Реферат на тему «Оценка эффективности систем управления»

Содержание

Введение
Глава 1. Концепции и модели оценки эффективности систем управления
1.1. Общие подходы
1.2. Концепция эффективности Евенко
1.3. Концепция эффективности организационной структуры Мильнера
1.4. Пространственная модель эффективности управления
Глава 2. Оценка эффективности систем управления
Заключение
Список использованных источников

Введение

Среди вопросов, решения которых сегодня требует организация хозяйственной деятельности предприятий в условиях рынка, следует выделить проблему формирования эффективной системы управления с учетом изменений внешней и внутренней среды. В настоящее время исследованию данной тематики посвящено достаточно много работ. Однако ряд вопросов, связанных с организационно-экономическим механизмом создания и функционирования системы управления первичных производственных звеньев с учетом рыночных концепций организации, до сих пор остается не решенным.

Необходимо отметить, что формирование системы управления на отечественных предприятиях опирается больше на опыт, аналогию, стандартные решения и интуицию, чем на строгую методологию и методику, базирующуюся на научных методах и принципах менеджмента и маркетинга.

В наиболее общем виде эффективность системы управления представляет собой отношение эффекта, полученного в результате ее совершенствования, к производственным затратам. Поэтому главной задачей экономического анализа на предприятиях является выявление эффекта, который должен определяться, прежде всего тем, в какой степени система управления производством способствует достижению главных целей организации. В этой связи результаты совершенствования системы управления производством должны отражаться в экономии всех видов ресурсов, повышении качества продукции, изменении характера и культуры труда. К сожалению, не всем из вышеперечисленных элементов экономического и социального эффекта может быть дана натуральная или стоимостная оценка. Поэтому при определении эффективности системы управления предприятиями наряду с количественными показателями необходимо учитывать и ряд качественных.

Выбор наилучшего варианта системы управления — это комплексная задача,  решить которую можно только путем глубокого организационно-технического и социально-экономического анализа производства в целом. Следовательно,  эффективность системы управления предприятием не может быть определена каким-то одним показателем. Необходимо разработать целую систему показателей, так как экономическая эффективность системы управления производством проявляется,  главным образом, в косвенном, а не в прямом эффекте. Она сказывается в улучшении результатов работы предприятия благодаря более рациональной организации производственно-хозяйственной деятельности. Вместе с тем, повышение уровня организации системы управления создает благоприятные условия для повышения эффективности производства в целом при снижении удельных затрат на аппарат управления.

Глава 1. Концепции и модели оценки эффективности систем управления

1.1. Общие подходы

Вебер М., Тэйлор Ф., Мейо Э., Барнард Ч. и их последователи стре­мились сформулировать понятие «эффективной организации», принци­пы и методы ее построения. Сформулировав раз и навсегда черты «идеальной организации» в виде «бюрократии» (по Веберу), или же, наоборот, модели «участия, гармонии, удовлетворения» (по Мейо, Бернарду и др.), теоретики универсалисты не испытывали необходимости в критериях сравнения и оценки типов систем управления. Для них достаточно было установить «принципы» построения или иные характеристики единственно наилучшей, оптимальной организации и потребовать выполнения этих принципов и достижения идеальных характеристик. Ве­бер М. отмечал, что чисто бюрократический тип административной организации, т.е. монократическая разновидность бюрократии, способен обеспечить наивысшую степень эффективности и в этом смысле формально является самым рациональным из известных средств осуществления императивного контроля над людьми. Он превосходит любую другую форму по точности, стабильности, строгости дисциплины и надежности.

Некоторые исследователи предлагают использовать комбинацию экономических показателей эффективности (роста капитала фирмы, объема продаж и чистой прибыли за пять лет) с поведенческими показателями (текучести кадров и абсентеизма, морали и удовлетворения в работе, использования работников профессионалов высшей квалификации).

Теоретики ситуационного проектирования организаций отметили, что в подсистемах разных типов структур применяемые критерии эффективности должны различаться. Роль критериев адаптивности и гибкости возрастает при усилении динамизма и неопределенности внешней среды.

1.2. Концепция эффективности Евенко

Л.И. Евенко (1983), анализируя методологические подходы американских теоретиков в области управления, сформулировал концепцию гласящую, что в основу оценки эффективности должна быть положена модель организации как полной системы, критериями оценки которой являются блоки первичных переменных – среды организации, целей и стратегии, технико-производственной базы – с соответствующими им блоками переменных управления.

Блоки переменных управления: критерии внутренней рациональности аппарата управления, критерии оценки потенциала системы, социально-психологические критерии оценки системы управления как поведенческой системы (рис. 1.1). Рассмотрим подробнее эти критерии.

