Содержание
Введение
1. Понятие и правовое регулирование электронного документа и электронной цифровой подписи
2. Анализ состояния проблемы
3. Пути решения проблем
Заключение
Список использованных источников
Введение
Стремительное развитие информационных технологий c неизбежностью приводит к трансформации общественных, социальных, экономических отношений. Изменяются инфраструктура и связи между элементами общества, создаются новые сферы экономики, происходит расширение традиционных социально-экономических связей. Все названные процессы по своей природе разрозненны и требуют определенного правового регулирования как на уровне государства, так и на уровне двухсторонних соглашений участников электронного документооборота. В результате внедрения достижений научной мысли появляются новые правовые явления и феномены, такие как электронный документ и электронная цифровая подпись. Институты электронного документа и электронной цифровой подписи представляют собой инструменты обеспечения динамики гражданского оборота и средства защиты субъективных прав и интересов участников электронной коммерции, заключающих сделки в электронной форме.
Процесс интеграции коммуникационных и информационных технологий в обществе протекает на фоне неравенства уровня знаний, опыта и инструментария физических лиц в зависимости не только от величины дохода, но и от географических факторов, местных условий проживания, и, не в последнюю очередь, от профессиональной принадлежности. В связи с этим регулирование общественных отношений по применению современных технологий, цифровых средств связи, среди которых наиболее распространенными являются элементы электронного документооборота – электронные документы и аналоги собственноручной подписи, в том числе электронная цифровая подпись , приобретает актуальное значение в становлении российского правового государства.
В настоящее время действуют акты, вступившие в силу до принятия Федерального закона от 10 января 2002 года № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» и находящиеся в противоречии с ним. При этом участники электронного документооборота оказываются в ситуации, когда в силу своего особого положения вынуждены руководствоваться такими актами, и тем самым оказываются в противоречивых ситуациях. При этом в затруднительной ситуации оказываются не только субъекты отношений по применению электронной цифровой подписи, но и контролирующие, регулирующие органы и судебная система. Не добавляет определенности и отклонение Государственной Думой РФ законопроектов, призванных упорядочить отношения в сфере электронной коммерции и имеющих непосредственное влияние на развитие института электронной цифровой подписи. Такой подход российского законодателя порождает необходимость разрешения ряда сложных задач, без успешного разрешения которых прогрессивное развитие гражданского права представляется затруднительным: упорядочивание и гармонизация нормативных актов, как во внутреннем правовом поле, так и в международной сфере; выявление особых принципов и методов регулирования; определение иерархии норм, регулирующих отношения с использованием электронной цифровой подписи.
Несмотря на более чем десятилетний срок существования института электронной цифровой подписи в России, в отечественной юриспруденции продолжаются активные дискуссии о роли государства в регулировании отношений по использованию ЭЦП и способности субъектов ЭЦП к самостоятельному регулированию отношений, а вопросы гражданско- правового регулирования ЭД поднимались еще в семидесятые годы прошлого века. Следует отметить, что научно-правовая (в том числе и в сфере правоприменительной практики) неразработанность имеет место быть на фоне обширного практического применения технологий ЭД и ЭЦП, при этом количество таких операций с каждым годом стремительно увеличивается. Имеющиеся в настоящий момент правовые пробелы и коллизии вызваны и тем, что формирование действующего в настоящий момент законодательства в исследуемой области началось в середине 90-х годов, когда информационные технологии находились только на стадии внедрения в гражданские правоотношения и не были столь востребованы. Российское законодательство явно не успевает за стремительным развитием технологий, динамикой гражданского оборота и зачастую только создает препятствия для договорного регулирования. Актуальность работы обусловлена также и тем, что, несмотря на отсутствие четких и однозначных позиций и мнений как со стороны теории, так и со стороны практики, законодатель не предпринимает действенных решений по преодолению возникающих проблем.
Проведение комплексного исследования, посвященного проблемам правовой регламентации порядка использования ЭД и ЭЦП, и реформирование действующего законодательства, регулирующего отношения в данной сфере, являются актуальными и необходимыми в связи с имеющимися в настоящий момент потребностями современного общества.
