «уважаемый» тоже не универсально, оно не включается в формулу поименного обращения к особо важной персоне (V.I.Р. — veryimportant person). Такой персоной считается не только высокое должностное лицо (члены правительства, парламента, губернаторы, мэры), но и заслуженный деятель науки, искусства, известный общественный деятель. В письмах к таким людям используются обращения «глубокоуважаемый», «высокоуважаемый»: «Глубокоуважаемый Александр Сергеевич!».

Знак восклицания в данном случае указывает на то, что факту обращения к данному лицу или затронутому вопросу придается особое значение.

Часто при обращении к коллективному адресату используются выражения: «Уважаемые господа!», «Уважаемые дамы и господа!», «Уважаемые коллеги!».

Нужна помощь в написании реферата?

Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Цена реферата

Последнее уместно при обращении к лицам одной профессии. Выбирая формулу обращения, нужно помнить, что пофамильное обращение подчеркивает дистанцию и придает письму более официальный характер, а обращение по имени и отчеству подчеркивает налаженность деловых отношений.

Отсутствие пофамильного и поименного обращения допустимо только при наличии коллективного адресата и в трафаретных письмах, а также при адресации письма юридическому лицу.

Заключительные фразы письма так же значимы, как и начальные. В деловом письме, как и во всем бизнесе, не бывает мелочей или незначащих деталей.

Завершение письма всегда связано с обозначением перспектив (сотрудничества, деловых отношений, проекта, решения вопроса и пр.). Именно поэтому последние фразы выражают надежду, уверенность, радость, одобрение, признательность: «С наилучшими пожеланиями…», «С наилучшими пожеланиями и надеждой на сотрудничество…», «Всегда рады оказать Вам услугу…», «Добро пожаловать на наш семинар!».

Пожелание может быть высказано прямо, а может быть и завуалировано, дано в подтексте: «Мы надеемся, что Вы оцените преимущества нашего проекта и примете участие в…».

Начальные и заключительные фразы этикетного характера в деловом письме называются этикетной рамкой. Они обрамляют текст (сообщение), устанавливая непосредственный контакт с адресатом и регулируя отношения корреспондентов.

Нужна помощь в написании реферата?

Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

Корректность и оптимизм определяют тональность деловых писем. В деловой переписке совершенно исключаются насмешки, колкости, проявления грубости и даже ирония.

Использование этикетных средств позволяет смягчить категоричность требования. Сравните:

«Считаем, что договор N 219 Э/97 от 01.01.97 должен быть заключен в нашей редакции» и «Считаем целесообразным заключить договор N 219 Э/97 от 01.01.97 в нашей редакции».

Фраза с этикетной формулой объемнее. Но партнерские отношения гораздо дороже затрат «на вежливость». Убеждает не только информация, но и тональность, в которой ведется переписка. От интонации и стиля письма зависит характер делового диалога между фирмами, организациями.

С помощью этикетных средств можно снять чрезмерную официальность, сухость послания, разнообразить интонационный рисунок текста, придать деловой речи экспрессивные оттенки: «Решить Ваш вопрос, к счастью, оказалось возможным…», «Учитывая Ваш вклад в развитие нашего комплекса…».

Арсенал этикетных средств включает в себя также этикетные тексты. Это чаще всего тексты-аналоги. В деловой переписке они представлены письмами-поздравлениями, письмами-соболезнованиями. Такие тексты чаще всего имеют общую текстовую схему с незначительными вариантами, например:

Нужна помощь в написании реферата?

Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

Поздравление с юбилеем:

  • Уважаемый (Фамилия И.О.)
  • Многоуважаемый
  • Дорогой
  • Позвольте
  • Разрешите
  • мне
  • нам
  • от имени…
  • поздравить Вас с юбилеем и пожелатъ
  • Вашей фирме
  • здоровья и успехов в работе
  • преуспевания на долгие годы
  • процветания и благополучия

Соболезнование:

  • Выражаем
  • Примите наше
  • глубокое
  • искреннее /
  • соболезнование
  • сочувствие
  • Разделяем
  • Ваше горе
  • потерю
  • Вашу скорбь
  • Скорбим вместе с Вами…

Стандартные тексты, приведенные выше, сплошь состоят из этикетных клишированных фраз. Их использование в деловой переписке обусловлено спецификой делового общения, процедурными, формальными требованиями.