Критерии рациональности аппарата управления чаще всего основаны на оценке состояния информационной системы управления и процессов принятия решений (затрат на переработку информации, скорости решения задач, степени энтропии в системе, степени обеспеченности руководителей информацией, наличия в системе четко сформулированных целей, планов, технологии управленческих работ и т.п.).

Аналогичную роль играют коммуникационные критерии (степень открытости, связности, плотности системы коммуникаций), к которым примыкают и другие расчетные характеристики организационной структуры. Все эти критерии, как правило, используются в локальных, хорошо структуризованных задачах анализа и проектирования организаций и зачастую могут быть достаточно точно измерены количественно.

Рациональность аппарата управления может оцениваться менее формальными характеристиками, среди которых «степень контроля» управляющими за поведением подчиненных, «степень готовности» (ве­роятности) организации к выполнению специфической задачи, надежность аппарата управления, отсутствие ошибок и потерь времени, подверженность организационной системы стрессам. Сюда же могут быть отнесены попытки оценить кадровую политику и уровень подготовки персонала.

Л.И. Евенко (1983) отмечает, что критерии эффективности организаций в целом и систем управления в частности – самая неразработанная и сложная часть в науке управления, и что основная роль отводится субъективным суждениям, а разного рода четкие, в том числе и количественные критерии носят вспомогательный характер. В этой связи значение приобретают два аспекта:

Нужна помощь в написании реферата?

Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Цена реферата

1) проблема согласования критериев;

2) задача их обоснования и особенно измерения.

1.3. Концепция эффективности организационной структуры Мильнера

Концепция Б.З. Мильнера (2001) основана на утверждении о том, что подход к оценке эффективности различных вариантов организационной структуры определяется ее ролью в системе управления. Эффективность структуры должна оцениваться при анализе действующей и проектируемой организации.

Комплексный набор критериев эффективности системы управления формируется с учетом двух направлений оценки ее функционирования:

1) по степени соответствия достигаемых результатов установленным целям (начиная с уровня выполнения плановых заданий);

2) по степени соответствия процесса функционирования системы объективным требованиям к ее содержанию, организации и результатам. Трудности применения таких подходов обусловлены необходимостью обеспечения сопоставимости сравниваемых вариантов. Поэтому зачастую вместо них используют экспертные оценки организационно-технического уровня анализируемой и проектируемой системы или ее подсистем.

Б.З. Мильнер (2001) предлагает при оценке эффективности аппарата управления и его организационной структуры использовать три взаимосвязанные группы показателей, характеризующих:

1) эффективность системы управления и выраженные через конечные результаты деятельности организации;

2) содержание и организацию процесса управления, в том числе не­посредственные результаты управленческого труда и затраты на него;

3) рациональность организационной структуры и ее технико-орга­низационный уровень.

1.4. Пространственная модель эффективности управления

Подходы и внутреннюю логику концепций эффективности Л.И. Евен­ко, Б.З. Мильнера и др., уточнив их содержание, предлагается свести в пространственную модель эффективности, как наиболее полно описывающую содержательную сторону первопричин эффективности управления в рамках системы. Эффективность управления, по нашему мнению, является функцией следующих первичных переменных: целей управления, рациональности функциональной и организационной структур, качества организационного поведения и потенциала системы.

Цели управления могут быть идентифицированы через показатели результатов деятельности организации. При этом отсутствие отклонений в результатах процесса говорит о его относительной стабильности, а наличие отклонений является исходной информацией для необходимости внесения корректировок.

К показателям рациональности структуры (функциональной и организационной) и ее технико-организационного уровня, которые могут быть использованы в качестве нормативных при анализе эффективности действующего или проектируемого вариантов структур, могут быть отнесены следующие:

1) звенность системы управления;

2) уровень централизации функций управления;

3) принятые нормы управляемости;

4) сбалансированность распределения прав и ответственности;

5) уровень специализации и функциональной замкнутости подсистем и т.д.

Качество организационного поведения может быть отражено посредством группы показателей, характеризующих содержание и организацию процесса управления, в том числе непосредственные результаты управленческого труда и затраты на него (текущие затраты на аппарат управления, единовременные расходы на исследовательские и проектные работы в области систем управления и др.).

В качестве показателей потенциала системы управления могут быть использованы адаптивность, управляемость и устойчивость.

Адаптивность определяется способностью системы эффективно выполнять заданные функции в определенном диапазоне изменяющихся условий. Чем шире этот диапазон, тем более адаптивной можно считать систему.