1. Понятие и правовое регулирование электронного документа и электронной цифровой подписи
Современные информационно-коммуникационные технологии все глубже и прочнее продвигаются в нашу жизнь. То, что несколько лет для нас казалось диковинкой, сейчас уже представляется настолько обыденным, что мы не можем уже без этого обойтись. Проникновение технологий в сферу деловой деятельности и повседневной жизни обусловливает не только появление таких новых экономических и правовых явлений, как «электронный документ» (electronic document), «электронная цифровая подпись» (electronic signature, e-signature), «аналог собственноручной подписи», но и изменения образа мышления. Теперь появилась возможность за считанные секунды, не вставая с рабочего места и не отходя от компьютера, заключить договор с партнером из другого города или страны.
Появление электронной цифровой подписи и электронного документа в современном информационном обществе вызвано значительными изменениями в инфраструктуре международного и национального бизнеса.
При выработке подходов в правовом регулировании информационных технологий как необходимого и обязательного элемента современных хозяйственно-правовых отношений, в том числе в упорядочивании отношений по использованию ЭД и ЭЦП, прослеживается определенная эволюция, в которой можно выделить этапы ее развития: от внутрикорпоративного уровня (где ЭЦП и ЭД используются отдельными юридическими лицами во внутрихозяйственной деятельности) до регионального и глобального уровня (ЭЦП и ЭД превращаются в один из неотъемлемых инструментов международной торговли и финансов, в международном частном праве происходят трансформации в типовых законах и международных конвенциях). Еще в советское время, когда создавалась основа правового регулирования отношений по использованию информационных технологий и применению автоматизированных систем, было отмечено, что информационные системы не смогут функционировать без правового обеспечения. При этом в правовом обеспечении можно различать общую и локальные части. Общая часть охватывает нормативные акты, касающиеся задач, функций средств электронного документооборота. Локальная часть охватывает нормативные акты, издаваемые в рамках отдельных элементов информационных систем и устанавливающие задачи и функции этих элементов, права и обязанности субъектов.
Понятие электронного документа как особой формы документа имеет первостепенное значение в гражданском обороте при использовании средств электронного документооборота. Выявление основных подходов в определении дефиниции ЭД и особенностей данной формы документа представляется важным с целью определения способности лиц, использующих ЭД и ЭЦП, реализовывать и защищать свои гражданские права.
Вопросу определения документа как юридического феномена было уделено внимание еще в советское время. Но и в то время понятие «документ» не получило в юридической литературе однозначного определения. Были сформированы две основные точки зрения. Одна ставит знак равенства между документом и носителем информации. Ее сторонники считают возможным называть документом носитель любой «идеальной» информации. Вторая полагает, что документ — это специфический носитель информации, имеющий специальные признаки и черты.
В науке и практике многими авторами также предприняты попытки дать определение электронному документу. А.А. Косовец следующим образом определяет электронный документ. Электронный документ представляет собой «набор данных, записанных в компьютерочитаемом виде, для которых выполнено следующее условие: существует признанная участниками электронного документооборота или утвержденная компетентным органом процедура, позволяющая однозначно преобразовывать эти данные в документ традиционного режима».
Согласно трактовке А.П. Вершинина, электронным документом является информация, зафиксированная на электронных носителях и содержащая реквизиты, позволяющие ее идентифицировать. При этом если содержательная часть электронного документа не отличает его от документов на традиционном носителе (на бумаге), то форма электронного документа является его отличительным признаком в сравнении с другими документами. Электронная «форма» проявляется в технических элементах и свойствах носителя информации.
О. Макаров под электронным документом в широком смысле понимает имеющую юридическое значение информацию, хранящуюся в виде, доступном для восприятия человека посредством технических средств, прежде всего компьютера. Он выделяет в электронном документе следующие специфические признаки: — невозможность непосредственного восприятия такого документа человеком; — сложность идентификации автора (создателя); — простота внесения в такой документ изменений, искажений.
Электронный документ в гражданско-правовом обороте должен представлять собой аналог бумажного документа и обеспечивать выполнение функций бумажного документа в сфере электронного обмена данными. Таким образом, возникает вопрос об определении понятий «подлинник» и «копия» к электронному документу. В настоящее время в науке и в практике существуют две точки зрения по данному вопросу. Согласно первой точке зрения понятия «подлинник» и «копия» в традиционном понимании к электронному документу не применимы. Данное заключение выводиться из основной особенности электронного документа. В отличие от бумажных документов у электронных документов отсутствует жесткая привязка к конкретному материальному носителю, так как материальный носитель в данном случае практически не сохраняет следов, идентифицирующих создателя документа. Один и тот же электронный документ может существовать на разных носителях. Ценна лишь информация, содержащаяся на материальном носителе. В результате подлинником будет являться любой неизмененный вариант такого документа в электронной форме. В качестве же копии электронного документа может рассматриваться только его копия на бумажном носителе.
