Для небольших организаций создание инструкции по делопроизводству весьма актуально, т.к. она позволит:
· регламентировать все процедуры по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в пределах организации;
· закрепить в организации наиболее рациональную технологию делопроизводства;
· сделать систему работы с документами стабильной;
· обеспечить соответствие внутренних правил работы с документами требованиям законодательных и правовых нормативных актов;
· установить ответственность за работу с документами.
Разработка инструкции по ДОУ является функцией службы документационного обеспечения. В организациях, не имеющих службы ДОУ, разработкой этого документа занимается сотрудник, отвечающий за организацию работы с документами [6].
Рассмотрим процесс создания и внедрения инструкции по делопроизводству в конкретной организации, а именно Обществе ограниченной ответственности «НВ-Стирол». Данная работа включает в себя несколько этапов.
Первоначально необходимо рассмотреть организацию документооборота на предприятии. Анализируя этот аспект, следует отметить, что данная сфера в ООО «НВ-Стирол» практически не регламентируется. Документационное обеспечение управления осуществляется недостаточно эффективно, так как присутствуют погрешности в оформлении документов, осуществлении контроля исполнения, формировании дел и т.д. Главным недостатком в сфере ДОУ является отсутствие инструкции по делопроизводству. Этот факт объяснятся тем, что административный аппарат ООО «НВ-Стирол» не принимает во внимание, что если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то, как следствие этого, закономерно появление документов низкого качества, как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки. Это приводит к ухудшению качества управления и увеличению сроков принятия решений и числу неверных решений. При расширении организации имеющаяся система документооборота будет абсолютно не пригодной для эффективного документационного обеспечения управления. В результате анализа принимается решение о создании и внедрении инструкции по делопроизводству, что подкрепляется изданием соответствующего распоряжения для начальника отдела кадров, так как организацией документооборота на предприятии занимается она.
Следующим этапом является изучение действующего законодательства по вопросам деятельности организации, информатизации, делопроизводства и архивного дела. Подготовка Инструкции осуществляется в соответствии с действующим законодательством на основе типовых и примерных инструкций, правил, унифицированных форм и других нормативных и методических разработок с учетом особенностей сложившейся в организации системы делопроизводства [4, с. 30].
На этом этапе использовались Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 23 декабря 2009 г. №76. Этот документ разработан в целях оптимизации процедуры и порядка разработки инструкций по делопроизводству, определения их структуры и содержания. Еще один нормативный методический акт, который немаловажен при создании инструкции, это ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». Значимым он является, так как не ограничивается только госструктурами, а регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций [3, с. 11]. Стандарт регламентирует тот факт, что организация должна определить и документально зафиксировать политику в области управления документами [1, Ст. 6.2]. Целью этой политики должно быть создание и управление аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, способными поддерживать деловую деятельность в течение установленного (необходимого) периода времени [1, Ст. 6.2]. В итоге по завершению данного этапа, начальник отдела кадров формулирует структуру, цели и задачи Инструкции по делопроизводству.
Далее необходимо проанализировать положения всех организационно-распорядительных документов организации, касающихся делопроизводства, а также составить список документов, используемых в данной организации для создания бланков документов, которые будут регламентированы Инструкцией по делопроизводству. Ознакомиться с организационно-правовыми документами, которые затрагивают интересующую нас тему, в конкретной организации необходимо для анализа регламентированных норм и правил в работе с документами, которые, возможно, войдут в инструкцию по делопроизводству, таких в организации ООО «НВ-Стирол» не оказалось, что является, в некоторой степени, благоприятным фактором для разработчика инструкции, так как нет необходимости согласовывать проект инструкции с многочисленными актами организации.
Касаемо регламентации бланков документов, главным помощником на данном этапе будет ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» [2].
Нужна помощь в написании статьи?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Пишем статьи РИНЦ, ВАК, Scopus. Помогаем в публикации. Правки вносим бесплатно.
Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации [2]. Составленные бланки включаются в Инструкцию по делопроизводству в качестве приложений.
Далее проводятся работы по оформлению проекта инструкции, внесении изменений, согласованию и утверждения Инструкции по делопроизводству. Заключительным этапом будет ознакомление сотрудников с Инструкцией и осуществление контроля за соблюдением регламентированных правил ведения делопроизводства.
Таким образом, Инструкция должна отражать весь процесс документирования в ООО «НВ-Стирол», все технологические операции с документами в логической последовательности их выполнения.
Поскольку разработка Инструкции по делопроизводству — это достаточно сложная задача, и с первого раза может не получиться удовлетворительного со всех точек зрения варианта Инструкции, можно рекомендовать сначала разработать и утвердить временную Инструкцию, работа с временной Инструкцией позволит проверить ее положения, выявить слабые места, и после соответствующей доработки Инструкция может быть утверждена уже как постоянная [5, с. 48].
Список литературы:
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». М.,2007.
ГОСТ 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования оформлению документов. М., 2003.
Ларин М.В. Об этапах работы над ГОСТ ИСО 15489-1-2007/ М.В. Ларин// Справочник секретаря и офис-менеджера. — 2007. — № 2. — С. 8—17.
Чюковенков Ю.А. Инструкция по делопроизводству в организации /Ю.А. Чюковенков// Секретарь-референт. — 2003. — №1. — С. 26—32.
Янковая В.Ф. Делопроизводство с нуля / В.Ф. Янковая// Секретарь-референт. — 2010. — №7. — С.47—51.
Янковая В.Ф. Инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству)//Секретарь-референт. — 2007. — № 9. [электронный ресурс] — Режим доступа. — URL:http://www.profiz.ru/sr/9_2007/instrukciya_po_DOU/