Для оценки управляемости системы могут быть использованы такие показатели, как уровень выполнения плановых заданий, соблюдения утвержденных нормативов, отсутствие отклонений в выполнении директивных указаний, нарушений административно-правового и технологического регламента и т.п.

Под устойчивостью понимается прогнозируемость поведения организации под воздействием факторов внешней среды. В качестве индикаторов нами предлагается здесь использовать показатели стабильности структуры, руководителей подразделений и персонала (текучести).

Глава 2. Оценка эффективности систем управления

Оценка эффективности является важным элементом разработки проектных и плановых решений, позволяющим определить уровень прогрессивности действующей структуры, разрабатываемых проектов или плановых мероприятий, и проводится с целью выбора наиболее рационального варианта структуры или способа ее совершенствования. Эффективность организационной структуры должна оцениваться на стадии проектирования, при анализе структур управления действующих организаций для планирования и осуществления мероприятий по совершенствованию управления.

Подход к оценке эффективности различных вариантов организационной структуры определяется ее ролью как характеристики системы управления. Комплексный набор критериев эффективности системы управления формируется с учетом двух направлений оценки ее функционирования:

• по степени соответствия достигаемых результатов установленным целям производственно-хозяйственной организации (начиная с уровня выполнения плановых заданий);
• по степени соответствия процесса функционирования системы объективным требованиям к его содержанию, организации и результатам.

Критерием эффективности при сравнении различных вариантов организационной структуры служит возможность наиболее полного и устойчивого достижения конечных целей системы управления при относительно меньших затратах на ее функционирование. Критерием же эффективности мероприятий по совершенствованию организационной структуры служит возможность более полного и стабильного достижения установленных целей или сокращения затрат на управление, эффект от реализации которых должен за нормативный срок превысить производственные затраты.

Принципиальное значение для оценок эффективности системы управления имеет выбор базы для сравнения или определение уровня эффективности, который принимается за нормативный. Здесь можно указать несколько подходов, которые могут дифференцированно использоваться применительно к конкретным случаям. Один из них сводится к сравнению с показателями, характеризующими эффективность организационной структуры эталонного варианта системы управления. Эталонный вариант может быть разработан и спроектирован с использованием всех имеющихся методов и средств проектирования систем управления, на основе передового опыта и применения прогрессивных организационных решений. Характеристики такого варианта принимаются в качестве нормативных, при этом сравнительная эффективность анализируемой или проектируемой системы определяется на основе сопоставления нормативных и фактических (проектных) параметров системы с использованием преимущественно количественных методов сравнения. Может применяться также сравнение с показателями эффективности и характеристиками системы управления, выбранной в качестве эталона, определяющего допустимый или достаточный уровень эффективности организационной структуры.

Однако возникают некоторые трудности применения указанных подходов, которые обусловлены необходимостью обеспечения сопоставимости сравниваемых вариантов. Поэтому часто вместо них используется экспертная оценка организационно-технического уровня анализируемой и проектируемой системы, а также отдельных ее подсистем и принимаемых проектных и плановых решений или комплексная оценка системы управления, основанная на использовании количественно-качественного подхода, позволяющего оценивать эффективность управления по значительной совокупности факторов. Экспертная оценка может являться составным элементом комплексной оценки эффективности системы управления, включающей все перечисленные подходы как к отдельным подсистемам, так и к системе в целом.

Нужна помощь в написании реферата?

Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Заказать реферат

Показатели, используемые при оценках эффективности аппарата управления и его организационной структуры, могут быть разбиты на следующие три взаимосвязанные группы.

1. Группа показателей, характеризующих эффективность системы управления, выражающихся через конечные результаты деятельности организации и затраты на управление. При оценке эффективности на основе показателей, характеризующих конечные результаты деятельности организации, в качестве эффекта, обусловленного функционированием или развитием системы управления, могут рассматриваться объем (увеличение объема выпуска продукции), прибыль (увеличение прибыли), себестоимость (снижение себестоимости), объем капитальных вложений (экономия на капитальных вложениях), качество продукции, сроки внедрения новой техники и т.п.

2. Группа показателей, характеризующих содержание и организацию процесса управления, в т.ч. непосредственные результаты и затраты управленческого труда. В качестве затрат на управление учитываются текущие расходы на содержание аппарата управления, эксплуатацию технических средств, содержание зданий и помещений, подготовку и переподготовку кадров управления, а также единовременные расходы на исследовательские и проектные работы в области создания и совершенствования систем управления, на приобретение вычислительной техники и других технических средств, используемых в управлении, затраты на строительство.