Исходя из вышеизложенного можно сделать вывод о том, что понятие электронного документа, отражающее все основные его характеристики, нашло свое должное понимание в науке и практике. Правовой анализ и регулирование института электронного документа правоведами осуществляется с учетом специфики его формы и способности обеспечить защиту участников электронного документооборота. Конечно, правовое регулирование электронного документа несовершенно, нормативная база не до конца сформирована, и необходимо принять ряд законодательных и подзаконных актов с целью четкого определения электронного документа и порядка его применения. Но начало положено, и это вселяет уверенность в конечном становлении институтов ЭД и ЭЦП как реквизита электронного документа и средства придания ему юридической силы.
Широкое применение электронного документа и определенные его специфические признаки электронного документа, такие как сложность идентификации автора и простота внесения изменений, предопределяют необходимость поиска решения вопроса идентификации авторства и целостности ЭД. В электронный документ несложно внести изменения даже человеку, обладающему лишь общими навыками работы с техническими средствами. Техническим средством, которое решает указанные проблемы при применении ЭД, и юридическим гарантом, который обеспечивает реализацию и защиту прав участников электронного документооборота и придает юридическую силу ЭД, является электронная цифровая подпись. ЭЦП неразрывно связывает конкретный электронный документ с конкретным лицом, точнее с одному ему известным кодом. Если изменить электронный документ, подписанный ЭЦП, то есть заменить в нем хотя бы один символ, то подпись не будет совпадать. При этом стойкость к подделке у электронной подписи гораздо выше, чем у собственноручной. Если в среднем вероятность заключения эксперта по вопросу о подлинности собственноручной подписи составляет 65-70%, то для электронной подписи теоретическая вероятность подделки может достигать 1 к 10 , если, конечно, не получить доступ к конфиденциальному коду. Это позволяет сделать вывод, что ЭЦП одновременно решает вопросы идентификации авторства и целостности документа. Таким образом, подписание электронного документа ЭЦП придает документу юридическую силу и обеспечивает использование ЭД при защите своих прав.
Применение электронной цифровой подписи позволяет не только надежно идентифицировать автора электронного документа, но и предотвратить последующее искажение информации — случайное или умышленное.
Основное предназначение электронного аналога подписи — способность выступать в качестве средства идентификации адресата, а также предотвращения искажения информации, содержащейся в электронном документе. ЭЦП — аналог простой подписи, поэтому должна обладать ее имманентными признаками. Здесь легко проводится параллель с подписанием обычных документов. При подписании документа на бумажном носителе преследуется цель защиты информации от искажения и удостоверения того факта, что сведения, содержащиеся в документе, исходят от конкретного автора, а не защита информации от прочтения посторонними лицами. Для защиты от прочтения документа нежелательными лицами применяются иные способы, такие как запечатанный конверт, штамп и другие. Так и в электронном документообороте для сохранения информации в тайне применяются иные инструменты, например, шифрование.
2. Анализ состояния проблемы
В настоящее время в отрасли систем электронного документооборота (СЭД) и управления контентом аналитиками выделяются следующие ключевые проблемы: высокие темпы роста объёмов электронных документов, которые создаются и хранятся в информационных системах предприятия, трудности, связанные с их нахождением, извлечением предоставления необходимой информации.
Общие проблемы внедрения систем документооборота
Человеческий фактор
Консерватизм сотрудников
Системы электронного документооборота (СЭД) имеют некую особенность: система либо должна быть внедрена повсеместно, на всех рабочих местах, связанных с созданием, редактированием и хранением информации, либо эффективность от ее использования будет минимальной. Такая постановка вопроса сразу выявляет одну из основных проблем внедрения: в любой организации найдутся люди, стремящиеся избежать чего-либо нового. Консерватизм персонала обычно обусловлен нежеланием обучаться и переобучаться, а также, возможно, низкой образованностью. Эта проблема может завести в тупик весь процесс внедрения. В особенности это касается организаций, в которых сама кадровая политика очень консервативна и никто, даже руководитель, не свободен в перемещении или обновлении кадров.