Специфика письменного делового диалога состоит еще и в том, что в нем исключается все личное, индивидуально значимое, не относящееся к делу.

Соболезнование, отсылаемое родственникам, может выглядеть совершенно иначе:

«Санюша, дорогой, уж как мы все плакали, убивались — передать невозможно», «Какое горе! Береги себя, мой родной, смотри за Леночкой» — и т. д.

Так пишут близкие люди, рассчитывающие на то, что письмо будут читать в кругу родных, не выбирающие поэтому «официальных слов», часто не думающие о форме подачи текстового сообщения.

В деловом общении, напротив, очень важны форма и соблюдение условностей. Это касается специальных этикетных формул, и не только.

Нужна помощь в написании реферата?

Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Заказать реферат

Этикетные ритуалы, выраженные глаголами-перформативами, включены, как правило, в устойчивые выражения, как и остальные формулы речевого этикета:

«Я (с удовольствием) приглашаю Вас принять участие в…», «Благодарю Вас за участие…», «Искренне благодарю Вас за…».

К этикетным ритуалам, используемым в деловых письмах, относятся также различные виды похвалы: «Вы проявили сердечное внимание к детям-сиротам…» (прямая похвала); «Учитывая Ваш большой вклад а развитие технического прогресса в промышленности…» (косвенная похвала).

К этикетным ритуалам относят и выражение надежды, уверенности, благодарности в конце письма: «Надеемся на скорейшее принятие решения…»,

«Надеемся, что результатом переговоров станет долговременное и плодотворное сотрудничество наших предприятий».

Вежливая форма именования адресата в деловой переписке предполагает использование местоимений «Вы», «Ваш» с прописной буквы: «Согласно Вашей просьбе, высылаем Вам последние каталоги нашей продукции».

Нужна помощь в написании реферата?

Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Цена реферата

Нельзя не учитывать эффективность этикетных формул, арсенал которых в русском речевом этикете очень велик. От тона письма во многом зависит успех дела. Еще Френсис Бэкон утверждал, что вести деловой диалог в доброжелательном тоне более важно, чем употреблять хорошие слова и располагать их в правильном порядке.

Один из ведущих исследователей речевого этикета, Валентин Евсеевич Гольдин, справедливо пишет в своей книге «Речь и этикет» о том, что весь текст и каждая часть письма направлены на адресата. Так что в тексте делового письма помимо этикетных формул сама структура текста и содержание будут ориентированы на адресата. Следовательно, содержание письма, его объем и структура тоже передают этикетную информацию — информацию о равенстве или неравенстве отношений, о стремлении поддерживать деловые контакты или о желании прервать их.

Система отрицательных этикетных знаков (например, неполучение ответа) оценивается как нежелание поддерживать деловые отношения, как знаки неуважения.

Этикет подчинен сложившейся системе ценностей, отражает и закрепляет ее. Вместе с тем этикет — явление национальное, имеющее у каждого народа ярко выраженную специфику.

Для русского речевого этикета характерно выделение приоритетов в ином порядке, чем, скажем, для английского или французского: для англичан первичен социальный статус, затем пол, и в третью очередь личные заслуги; для французов — пол, социальный статус, и затем личные заслуги; для традиций русского речевого этикета характерно равновесие таких приоритетов, как личные заслуги и социальный статус, а вот признак пола практически не существен для выбора этикетного знака.

Нивелирование полов — характерная черта русского служебного этикета. Это обстоятельство связано с тем, что до 1917 года женщин на государственной службе практически не было, а в советскую эпоху господствовало бесполое обращение «товарищ».

Нужна помощь в написании реферата?

Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Заказать реферат

Мы выбираем существительное мужского пола для обозначения должностного лица, кем бы оно ни было: прокурор Степанова О.А., генеральный директор Осипова Н.Я., менеджер Горшкова Л.И.

Адресация дает возможность использования индекса «г-жа», являющегося в том числе и вежливым указанием на пол адресата: «Менеджеру по рекламе

г-же Никитиной О.Я.».

Этикет дает нам много возможностей для регулирования отношений между корреспондентами и для достижения самых различных коммуникативных целей. Аксиома этикетных требований — забота о сохранении чувства собственного достоинства адресата и принцип удовольствия от общения, столь важный для желающих установить прочные деловые контакты.