При оценке эффективности процесса управления используются показатели, которые могут оцениваться как количественно, так и качественно. Эти показатели приобретают нормативный характер и могут использоваться в качестве критерия эффективности и ограничений, когда организационная структура изменяется в направлении улучшения одного или группы показателей эффективности при неизменности остальных. К нормативным характеристикам аппарата управления могут быть отнесены следующие: производительность, экономичность, адаптивность, гибкость, оперативность, надежность.

Производительность аппарата управления может определяться, в частности, как количество произведенной организацией конечной продукции или объем выработанной в процессе управления информации, приходящийся на одного работника, занятого в аппарате управления.

Под экономичностью аппарата управления понимаются относительные затраты на его функционирование, соизмеренные с объемами или результатами производственной деятельности. Для оценки экономичности могут использоваться такие показатели, как удельный вес затрат на содержание аппарата управления в стоимости реализованной продукции, удельный вес управленческих работников в численности промышленно-производственного персонала, стоимость выполнения единицы объема отдельных видов работ.

Адаптивность системы управления определяется ее способностью эффективно выполнять заданные функции в определенном диапазоне изменяющихся условий. Чем относительно шире этот диапазон, тем более адаптивной считается система.

Гибкость характеризует свойство органов аппарата управления изменять в соответствии с возникающими задачами свою роль в процессе принятия решений и налаживать новые связи, не нарушая присущей данной структуре упорядоченности отношений. В принципе гибкость структуры управления может оцениваться по многообразию форм взаимодействия управленческих органов, номенклатуре решаемых подразделениями задач, уровню централизации ответственности и другим признакам.

Оперативность принятия управленческих решений характеризует своевременность выявления и решения управленческих проблем, которая обеспечивает максимальное достижение поставленных целей при сохранении устойчивости налаженных производственных и обеспечивающих процессов.

Надежность аппарата управления в целом характеризуется его безотказным (соответствующим поставленным целям) функционированием. Если считать качество определения целей и постановки проблем достаточным, то надежность аппарата управления может относительно полно характеризоваться его исполнительностью, т.е. способностью обеспечивать выполнение заданий в рамках установленных сроков и выделенных ресурсов. Для оценки исполнительности аппарата управления и его подсистем могут применяться такие показатели, как уровень выполнения плановых заданий и соблюдение утвержденных нормативов, отсутствие отклонений при исполнении директивных указаний, нарушений административно-правового и технологического регламента и т.п.

3. Группа показателей, характеризующих рациональность организационной структуры и ее технико-организационный уровень, которые могут использоваться в качестве нормативных при анализе эффективности проектируемых вариантов организационных структур. К ним относятся: звенность системы управления, уровень централизации функций управления, принятые нормы управляемости, сбалансированность распределения прав и ответственности, уровень специализации и функциональной замкнутости подсистем и т.п.

Для оценки эффективности управления важное значение имеет определение соответствия системы управления и ее организационной структуры объекту управления. Это находит выражение в сбалансированности состава функций и целей управления, содержательной полноте и целостности процессов управления, соответствии численности и состава работников объему и сложности работ, полноте обеспечения производственно-технологических процессов требуемой информацией, обеспеченности процессов управления технологическими средствами с учетом их номенклатуры, мощности и быстродействия.

Важными требованиями, которые должны быть реализованы при формировании системы показателей оценки эффективности организационной структуры, являются обеспечение структурно-иерархического соответствия показателей системе целей организации, способность адекватного отражения динамичности управляемых процессов, сбалансированность и непротиворечивость показателей. При оценке эффективности отдельных мероприятий по совершенствованию системы управления и ее организационной структуры допускается использование не связанных в единую систему частных показателей. Основное требование к их выбору — максимальное соответствие каждого показателя целевой ориентации проводимого мероприятия и полнота отражения достигаемого эффекта.

Эффективность управления — это:

• характеристика степени управляемости организации, скорости и формы ее реагирования на принимаемые менеджером управленческие решения;
• степень достижения управляющим органом поставленных целей и запланированных результатов.

Эффективность управления обусловлена:

• управленческим потенциалом менеджмента (профессиональными и личными характеристиками менеджеров);
• схемами функционирующих в организации коммуникативных процессов;
• стилем руководства организацией;
• технологией управления (совокупность функций, методов и форм управленческого воздействия);
• организационной культурой;
• социально-психологическими факторами.

Основные подходы к оценке эффективности менеджмента.

1. Экономические — предполагают соотношение результатов хозяйственной деятельности организации и затрат ресурсов на управление (например, полученной прибыли и затрат на управление).