Как разрешать эту проблему? Работа с людьми ? это всегда политика на уровне всей организации и психология на уровне конкретных людей. Во многих случаях требуется индивидуальный подход к каждому человеку, учет его особенностей ? как возрастных, так и профессиональных и личных. Надо понимать, что люди годами привыкали к одному способу работы, а вы предлагаете резко переключиться на другой, совершенно им непривычный, причем не снижая нагрузку. Что можно сделать, чтобы облегчить людям этот переход?
Во-первых, переход можно сделать постепенным. Например, сначала внедрить только электронную почту. Модель работы электронной почты достаточно понятна, люди легко к ней привыкают. Затем можно построить несложную интернет-систему и постепенно приучать сотрудников организации искать необходимые им справочные материалы (номера внутренних телефонов, даты и повестки совещаний, протоколы, приказы, распоряжения, внутренние нормативные документы и т. п.) на внутреннем интернет-сервере. Благодаря этому люди понемногу привыкнут читать документы с экрана, работать с электронными документами, распечатывать только то, что нужно. Такой подход в любом случае сократит тиражирование бумажных документов, облегчит их обновление. Очень желательно (но, к сожалению, не всегда возможно), чтобы средства электронной почты и доступа к информации изначально являлись частями будущей системы документооборота. В этом смысле определенное преимущество предоставляет среда Lotus Notes, в которой указанные компоненты содержатся в базовой поставке. Если же вы установите, к примеру, почту на основе Outlook Express и SMTP/POP3-сервера, а потом систему документооборота, в которой имеется интегрированный клиент, работающий по протоколу MAPI, то придется приучать людей к другому клиентскому ПО с его особенностями, переносить все существующие почтовые ящики из одной системы в другую и т. д.
Во-вторых, на этапе подготовительной работы надо попытаться найти сторонников-энтузиастов, которые будут помогать ?отстающим? осваивать новую безбумажную технологию работы. Это должны быть дружелюбные люди, мотивированные не стремлением показать свое превосходство над окружающими, а, наоборот, желанием помочь другим легче освоить то, что сами они уже знают. В соответствии с этим принципом должны быть организованы курсы обучения. Очень полезно, чтобы изначально курсы были практически добровольными. Сотрудники, пришедшие на курсы по своей воле, при правильном подходе к их организации, будут достаточно увлечены, чтобы стать вашими верными сторонниками. Затем, при массовом внедрении, обучение должно стать обязательным, однако к тому времени у людей уже возникнет интерес и появится определенная информация, которую они получили от тех, кто первым прошел обучение.
Объективные факторы
Ниже приведены действительно объективные факторы, в отличие от тех, которые обычно принято заключать в кавычки и на которые ссылаются в попытке оправдать провал дела. Эти перечисленные факторы должны быть учтены на этапе планирования внедрения, иначе в дальнейшем они могут стать непреодолимыми.
Структурная чехарда
Одним из сложных для преодоления факторов являются постоянные структурные изменения в организации и, как следствие, слабая формализация бизнес-процессов. Интересно, что уже внедренная система электронного документооборота способна существенно упростить реализацию этих структурных изменений. Наличие СЭД позволяет избежать сложностей, возникающих при передаче массивов информации на бумаге из одного подразделения в другое, например во вновь образованное (все, кто сталкивался с подобным, знают, какая это тяжелая работа), потери знаний, неизбежно сопровождающей любые структурные и кадровые перестановки и т. д. Но внедрение СЭД в живую, постоянно меняющуюся среду напоминают попытку надеть узду на скачущую лошадь.
Однако сказанное не значит, что внедрение системы электронного документооборота в таких случаях невозможно вообще. Просто необходимо внедрять только те компоненты СЭД, которые адекватны данному состоянию организации. Например, даже при наличии достаточно неформализованной структуры организации можно построить вполне эффективный электронный архив, который позволит упорядочить хранение документов, версий документов, доступ к ним различных сотрудников и создать дополнительные возможности, как то: удаленный доступ к документам, экономию дискового пространства за счет миграции устаревших документов на более дешевые носители и т. д. На более поздних этапах можно начинать формализацию документооборота в тех подразделениях, которые максимально устоялись. При указанном подходе очень важно найти компанию?партнера по внедрению системы, которая ориентирована на долгосрочную работу, а не на одномоментный контракт с максимальной суммой. Кроме того, выбранная система должна быть модульной, допускающей наращивание функционала в процессе эксплуатации.