Фактор адресата и особенности речевой ситуации должны учитываться при выборе этикетных средств.

Вслед за заключительными репликами вежливости следует самоименование должностного лица, подписывающего документ, и его подпись. В самоименование включаются указание на занимаемую должность и название организации, если письмо направляется не на бланке учреждения, в противном случае — только должность:

«Начальник Главного Управления образования (Подпись) Е.Я.Коган»,

Нужна помощь в написании реферата?

Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

«Генеральный директор (Подпись) С.А.Прохоров».

Если письмо направляется от имени Ученого совета какого-либо научного заведения, самоименование представляет собой указание на ту роль, которую то или иное лицо выполняет в данном органе: «Председатель Ученого совета института (Подпись) П.Н. Сергеев», «Секретарь Ученого совета (Подпись) Л. Д. Сухов».

Принцип использование этикетных средств: пишущему необходимо знать положение адресата и представлять его перед собой, составляя официальное письмо, как будто в данный момент ведется диалог. Это особенно важно сегодня, когда официальная переписка начинает носить более личный и динамичный характер.

3. Речевая ситуация и стандартные средства языка

Для деловой переписки понятие речевой ситуации включает следующие необходимые факторы.

На приведенной схеме выделены основные объективные факторы речевой ситуации, среди которых, пожалуй, самым важным является фактор цели. Поскольку ясно осознанная и хорошо сформулированная цель – основа коммуникативного успеха, она подается в виде речевой формулы, ключевым словом которой является глагол-действие: прошу, сообщаем, предлагаем, требуем и т.п.

Речевые цели связаны с необходимостью:

  • (а) привлечь внимание к проблеме, информировать адресата;
  • (б) побудить к действию — решению проблемы, склонить к участию в чем-либо, заставить совершить необходимое действие;
  • (в) документировать, придать юридический статус какому-либо событию (чаще всего финансовой операции);
  • (г) поддержать деловые отношения, сделать их более прочными.

Цель определяет тематический и функциональный тип деловой бумаги, композицию письма, его тональность. Однако особое значение в этой связи имеет ключевая формула. Так, цель, предполагающая воздействие на адресата, часто реализуется в виде формулы, состоящей из мотивационной части и речевого действия: «В связи с изменением цен на энергоносители просим Вас привести в соответствие с новыми тарифами расчеты за IV квартал 1996 года».

Нужна помощь в написании реферата?

Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Цена реферата

При этом мотивация должна отвечать принципу достаточности, а речевое действие должно быть реализовано в убедительной и вежливой форме: «Мы были бы рады получить от Вас ответ не позднее…».

Цель, предполагающая информирование адресата, как правило, реализуется в виде формулы, непосредственно вводящей сообщение: «Сообщаем Вам…», «Отвечаем Вам настоящим письмом…».

Фактор адресата влияет на выбор этикетных фраз, состав и оформление реквизитов, иногда даже на лексический состав текста письма и его объем: к народным избранникам, к заслуженным деятелям науки и культуры, к высокопоставленным чиновникам обращаются со словами: «глубокоуважаемый», «многоуважаемый», в остальных случаях — «уважаемый»:

«Глубокоуважаемый Дмитрий Сергеевич!», «Уважаемый г-н…».

В случае, если адресат хорошо известен, для обращения используется формула, включающая имя и отчество адресата: «Уважаемый Владимир Егорович…»,

«Уважаемая Марина Алексеевна!».

Практику обращения только по имени в русских деловых письмах нельзя считать плодотворной, хотя она появляется сегодня в деловой корреспонденции. Обращение регулирует социальную дистанцию общения. У русскоговорящих есть прекрасный инструмент такого регулирования — обращение по имени и отчеству в условиях официального общения, и обращение по имени в неофициальной обстановке. Эти различия представляют традиции русской речевой культуры.

Нужна помощь в написании реферата?

Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

Письмо хорошо знакомому адресату, постоянному партнеру, коллеге будет более лаконичным, что объясняется общим знанием каких-то реалий, подробностей: «Транспорт прибыл 21.01.96. Просим подтвердить дату отправки и наличие сопроводительных документов. С уважением, Барабин Е.Л.».

Такой текст приближается к телеграфному по лаконизму. И, напротив, чем менее знаком адресат, тем полнее должна быть информация, содержащаяся в письме.