2. Социальные — ориентируют на учет социальных результатов управленческой деятельности (например, морально-психологический климат, сплоченность трудового коллектива, ритмичность в работе, отсутствие деструктивных конфликтов и др.).

Степень совершенства оргструктур проявляется в четкости системы управления организацией и высоких конечных результатах ее деятельности. Оценка эффективности управления может быть произведена по уровню реализации заданий, надежности и организованности системы управления, скорости и оптимальности принимаемых управленческих решений.

В конечном счете вся работа по проектированию структуры управле­ния сводится к выработке направлений по совершенствованию действу­ющей организационной структуры, повышению эффективности работы аппарата управления.

Отдельные параметры эффективности оргструктуры можно определить, использовав ряд коэффициентов:

1) коэффициент звенности:

Кзв=Пзв.ф/Пзв.о,

где Пзв.ф — количество звеньев существующей оргструктуры;

Пзв.о — оптимальное количество звеньев оргструктуры;

2)  коэффициент территориальной концентрации:

Кт.к=Ппр.ф/П,

где Ппр.ф — количество организаций данного типа, функционирующих в регионе деятельности нашей организации;

П — площадь региона, на ко­торой функционируют все организации данного типа;

3) коэффициент эффективности организационной струк­туры управления:

Нужна помощь в написании реферата?

Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Заказать реферат

Кэ=Рп/Зу,

где Рп — конечный результат (эффект), полученный от функциониро­вания оргструктуры управления;

Зу — затраты на управление (фонд заработной платы АУП, расходы на содержание помещений, на приобретение и ремонт средств, прием и передачу управленческой ин­формации и др.).

Следует иметь в виду, что поиск взаимосвязей организационной структуры управления с результатами управленческой деятельности весьма затруднен.

В преобладающем большинстве случаев состояние и эффективность оргструктуры оценивают через показатели, характеризующие деятельность управляемого объекта.

Эффективность управления Эу выражают, как правило, показателем, представляющим собой отношение экономичности управления Эс к эффективности производства Эп. Эс исчисля­ется делением затрат на управление Ау на совокупную сто­имость основных и оборотных фондов Д и выражается в зат­ратах на управление на единицу стоимости фондов. Эп определяется делением объема условно чистой продукции (Вч.п) на числен­ность промышленно-производственного персонала Ст и выра­жается в количестве произведенной продукции на человека:

Эу= Эс/Эп = (Ау/Д)/(Вч.п/ Ст)

Заключение

Итак, в заключение работы хотелось бы отметить следующее. Всякая организация функционирует как целостный организм или система. Любая система не может существовать обособленно от других подобных ей систем, но вместе с этим ей нельзя остаться без внутреннего управления. В случае утраты внутреннего управления все налаженные взаимосвязи и процессы разорвутся или испортятся и система перестанет существовать. Поэтому необходимо уделять особое внимание такому разделу менеджмента как системы управления организацией.

Данный раздел науки занимается рассмотрением принципов действия системы управления и разработкой методов и механизмов совершенствования системы управления организацией.

Создание эффективных систем внутрифирменного функционального управления должно исходить из принципа «не допускать возникновения проблем» вместо традиционного подхода, ориентирующего на выявление проблем и исправление ошибок, т.е. «управления по отклонениям». В крупных и средних организациях для этих целей целесообразно формировать группы по развитию систем управления на межфункциональной основе из представителей различных подразделений и ориентировать их деятельность на внедрение эффективного механизма взаимодействия функциональных сфер с таким расчетом, чтобы осуществляемые изменения в одной из них не оказывали бы негативного влияния на остальные. Для успеха в этой области руководство обязано принять долгосрочное обязательство по систематическому внедрению процесса улучшения работы в качестве составной части системы управления фирмой, верить в то, что предотвращение проблем лучше, чем устранение возникающих, ориентироваться на стандарт «ноль ошибок», на потребителей и поставщиков как на своих партнеров.

Список использованных источников

1. Глущенко В. В. и др. Исследование систем управления: социологические, экономические, прогнозные, плановые, экспериментальные исследования. — Железнодорожный: Крылья, 2000. – 416 с.
2. Дьяченко А. В. Теория систем.—Волгоград, 1995.
3. Игнатьева А.В., Максимцов М.М. Исследование систем управления: Учебное пособие для вузов.: М. ЮНИТИ-ДАНА, 2000. – 157 с.
4. Созинов В.А. ИССЛЕДОВАНИЕ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ, Москва 2003.
5. Мишин В.М. Исследование систем управления. – Учебник для вузов. – М: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. – 527 с.