Отсутствие документооборота
А что делать, если в организации отсутствует документооборот как таковой, даже бумажный? В такой ситуации есть свои преимущества. В первую очередь это отсутствие необходимости кого-либо переучивать. Кроме того, есть объективные предпосылки к тому, чтобы убедить руководство внедрять систему документооборота. Понятно, что, если вы предоставите выбор: внедрять архаичную бумажную систему или современную электронную, вполне вероятно, что будет выбрано второе. Серьезная проблема заключается в том, что если большая организация не имеет вообще никакого формализованного документооборота, то в ней постоянно возникает множество проблем, и руководство не всегда понимает, что их источником является именно отсутствие формализованной схемы ведения дел. В результате на руководителей постоянно валится ворох проблем и им не до ?каких-то там систем документооборота?. Ситуация эта очень тяжелая, но, как показывает опыт, не всегда безнадежная.
Решение в этом случае простое. Необходимо запустить пилотный проект. Для этого нужно проанализировать деятельность организации и выявить проблемные участки, которые более всего страдают от отсутствия формализации в ведении дел. Затем, когда пилотный проект успешно внедрен и вы имеете поддержку руководителей подразделений, проблемы которых решены (заметьте, не вы их разрешили, а они, благодаря внедрению системы), можно смело настаивать на проведении совещания по этому вопросу. Когда известно, что делать, есть явно удовлетворенные работой с системой руководители подразделений и составлена разумная смета расходов на реализацию системы в целом по организации, даже очень занятое руководство найдет время для принятия решения. Руководителям всегда приятно участвовать в совещаниях, которые проходят под флагом доклада об успехах, и легко поддерживать начинания, которые, как им кажется, имеют достаточно сторонников, а значит, будут реализованы без существенных усилий со стороны руководителя.
Во всём мире наблюдается увеличение масштабов использования электронного документооборота, данная тенденция объясняется тем, что растут технологические возможности обработки электронного контента, расширяются виды документов, которые поступают в электронные системы хранения и, конечно, увеличивается размер самих документов. В связи с этим увеличивается количество самих участников электронного документооборота.
Нужна помощь в написании реферата?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.
Параллельно усложняются процедуры обработки документов, формат, в котором предоставляются документы пользователю, способы хранения электронного контента. Среди всего многообразия операции, связанных с электронным контентом, большое значение имеют процессы, которые связаны с защитой информации. Ключевой принцип защиты информации состоит в том, чтобы права доступа к документам должны определяться на уровне не только баз данных, но и на уровне документа. В зависимости от происходящих изменении в компании списки управления доступам должны часто пересчитываться.
Можно выделить ряд факторов, влияющих на эксплуатационные характеристики систем. Практика реализации множественных, разнородных, часто даже противоречивых требовании к СЭД, обращения большого количества пользователей с самыми разными запросами к масштабным массивам данных и возрастание внутренней активности информационной системы приводит к нагрузке на систему и падению её производительности. В результате возникновения определённых соотношений технических и эксплуатационных характеристик система перестает быть масштабируемой. СЭД приходит к грани, где начинается интенсивная нагрузка, за которой система не может нормально функционировать. В крупных организациях возрастает вероятность достижения этой грани.
С увеличением массового подключения к СЭД представителей бизнес-среды нарастает проблема удобства работы различных категорий пользователей в системе. То, на сколько удобна система в эксплуатации, можно оценить с двух позиций. Первая позиция определяется быстродействием в системе, на сколько быстро по времени система откликается на запросы пользователя. Вторая позиция оценки удобства системы заключается в том, насколько удобно и эффективно пользователь может сформулировать запросы к системе. Однако в связи с тем, что пользователи СЭД из разных сфер деятельности, критерии удобства и комфортности тоже отличаются.
Особенно ощутимей проблемы производительности системы и удовлетворённости ею пользователями становятся в условиях территориальной и организационной распределённости.
3. Пути решения проблем
Для достижения высокой производительности системы обычно применяют централизованный и децентрализованный подходы к построению системы.