Обдумывая первую фразу письма, мы выбираем не только конструкцию высказывания, но и его тональность. Именно тональность часто определяет выбор лексических средств: «Позвольте сообщить Вам…», «Мы с удовольствием сообщаем Вам…», «Примите к сведению…».

Приведенные выше стандартные выражения функционально однородны, однако тональность их ощутимо различается. В одном случае подчеркивается уважительное отношение к адресату, обладающему достаточно высоким социальным статусом, во втором — официальность, административное давление.

Коммуникативные роли — это роли инициатора письменного диалога и отвечающей стороны. Инициативные письма, требующие ответа, — в деловой практике это коммерческие письма. Причем отвечать нужно по возможности быстро, желательно в трехдневный срок. Максимальная отсрочка ответа не должна превышать 10-12 дней.

Инициативные письма, не требующие обязательного ответа:

  • письма-требования,
  • письма-предупреждения,
  • гарантийные письма,
  • благодарственные письма,
  • письма-сообщения,
  • письма-напоминания,
  • сопроводительные письма,
  • письма-заявления,
  • письма-извещения,
  • письма-приглашения,
  • рекламные письма,
  • письма-предложения (представления).

Ролевые позиции инициатора и ответчика реализуются в тексте письма в виде устойчивых формул ввода сообщения: «Отвечаем на Ваш запрос о поставке запасных частей от…», «Позвольте предложить Вам…», «Прошу Вас выслать образцы материалов…».

В письмах-ответах обязательно повторяются формулировки инициативного письма. Например, письмо-ответ, содержащее отказ в просьбе или отклонение предложения, составляется по схеме:

Нужна помощь в написании реферата?

Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Цена реферата

  1. повторение просьбы;
  2. причины, по которым просьба не может быть удовлетворена или почему предложение не может быть принято;
  3. констатация отказа или отклонения предложения.

Пример: «На Вашу просьбу о дополнительной скидке на приобретение нашего продукта сообщаю: согласно лицензионному соглашению, скидка возможна только для государственных образовательных учреждений».

В заключение инициативных писем часто употребляются фразы, указывающие на желательные сроки ответа: «С нетерпением ждем Вашего письма»,  «Просим ответить как можно скорее», «Просим ответить в двухнедельный срок».

 4. Композиция деловых писем

 Каждое деловое письмо может содержать один или несколько аспектов — содержательных фрагментов, включающих речевое действие. Отсюда письма делятся на одноаспектные и многоаспектные. Изложение каждого аспекта содержания в сложном письме обычно начинается с нового абзаца. Композиция, или структура, текста официального письма — это последовательность расположения его составных частей — аспектов. Причем в качестве самостоятельных аспектов рассматриваются речевые фрагменты с однотипными речевыми действиями — просьбами, сообщениями, предложениями. Структура письма в этом случае может выглядеть следующим образом:

  1. Просим…
  2. Также просим…

III. А также просим…

  1. Сообщаем…
  2. Одновременно сообщаем…

Выделение каждого речевого действия в самостоятельный аспект необходимо потому, что по каждой просьбе, по каждому предложению принимается самостоятельное решение.

Структура аспекта отличается жесткостью и однозначностью. Она определяется как двухчастная: первая часть содержит информацию о реальных, имевших место фактах, событиях (ссылка, мотивация, история вопроса); вторая часть в аспекте модальности ирреальна, декларативна, она называет желаемые, предполагаемые события, выраженные при помощи речевых действий (просьбы, предложения, требования т.п.): «Настаиваю на немедленном погашении долга», т.е.композиция служебного письма, содержащего запрос, будет такой:

  1. обоснование актуальности запроса;
  2. содержание запроса;
  3. ожидаемый результат, если запрос будет удовлетворен;
  4. формулирование гарантии

Многоаспектное письмо представляет собой последовательно повторяющиеся содержательные аспекты, синтаксически оформленные в виде абзацев.

Для связи аспектов и содержательных фрагментов одноаспектных писем используются стандартные выражения:

Во-первых…

Прежде всего…

Во-вторых…

Затем…

В-третьих…

В заключение…

Переходя к следующему вопросу…

Что касается вопроса о…

Учитывая все вышесказанное…

Исходя из вышесказанного…

В связи с необходимостью вернуться к вопросу о…

Подводя итоги, необходимо подчеркнуть…

В заключение выражаем надежду на…

В заключение хотим напомнить Вам о…

Объем абзаца колеблется в деловых письмах весьма существенно – от одного предложения до страницы и более.