Децентрализованный подход подразумевает создание множества независимых локальных контуров документооборота, между которыми организован обмен документов, средств электронных коммуникаций. При децентрализованном подходе обязательно происходит дублирование документов при передаче между контурами документооборота. Этот подход обеспечивает высокую автономность и самостоятельность подразделений и является одним из простых способов организации документооборота. Недостатком данного подхода является то, что повышаются затраты, которые связаны с двойной регистрацией документов, большим почтовым трафиком, возможностью потери документов из-за неорганизованности их доставки. Более того при использовании децентрализованного подхода задача построения процессов «сквозного» типа реализуется очень плохо, также возникают проблемы с неэффективным расходованием ресурсов и администрированием независимых контуров системы.
Централизованный подход в свою очередь предусматривает жёсткие требования к надёжности скорости каналов связи, которые характеризуются высоким сетевым трафиком и ограничениями по доступности удалённых оргединиц к информации. Но стремление наиболее эффективно использовать ИТ-ресурсы на сегодняшний день является основным мотивом их централизации и виртуализации.
Перспективным подходом является федеративная архитектура, которая реализует децентрализованное хранилище с возможностью использовать репликации данных в качестве механизма обмена данными между узлами системы. Благодаря этому обеспечивается гарантированная доставка информации и качественная обработка документов. Подход на основе федеративной архитектуры создаёт условия для централизованного создания, хранения и поддержки общего контента, локального создания и поддержки внутреннего контента организации и быстрой доступности контента. Более того таким образом достигается высокая интегральная производительность системы и ресурсы используются более эффективно.
Давно замечено, что характерной особенностью больших корпоративных хранилищ контента массового пользования является то, что каждый пользователь имеет дело с ограниченным набором документов, составляющих крайне незначительную долю общего объема данных хранилища. Но каждый раз, когда пользователю требуется конкретный документ, его предоставление осуществляется на общих принципах. Система тем или иным способом (навигацией, поиском) находит документ среди всей массы документов, вычисляет права доступа и предоставляет его пользователю.
Федеративная архитектура СЭД позволяет справиться с этой проблемой за счет создания распределенной системы динамических персональных коллекций документов (ПКД).
Суть ПКД заключается в том, что для каждого участника документооборота формируется база индивидуального пользования, которая наполняется облегченными копиями документов из всего множества баз данных СЭД. Эти облегченные копии — документы-посредники (ДП) — жестко связаны с оригиналами, и их главная задача — обеспечить ссылку на исходный документ. При этом ДП должен содержать достаточно информации об исходном документе, чтобы можно было легко и удобно найти и идентифицировать его среди прочих ДП в ПКД.
По большей части ДП создаются автоматически во всех процессах первого предоставления исходного документа пользователю (по адресации, по подписке, другим событиям, возникающим в системе, а также в результате поиска и инициативного создания документа владельцем). Насколько быстро ДП может появиться в персональной коллекции, настолько же быстро он может быть удален и добавлен повторно. Поэтому коллекция является динамической и, по сути, отражает текущие актуальные интересы ее владельца. Характерной особенностью является то, что права доступа к исходному документу вычисляются однократно до создания ДП, поэтому ДП вообще не содержит полей с информацией о правах доступа.
Поскольку ПКД содержатся в персональных базах данных, создаются реальные предпосылки для персонализации рабочих мест участников документооборота.
Персонал, относящийся к «управляющим документами» (делопроизводители, секретари подразделений и руководителей, работники архивов, другие владельцы документоцентрированных процессов), должен иметь возможность работы с большими массивами документов. Привычный для них подход в работе с документами — журнальный или картотечный. Поэтому их пользовательский интерфейс должен отражать эту специфику и представлять собой отсортированные списки документов, по которым осуществляются навигация и/или параметрический поиск и из которых открываются карточки документов.
С большими массивами документов также имеют дело руководители высшего уровня. Однако здесь требуется особая «разреженная атмосфера» представления информации. Часто через руководителя проходят такие большие объемы документов, что он не может обойтись без помощников. Поэтому является целесообразным предусмотреть для рабочего места руководителя среду его взаимодействия с помощником(ами). Значительная часть документов руководителя предназначена для обеспечения управленческой деятельности, в частности распорядительной. Поэтому руководитель должен иметь удобные средства контроля.
Для других категорий участников документооборота (линейные руководители, менеджмент разных уровней, бизнес-специалисты) применяемые ими способы работы с документами трудно перечислить. Более того, в различных контекстах работы могут использоваться разные подходы и разные инструменты. Чаще всего документы создаются в офисных приложениях и распространяются средствами электронной почты. В этом случае ПКД может использоваться вместо локальной файловой системы, а различные функции документооборота — предоставляться пользователю в виде сервисов, доступных из привычных для него приложений.
К сервисам, которые предоставляют современные системы электронного документооборота и управления контентом и которые могут быть вызваны из других приложений, можно отнести:
- регистрацию документа (без участия пользователя);
- создание поручения по документу;
- создание поручения по поручению по документу;
- передачу в СЭД проекта документа и его согласование (запуск процесса согласования в СЭД и возврат статуса его завершения);
- согласование документа из внешнего приложения;
- фиксацию факта исполнения поручения;
- постановку на контроль поручения;
- снятие с контроля поручения;
- создание и доставку внутреннего документа по внешнему документу;
- запрос о состоянии документа/процесса;
- публикацию документа;
- передачу документа в архивный модуль.
Необходимое атрибутирование документов, без которого СЭД превращается в электронную «свалку», не должно быть трудоемким для пользователя и должно максимально «читать» информацию из текущего контекста. Когда человеку (в силу его должностных обязанностей, меняющихся предпочтений или степени вовлеченности в документооборот) не достает простых сервисов СЭД, он может использовать рабочее место СЭД, адресованное массовому пользователю. Здесь документоориентированные функции заметно шире, а дополнительные возможности могут подключаться постепенно по мере их востребованности.
Таким образом создаются условия для все более полного и качественного документирования деятельности организации в соответствии с контекстно-ориентированным принципом.
Контекстное документированное электронное взаимодействие
Подобно тому как оргструктуры, подразделения, рабочие группы могут взаимодействовать друг с другом посредством реплик общих документов, люди могут взаимодействовать за счет формирования индивидуальных коллекций указателей на совместно используемые ресурсы.
В ходе развития СЭД происходит слияние процессов электронного взаимодействия (в рамках которого рождается и потребляется большая часть электронного контента и в которое может быть вовлечено большое количество сотрудников) и электронного документирования (которое делает электронную информацию точной, доступной и достоверной и обеспечивает ее целостность, аутентичность, значимость). Эти два процесса тесно связаны, и функции их участников пересекаются. Российский рынок СЭД имеет развитые традиции в плане дисциплины электронного документирования. При этом проблема вовлечения персонала, деятельность которого связана только с созданием и потреблением документов, в процесс документирования становится все более значимой.
Документированное электронное взаимодействие позволяет в единых информационном пространстве, правилах доступа, интерфейсах, организации справочников, поиска и т. д. объединить две составляющие:
- формальные бизнес-процессы, использующие документоориентированную схему;
- свободное «электронное» взаимодействие людей с помощью универсальных, единых для всех, средств коммуникации.
По сравнению с сильно формализованными процессами документационного обеспечения, характерными для крупных оргструктур, документированное электронное взаимодействие является более демократичным и приближенным к бизнесу. Такой подход позволяет людям, проектным группам и целым оргструктурам, с одной стороны, свободно взаимодействовать для решения любых вопросов, с другой, — оставлять следы любого взаимодействия в виде документов в системе. При этом документирование деятельности осуществляется не в рамках чуждого, недружественного процесса документационного обеспечения, а в контексте основных бизнес-процессов.
Расширение общего числа и номенклатуры свидетельств функционирования организации и ее персонала создает предпосылки для более достоверного анализа деятельности. С точки зрения совершенствования процессов управления система документированного электронного взаимодействия обеспечивает не только ускорение доставки управленческих решений и усиление контроля их исполнения, но и доставку руководству информации для принятия решений, что замыкает цикл управления.
Документированное электронное взаимодействие позволяет объединить современные технологии электронного документооборота и управления контентом со средствами электронного взаимодействия и распределенной коллективной работы нового поколения. Интерфейс пользователя может включать: встроенную среду обмена мгновенными сообщениями и отображения присутствия, средства создания документов (создание текстов, электронных таблиц, презентаций), средства web 2.0 и др. Доступ к информации может предоставляться независимо от местоположения сотрудников организации с помощью Web-браузера, мобильных устройств, а также при использовании встроенных средств репликации (тиражирования и синхронизации), серверных и локальных баз данных.