Нужна помощь в написании реферата?

Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Цена реферата

Абзацное членение может быть проведено в пределах текста одноаспектного письма, представляющего идеальный вариант композиции, а также в пределах одной композиционной части письма, совпадающей с аспектом. Красной строкой выделяется новая мысль, тема или новый поворот темы письма.

Стандартизация и унификация, требующие единообразия в построении текста, обусловили строгую композиционную соотносимость и закрепленность частей делового письма.

Несоблюдение этих правил затрудняет процесс восприятия текстовой информации. Письма, в которых не соблюдаются правила абзацного членения и выделения аспектов содержания, приходится читать и перечитывать по несколько раз, что резко снижает их эффективность.

5. Языковой стандарт делового письма

Своеобразным итогом стандартизации языка делового письма стали тексты-аналоги, или типовые тексты, и трафаретные письма.

Появление трафаретных писем было связано с необходимостью решения однотипных проблемных ситуаций в производстве, на транспорте, в торговле.

Типовой текст строится на основе не только клишированных фраз, но и клишированных предложений: «В ответ на Вашу просьбу высылаем Вам интересующую Вас информацию», «Настоящим подтверждаем свое участие в выставке».

Нужна помощь в написании реферата?

Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Цена реферата

Трафаретных текстов сегодня становится меньше, потому что увеличивается количество нестандартных ситуаций, отражающихся в деловой переписке. Однако контракты, письма-заявки и другие виды писем, необходимых для предприятия в большом количестве, чаще всего представляют собой трафаретные тексты.

Фразы-клише в остальных регламентированных текстах могут представлять собой:

  1. мотивацию речевого действия;
  2. устойчивую речевую формулу ввода информации;
  3. устойчивые этикетные формулы обращения, приветствия.

Все эти стандартные аспекты делового письма используются в тексте исходя из практической необходимости, определенной таким понятием, как речевая ситуация.

Заключение

Деловая переписка требует соблюдения твердо закрепившихся в деловой практике норм и правил письменной речи, т.е. того, что принято называть ее речевым этикетом. Нормы такого этикета как бы предполагают общественную договоренность о том, что считать принятым в деловой переписке, а что — непринятым.

Деловое общение — это самый массовый вид социального общения. Оно представляет сферу коммерческих и административно-правовых, экономико-правовых и дипломатических отношений.

Универсальным принципом использования этикетных средств является принцип вежливости, который выражается в рекомендациях, данных читателям в одном старом русском письмовнике, и не утративших актуальности по сей день: «Первая обязанность пишущего — помнить свое собственное положение, знать положение лица, которому мы пишем, и представлять себе последнего так ясно, как будто мы стоим перед ним и разговариваем». Это особенно важно сегодня, когда официальная переписка начинает носить более личный и динамичный характер.

Умение успешно вести деловые переговоры, грамотно составить текст документа, умение работать с документами – важнейшие составляющие профессиональной культуры человека, принимающего решения.

Нужна помощь в написании реферата?

Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

Низкая речевая культура напрямую связана с низкой эффективностью совещаний, переговоров.

Культура речи является экономической категорией. Высокая речевая культура и развитая экономика в передовых странах неотделимы друг от друга, взаимосвязаны. И наоборот, низкая речевая культура общества определяет соответствующий уровень развития и эффективность экономики.

 Список использованных источников

1. «Стиль документа» // «Деловое письмо» [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://doc-style.ru/
2. «Методические материалы по Русскому языку и культуре речи» // «Речевой этикет в документе» [Электронный ресурс] .– Режим доступа: http://www.prometod.ru/index.php?type_page&katalog&id=1082&met22
3. «Речевой этикет». – Режим доступа: http://www.ido.rudn.ru/ffec/rlang/rl7.html
4. «Учебники на русском» // «Культура деловой переписки». – Режим доступа: http://uchebniki.ws/172606217295/etika_i_estetika/kultura_delovoy_perepiski
5. Акиншина А.А., Формановская Н.П. «Русский речевой этикет». – М.: Русский язык, 1978