В отличие от других подходов к управлению электронными документами документированное электронное взаимодействие использует не документоцентрированную схему, а структуру, в центре которой находится человек. Поэтому важное значение приобретают не только контент и контекст, в которых осуществляются и взаимодействие, и документирование, но и особая «атмосфера» представления информации, соответствующая бизнес-окружению и предпочтениям конкретного пользователя.
Заключение
Правовое регулирование института электронного документооборота по сравнению с другими правовыми институтами гражданского права находится на начальном этапе своего развития, и соглашения о применении ЭД не имеют столь широкого распространения, как, например, договоры купли-продажи или кредита. В связи с этим проблемы и вопросы, которые были предметом анализа настоящего исследования, не исчерпывают полностью всю область применения ЭД, регулирования гражданских прав и обязанностей субъектов отношений по использованию ЭД.
Электронный документ, подписанный ЭЦП, в гражданском праве приравнивается по своему статусу к письменным документам, что обеспечивает возможность судебной защиты прав лиц, использующих ЭЦП. Способность выступать в судебном процессе в качестве доказательства является необходимым качеством электронного документа, подписанного ЭЦП. Электронный документ можно признать обладающим юридической силой тогда и только тогда, когда его можно признать доказательством в суде, и, следовательно, такой документ способен обеспечить защиту законных прав и интересов лиц, участников электронного документооборота.
Электронный документ, подписанный ЭЦП, по своей юридической силе соответствует письменному документу, подписанному собственноручной подписью, обладает основными свойствами письменного документа (в том числе возможностью предоставления копий электронного документа) и обеспечивает лицам, применяющим такие документы, реализацию всех тех прав, что и документ на бумажном носителе, в том числе и права на защиту.
Каждый участник гражданско-правовых отношений может с полной уверенностью в защищенности своих гражданских прав применять электронные документы и ЭЦП. Гражданское право в области защиты прав лиц, применяющих ЭЦП, полностью соответствует тенденциям развития международного права при условии соблюдения процесса использования электронной подписи.
Несмотря на то, что законодательство России в области регулирования информационных технологий еще далеко до совершенства, можно с полной уверенностью говорить о становлении в России полноценных условий для полноценного применения электронного документа. Участники гражданско-правовых отношений в области применения электронного документа находятся в равных отношениям с субъектами, строящими свои отношения на основе документов на бумажном носителе. Применение ЭЦП предоставляет участникам ряд преимуществ, при этом сохраняя основные права, в том числе и возможность защиты своих гражданских прав. Немаловажную роль в становлении правового института электронной цифровой подписи играет и судебная практика, пока не обширная, но имеющая устойчивую тенденцию к расширению. Обширность применения ЭЦП при исполнении обязательств по договорам, заключенным в рамках присоединения к ним, придает суду и судебному решению статус гаранта, обеспечивающего охрану прав и интересов участников электронного документооборота. Ввиду новизны института ЭЦП недостаточная разработанность правового регулирования порядка ее применения повышает роль суда в защите гражданских прав участников электронного документооборота.
Список использованных источников
1. Венгеров А.Б. Право и информация в условиях автоматизации управления (Теоретические вопросы). — М.: Юрид. лит. 1978.—С. 105.
2. Косовец А.А. Правовое регулирование электронного документооборота // Вестник МГУ, Серия 11. Право. 1997.— №4.
3. Вершинин А.П. Электронный документ: правовая природа и доказательство в суде. — М., 2000.—С.40, 42.
4. Макаров О. Электронный документ как средство доказывания // эж- ЮРИСТ. 2003. Февраль. №7.—С. 8.
5. Могрунова Е.А., Погуляев В.В. Комментарий к Федеральному закону «Об информации, информатизации и защите информации». — М.: Юстицинформ, 2004.
6. Наумов В.Б.. Право и Интернет: Очерки теории и практики. — М.: Книжный дом «Университет», 2002.
7. Решетникова И.В., Ярков В.В. Гражданское право и гражданский процесс в современной России.—М.: Издательство НОРМА, 1999.
8. Романов Д.А., Ильина Т.Н., Логинова А.Ю. Правда об электронном документе. — М.: ДМК Пресс, 2002.
9. Косовец А.А. Правовой режим электронного документа // «Вестник Московского Университета». Серия 11. Право. 1997. № 5.
10. Соловяненко Н.И. Правовое регулирование создания и использования электронной (безбумажной) документации, в том числе заверенной электронной цифровой подписью // Хозяйство и право. 1994. № 4.